영어 이메일 에티켓: 원하는 것을 요청하는 방법
** 이 글은 2020년 3월 업플라이에 포스트된 글입니다. (원문보기)
"Can you reply to me ASAP?"
업플라이를 시작하고 나서 종종 한국에 계신 한국 분들께 영어로 메일을 받아 왔는데요, 몇몇 분들이 이렇게 명령조로 부탁하실 때가 가끔씩 깜짝 놀랄 때가 있어요.
물론 영어는 존대말과 반말의 구분이 명확한 한국어에 비해 훨씬 더 수평적인 언어에요. 하지만, 상대를 존중하고 배려하는 화법과 무례한 화법의 차이는 분명하게 존재하죠.
예전에 저와 함께 일했던 미국인 동료가 어떤 이메일을 받고 "내가 지 Admin이야 뭐야 !!#$%#@#" 라고 중얼대면서 씩씩대길래, 무슨 일이냐고 가봤더니 어떤 중국인 동료가 쓴 이메일을 보며주더라고요.
저는 같은 동양권의, 영어를 모국어로 쓰지 않는 사람이라 그녀가 어떤 의도로 그런 표현들을 썼는지가 대충 이해가갔는데, 네이티브 입장에서는 그런 직설적인 표현들이 너무나도 불쾌했었나봐요.
그때 느꼈어요. 고급 어휘를 유창하게 쓰는 것보다, 단순하고 간결한 말이라도 어떻게 표현하느냐를 고민하는 것이 훨씬 더 중요하다는 것을요.
이번 포스트에서는 영어로 이메일 커뮤니케이션할 때, 특히나 누군가에게 무언가를 부탁할 때 우리가 알아야할 에티켓과 좀 더 나은 화법에 대해 이야기해볼게요.
Step 1. Draw Interest
우선 많은 분들이 영어로 이메일을 보낼때 한국어 그대로 직역해서 보내는 경우가 많은 것 같아요.
그래서 이메일 첫 문단부터 꽤 길게 상대의 안부를 묻고, (콜드 이메일인 경우) 자신의 회사와 일에 대해 구구절절이 이야기하죠. 하지만 북미권의 경우 회사원 평균 한 사람이 소화하는 이메일이 하루에 100개가 넘어요.
이렇게 수 많은 이메일을 소화해야 하는 사람들은 첫 문단에 자신의 관심, 의무, 또는 이익과 전혀 상관이 없는 이메일을 보면 바로 삭제하거나 나중으로 미루게 되요 - 보통 이 경우 다시는 안 읽게 되죠.
그렇기 때문에 우선 이메일을 끝까지 읽게 하는게 가장 중요한데, 그러려면 우리 자신에 대한 이야기는 최대한 간결하게 하고 곧바로 포커스를 상대에게 돌려야해요.
예를 들어서 제가 업플라이 인터뷰를 위해 제가 그동안 꼭 모시고 싶었던 분께 인터뷰를 제안하는 경우를 가정해볼게요;
Hi Tim,
My name is Yeonsil Yoo, and I am the host of Upfly TV that shares tips and stories about career development for ambitious Korean professionals.
I've been following you for some time and loving your LinkedIn contents, especially about negotiation tactics!
대부분의 사람들은 자기 상황에 대한 이야기를 늘어놓는데 급급하지만, 사실 모든 사람들은 '내 이야기' 보다는 본인들 스스로에 대한 이야기에 더 관심이 있어요.
개인적인 상황이든, 비즈니스적인 상황이든 가능하면 빨리 상대에게 포커스를 맞춰야 상대의 관심을 끌 수 있을거에요.
Step 2. Tell Him/Her Why
이렇게 상대의 관심을 끌었다면 이제는 구체적으로 원하는게 뭔지, 그리고 왜 상대가 그 요청을 고려해봐야 하는지에 대해 이야기해야되요.
이때 중요한 점은 상대에게 도움이 될 만한 점을 간접적으로 언급하는거에요.
