영어로 이메일을 보내라니, 이게 머선 129
바쁘다 바빠 현대사회, 영어로 이메일 쓰는 법(feat. ㅍㄹㅌ)
회사 다니다 보면 아직 난 준비가 안됐는데, 갑자기 영어로 이메일을 써야 하는 순간이 오기도 하죠. 그럴 때 파파고도 돌려보고 구글 번역기도 돌려보고 이렇게 썼다가 저렇게 썼다가 하다가 그냥 하루가 다 가버리기도 하고요. 그런 일하는 우리 여러분을 위해 준비했습니다! 영어로 이메일 쓰는 법(두둥)
*이 글에는 유료 광고가 포함되어 있습니다.
영어 이메일 구조 예시일하는 우리도 첫 인턴을 했던 회사가 미국에 시장을 둔 스타트업이었는데요. 당시에는 영어도 잘 못하는데 비즈니스 이메일도 낯설어서 메일 하나를 쓰는데 한 4-5시간은 걸렸던 것 같아요. 또르르… (나만 그래?) 근데 사실 영어 이메일도 괜히 겁먹지 않고 자세히 보면 제목, 첫인사, 본론, 끝인사, 서명 이렇게 한글 이메일이랑 크게 그 구조가 다르지 않아요. 순서대로 찬찬히 한번 살펴볼까요?
1. 제목
영어 이메일 제목 작성 예시제목은 짧고 간결하게 핵심만 담는 게 가장 좋은데요. 제목만 봐도 메일 본문의 내용이 예측 가능하고, 한눈에 확 들어오게 쓰는 게 좋겠죠. 그러기 위해 대문자와 문장부호, 그리고 약어를 적절히 활용하시면 좋습니다. 예를 들어 볼까요? 일하는 우리가 인터뷰이에게 인터뷰 질문을 사전에 미리 전달드리는 이메일일 경우, 이렇게 제목을 쓸 수 있겠죠.
대괄호 안에 회사명이나 프로젝트명을 써서 메일을 카테고리화 하고, 전치사를 제외한 모든 단어의 첫 글자를 대문자로 써서 눈에 확 들어오게 하고. 날짜 같은 건 짧게 쓰는 거죠.
2. 인사말
다음으로는 첫인사를 합니다. 첫인사는 “Dear [Name],” “Hi [Name],” “Hello [Name],” 이렇게 시작할 수가 있습니다. 물론 가장 정중한 표현은 Dear가 되겠죠?
그러고 나서는 간단하게 한 줄 정도로 안부인사를 하는 게 좋은데요. 일하는 우리 같은 경우에는 '인터뷰에 응해주셔서 감사합니다' 하는 말로 시작할 수 있겠죠. “Thanks for accepting the interview.” 혹은 이 전에 이미 만난 적이 있다면, “It was great meeting you the last week.”처럼 말할 수도 있겠네요.
인사를 이야기 한 김에 끝인사도 같이 생각해볼까요? 이때 간단하게 메일 내용에 따라 알맞은 맺음말을 추가할 수 있습니다. 이 메일이 상대로부터 반드시 답장을 받아야 하는 메일이라면, “I’ll wait for your reply.” 메일 본문에 내용이 많아 상대가 궁금한 것이 있을 것 같다면, “Please let me know if you have any questions.”
이제 곧 주말이라면 “Have a great weekend.” 와 같이 쓸 수 있겠죠.
그리고는 작성자를 명시할 때 우리말로 '[이름] 드림'에 해당하는 “Best regards, [Name]” “Regards, [Name]” “Best, [Name]” “Sincerely, [Name]” 을 써 주시면 됩니다.
영어 이메일 서명 예시서명 같은 경우에는 비즈니스 업무 이메일의 경우, 이미 기본적인 이름과 연락처, 보안 문구 같은 것들이 영어로 작성되어 있는 경우가 많기 때문에, 해당 내용을 그대로 발송하셔도 되고요. 예시로 보여드리는 메일을 참고하셔도 좋겠습니다.
3. 본문
이제 본론으로 들어가 볼까요. 사실 이 부분이 가장 문제죠. 유튜브나 블로그를 한참 뒤져서 기본 표현을 찾아서 내가 작성하고자 하는 내용에 맞게 응용을 해보기도 하고, 파파고나 구글 번역기의 도움을 받아보긴 하지만 어쩐지 미덥지가 않죠. 그러다 보면 일하는 우리가 처음에 그랬던 것처럼 영어 이메일 하나 쓰고 나니 하루가 다 가버리기도 하죠(또르르).
외국어로 이메일을 자주 작성해야 하는 분이라면, 기본적으로는 꾸준히 이 부분에 대한 공부가 필요하겠죠. 하지만 공부는 공부대로 하고 있는데, 나는 지금! 당장! 오늘! 메일을 보내야 하는 상황이라면, 전문 번역 서비스를 활용하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. 내가 제대로 하기 어렵다면, 이 일은 전문가에게 맡겨두고 나는 내가 잘할 수 있는 걸 하는 거죠.
