업무 성과 높이는 시간 관리법
[10일 협업] DAY1. 오늘은 이만 퇴근하겠습니다
협업 습관을 만드는 첫걸음
오늘부터 우리는 제대로 함께 일하기 위한 열흘 간의 여정을 떠나보려고 합니다. 그동안 우리는 열심히는 일했는데 그 결과나 과정에서 아쉬움이 있었잖아요. 이것은 효율적이거나 효과적이지 못한 방식 때문인 경우가 많은데요. 보다 적은 시간을 투자해서 같은 성과를 내거나, 동일 시간 대비 더 큰 성과가 나는 것을 우리는 효율적이다, 효과적이라고 합니다. 일의 효율성을 높일 때, 가장 중요한 변수가 바로 '시간'인데요. 오늘은 어떻게 하면 이 시간을 제대로 활용할 수 있는지 이야기해 보겠습니다.
3시간짜리 일을 1시간 만에 끝내는 비밀
평균적으로 2~3시간이 걸리는 업무를 1시간 만에 끝낼 수 있게 해주는 비밀이 있다면 어떨까요? 여러분도 당장 그 비밀을 알고 싶지 않으신가요? 그 비밀의 열쇠는 바로 '타임박스 Time Box'입니다.
타임박스는 물건을 박스에 넣어두는 것처럼 업무의 일정량을 특정한 시간 안에 넣어두는 것이라고 할 수 있는데요. 어떠한 일을 시작하기 전, 일정 시간 동안 완성할 일의 양을 정해두는 일하는 방식입니다. 퇴근 후 중요한 약속이 있는 금요일, 야근을 피하기 위해 초인적인 힘을 발휘해 업무를 처리해 본 경험, 다들 있으시죠?
제대로 타임박스를 활용하는 5가지 팁
타임박스의 원리를 활용해, 업무를 하실 때는 다음의 5가지를 기억하세요.
첫째, 작게 시작한다.
이 타임박스를 활용한 시간관리 방법 중 가장 잘 알려진 것이 ‘뽀모도로 Pomodoro'인데요. 이 뽀모도로 기법은 25분간 집중해서 일하고, 5분간 휴식하는 방식입니다. 우리 마음 같아서는 진득하게 오래 앉아서 일하고 싶지만, 집중력은 우리 마음 같지가 않죠. 타임박스를 처음 시작할 때는 우리 너무 욕심부리지 말고, 몇 분 단위로 작게 시작해 봐요!
둘째, 휴식 시간을 정해둔다.
앞서 설명드린 뽀모도로에서는 25분 일한 후, 5분씩 쉰다고 이야기했죠. 이렇게 타임박스를 활용해 집중력으로 나를 불태웠다면, 잠시 전원을 끄고 열을 식혀 주어야 합니다. 그래야 다음 타임박스에서 제대로 몰입할 수 있어요. 간밤에 푹 자고 잘 쉰 다음 날은 하루가 활기찬 반면, 전날 무리해서 밤을 새우면 그다음 날 하루가 온종일 힘들잖아요.
셋째, 프라임 타임을 설정한다.
내가 하루 중 어느 시간에 가장 파이팅이 넘치고, 언제 쉽게 지치고 기력이 없는지 잘 알고 있는 것은 컨디션 조절뿐 아니라, 일을 하는 데에도 매우 중요합니다. 물론 가장 에너지가 넘치는 시간을 프라임 타임으로 설정하는 것이 좋겠죠!
예를 들어 나는 출근하자마자 가장 컨디션이 좋고, 점심시간 이후로는 졸려서 집중력이 좀 떨어지는 스타일이라면? 매일 오전에는 반드시 그날 처리해야 하는 중요한 업무를 주로 하고, 계속 말을 해야 하는 미팅은 오후에 모두 몰아넣는 식으로요.
넷째, 자질구레한(?) 업무의 처리 시간은 따로 설정한다.
업무 이메일이나 메시지에 대한 회신처럼, 엄청나게 중대한 일은 아니지만 안 할 수는 없는 업무들이 있잖아요. 이런 업무들은 처리하는 데 오랜 시간이 들지는 않아서, 보통 그때그때 처리하게 되는데요. 그러나 이런 자잘한 업무를 보고서 작성과 같이 오랜 시간 집중해야 하는 업무의 중간에 처리하면, 순간 집중도가 깨지게 되죠. 흐트러진 집중력을 회복하는 데에도 시간이 들고요.
따라서 이런 작고 귀여운(?) 업무들은 한꺼번에 하나의 타임박스로 몰아 처리하는 게 좋습니다. 촌각을 다투는 긴급한 이슈가 아니라면 말이죠!
다섯째, 업무 일정을 팀과 공유한다.
많은 경우, 우리는 내 업무는 그냥 나의 몫, 내 일일 뿐이라고 생각하고 내가 지금 무슨 일을 하고 있는지, 이번 주 나의 업무 일정은 어떻게 되는지 이런 것들을 동료에게 알리는 것이 익숙하지는 않은데요. 나의 업무 일정과 진행 상황을 팀 리더는 물론, 다른 동료들에게도 공유해 두어야 내가 진짜 몰입해야 하는 순간, 방해받지 않을 수 있어요.
타임박스는 개인의 업무의 효율성뿐 아니라, 팀의 업무도 효과적, 효율적으로 수행할 수 있게 해 주는 데요. 우리는 첫 단계이니 만큼, 먼저 각자의 업무에 타임박스를 적용해보는 것을 추천드립니다. 이 타임박스를 활용해 일을 하다 보면 내가 일정 시간 동안 어떤 업무를 얼마만큼 할 수 있는지 파악할 수 있는데요. 이것을 잘 알고 있어야 팀 전체가 업무 일정을 계획할 때 개인의 업무 목표와 일정, 업무량을 명확하게 제안할 수 있습니다. 외부 업체나 회사 전체와 팀의 일정을 조율이 필요한 경우에도 마찬가지고요.
타임박스를 내 실제 업무에 적용하는 법
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