Hi Tim,
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So, I became eager to invite you to my YouTube channel to share your story and thoughts on salary negotiation with my audience - currently over 10,000 people.
저 같은 경우 더 많은 사람들에게 자신의 이야기를 공유하고 싶은 인플루언서, 블로거, 사업가들을 공략하기 때문에 '대중으로의 노출 (Exposure)'을 이유로 꼽았어요.
만약 직장 내에서 다른 회사 또는 팀의 협력을 요청하는 상황이라면 왜 상대가 나의 제안에 응해야 하는지 그 이유를 밝혀 주셔야해요.
단, 이때 주의할 점은 너무 노골적으로 '너한테도 이익이 있으니까 이거 해줘' 라는 식으로 말하면 안된다는거에요. 누구와 무슨 커뮤니케이션을 하든, 상대는 감정에 의해 결정을 좌지우지할 수 있는 사람이에요.
무례하게 비춰지지 않도록, 사실적인 부분을 잡고 완곡하게 표현하는게 중요해요.
이런 완곡한 화법에 대해서는 이 영상에서 조금 더 깊게 다루었으니, 영어로 커뮤니케이션하는게 필요한 분들이라면 꼭 확인하시기 바랄게요.
Step 3. Call to Action
저 역시 수많은 분들께 이메일, 링크드인, 유튜브를 통해서 메세지를 받는데요, 꽤 많은 메세지가 그 의도(?)를 알 수 없더라고요.
물론 일일히 의미있는 답변을 해드릴 수 없어서 답장을 못할 때도 있지만, 제게 뭘 원하는지 감이 오지 않아 답장을 못할 때도 굉장히 많아요.
물론 단순히 감사함을 표하고 싶을 때는 상대가 어떤 말이나 행동을 해야 하는지를 밝히지 않아도 되지만, 무언가를 요청하는 상황이라면 반드시 구체적으로 밝혀 주셔야되요.
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Would you be able to let me know if you're open to discussion, please?
이렇게, 결론적으로 내가 상대에게 원하는 행동이 뭔지 분명하게 알려주셔야 답변을 받을 확률이 높아져요.
Step 4. Check Readability
한국에서는 보안 상의 이유로 회사 이메일 계정을 개인 핸드폰에 연결시키지 못하도록 하는 곳도 꽤 있지만, 영어권 국가 (특히 북미권)에서는 많은 사람들이 핸드폰으로 업무 관련 이메일을 확인해요.
그렇기 때문에 정말 중요한 이메일이라면, 데스크탑 뿐만 아니라 핸드폰 상에서 어떻게 디스플레이되는지 확인해보시기 바랄게요.
핸드폰에서 메일을 확인했을 때 너무 길고 소화하기 힘들다면 '나중에 봐야할 (=안 볼) 이메일'로 분류될 가능성이 높으니까 최대한 간단 명료하게, 불필요한 내용은 과감하게 편집하실 것을 권해드리고 싶어요.
Step 5. Learn to Improve
한국에서 직장 생활 짬밥(?)이 조금 쌓이신 분들도 사실은 다른 나라 분들과 커뮤니케이션하는게 만만치 않다고 느끼셨을거에요.
물론 영어 자체도 한 몫하는건 사실이겠지만, 저는 커뮤니케이션 방식에 대한 낮은 이해가 훨씬 더 큰 장벽이라고 생각해요. 그렇기 때문에 영어 그 자체 뿐만 아니라 화법과 심리에 대해서도 촉을 세운다면 큰 도움이 될거에요.
이 영상에서는 이메일을 받는 사람 입장에서 왜 무시하고 협력하지 않는지 그 이유에 대해 이야기 해봤어요.
어느 나라, 업계, 포지션에 있든 영어 이메일 커뮤니케이션 방식을 점검하고 개선해 나가고 싶은 분이라면 확인해보시기 바랄게요. :)
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