번역 외주를 맡기는 것도 사실 쉬운 일은 아니죠. 혹 떼려다 하다가 혹 붙이는 상황. 일을 덜려다가 오히려 일이 많아지는...(느낌 아시죠) 일하는 우리가 예전 회사에서 앱 하나를 통째로 영어로 번역하는 프로젝트를 맡은 적이 있었는데요. 번역 업체 컨택하고, 견적 받고, 비교하는 데 거의 몇 주 썼거든요. 물론 메일과는 스케일이 다르지만, 메일 보내는 데도 이렇다면 그 메일 영영 못 보낼 듯....
*전문 번역 서비스 소개
파일 업로드 예시전문 번역 서비스 중 플리토 같은 경우에는, 전화하거나 이메일을 보낼 필요 없이 웹사이트에 로그인해서 바로 파일을 업로드하면 되는데요. 파일도 심지어 한글이나 엑셀 같은 문서뿐만 아니라, 자막 파일이나 이미지, 심지어 음성이나 영상파일까지도 업로드를 할 수가 있더라고요. 이메일 말고도 급하지만 중요한 번역, 계약서나 기획안 같이 번역기로는 불가능한 번역이 필요할 때 유용할 것 같습니다.
번역가 전문영역 및 번역 단가 확인 또한 번역가가 한 단어당 얼마의 비용을 받는지 명시되어 있고, 한 번에 여러 번역가의 견적을 동시에 받아볼 수 있습니다.
이 견적에 번역가들의 전문 분야까지 확인할 수 있어, 업무의 내용에 따라 알맞은 번역가를 직접 선택하고 의뢰할 수 있어요.
번역 완료 시 문자 안내개인적으로는 데드라인을 설정할 수 있다는 점이 상당히 유용하게 느껴졌는데요. 비즈니스 이메일 같은 경우에 24시간 내에 회신하는 게 기본 매너이기도 하고, 그렇지 않다고 하더라도 빨리 메일을 보내야 우리가 빨리 회신을 받고, 그다음 업무를 처리할 수 있잖아요(빨리빨리의 민족). 그리고 번역이 완료되면 카톡이나 문자로 알려주니까, 그동안 다른 업무를 처리하고 있을 수 있다는 점이 바쁘다 바빠 현대사회에 우리에게 딱 필요한 지점이 아닌가 싶습니다. 번역이 진행되는 동안 번역을 하고 있는 전문가와 1:1로 채팅을 할 수 있어서, 다른 업무를 하면서도 중간중간 체크와 질문이 가능하고요.
센스 있는 표현을 원한다면
나는 남들이 모두 쓰는 평범한 인사는 싫다면? 사실 인터넷 서칭 몇 번이면, 자주 쓰는 인사말을 찾으실 수 있죠. 그렇지만 우리가 한글로 이메일 주고받을 때도 상대방이나 그날의 날씨, 시기에 따라 각기 다른 인사를 전하는 사람이 더 매력적으로 느껴지잖아요. 본론으로 더 부드럽게 진입할 수 있기도 하고요. 중요한 거래처에게 첫 번째로 보내는 메일이라면 좋은 첫인상을 위해 전문가의 도움을 받는 것도 좋을 것 같네요.
내 돈 내산 서비스 본전 뽑기
앞에서 업무에서 외국어 문서를 자주 접하실 분들은 꾸준히 공부하실 필요가 있다고 말씀드렸는데요. 이것은 일하는 우리들 역시 이미 너무 그 필요성을 너무나 잘 알고, 시작하고 계셨으리라 생각됩니다. 우리가 이왕 금액을 지불하고 서비스를 결제했다면, 우리의 공부에도 도움이 된다면 좋지 않을까요? 전문 번역을 맡기기 전에, 혼자서 어떻게든 해보려고 했다가 실패하신 분들이라면, 이 방식이 더욱 유효합니다. 내가 번역했던 내용과 전문가의 번역 내용을 비교하면서, 전문가는 이 부분을 어떻게 표현했는지 내가 몰라서 비워두었던 부분을 전문가는 어떻게 작성했는지를 보며, 필요한 표현을 습득할 수 있습니다.
또한 번역을 의뢰하실 때, 지금 작성하려고 하는 이메일에 필요한 내용뿐 아니라 이 업무와 관련하여 자주 활용하는 표현을 문서 하단에 추가로 기입해 함께 요청하시면, 추후 업무에 응용하실 수 있으니까요. 이 부분도 꼭 놓치지 않고 활용해보시길 바라요.
이제 겨우 비즈니스 이메일 조금 익숙해졌는데, 영어로 쓰라고? 우리 너무 겁먹지 말고, 하나하나 차근 같이 해봐요. 길게 보고 공부도 함께 해 나가면서, 급할 땐 더 중한 일을 위해 전문가의 도움도 받으면서, 좀 더 똑똑하게 일할 수 있는 방법 찾아보자고요!
일하는 우리는 여러분의 슬기로운 일하는 생활을 언제나 응원합니다.
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