14장. 보고서 신뢰도 향상을 위한 다양한 기법 활용
시각화(Visualization)를 적용한 보고서의 좋은 점
일반적으로 보고서는 어떤 주제에 대한 현황과 개선을 위한 의견, 그리고 세부적인 방안 등을 포함하고 있다. 물론, 구성 방식과 표현 방법은 보고서를 작성하는 목적에 따라 다르다. 또한, 보고서에 포함하는 의견과 방안에는 저자의 생각과 판단이 포함된다. 저자가 생각하고 판단해서 보고서에 담는 방법은 3가지다. 첫째, 정량적 판단 기준이다. 이는 보고서 작성을 위해 수행한 조사와 분석을 통해 알아낸 사실을 검증된 숫자를 인용하여 자기 생각을 표현하는 방식이다. 둘째, 정성적 판단 기준이다. 별도의 조사를 수행하겠지만, 본인의 경험이나 관찰에 의존해 주관적인 결론을 도출한 후 이를 활용해 자기 생각을 표현하는 방식이다. 셋째, 외부적 기준 활용이다. 이것은 앞에서 이야기한 두 가지 방법이 아닌, 연구기관 및 학회 등 믿을 만한 기관에서 발표한 이미 검증되고 입증된 사실을 활용하여 자기 생각을 표현하는 방식이다.
보고서는 자기의 주장을 충분히 담는 것이 중요하다. 또한, 보고서를 읽는 독자가 필자의 의견에 충분히 공감할 수 있으면 더욱 좋은 보고서라고 할 수 있다. 작성되는 보고서 내용과 구성, 그리고 주장하는 생각과 의견들이 객관적이면서 신뢰성 있게 구성될 때 독자의 공감대를 얻을 수 있다. 자기의 생각과 의견을 주장하는 근거가 과하거나 지나치지 않아야 하며, 또한 한쪽으로 치우치지 않아야 한다. 이를 위해서는 검증된 다양한 기법을 활용할 줄 알아야 한다. 컨설팅 프로젝트를 통해 효과가 확실한 기법을 살펴보자!
컨설팅 프로젝트는, 회사의 대표이사, 임원, 실무자를 포함하여 매우 많은 이해관계자가 참여하고 있고, 각 계층을 대상으로 주기적이거나 또는 수시성 보고가 많이 발생한다. 대표이사 또는 실무자 등 보고 대상에 따른 보고 형식도 중요하지만, 보고자는 전달하고자 하는 내용과 그로 인해 의사결정 받고자 하는 사항을 잘 전달하는 것이 무엇보다 중요하다. 특히, 보고 내용이 다양하고 복잡한 경우는 더욱 간결하면서 임팩트 있게 보고 해야 한다.
이러한 보고의 경우, 시각화(Visualization) 기법을 활용하여 보고서를 구성하면 매우 효과적이다. 특히 텍스트 기반의 단편적인 내용을 그래프, 도표 등 적합한 형태의 보고서로 구성하면 전달력, 이해력, 인지력이 매우 높다. 즉, 보고서에 시각화(Visualization) 기법을 활용하여 작성하는 것이다. 누구나 일상적인 보고서 작성 시에도 쉽게 적용이 가능한 기법으로 활용 가치가 있다.
시각화(Visualization)를 적용한 보고서의 좋은 점에 대하여 알아보자. 첫째는, 전달하거나 주장하고자 하는 의견을 쉽게 전달할 수 있어 올바른 의사결정을 할 수 있는 확률이 매우 높다.
둘째는, 숫자를 시각화하면 패턴(Pattern)을 찾을 수 있고, 패턴을 이용하면 숫자를 더 잘 이해하고, 인사이트를 찾을 수 있다. 이렇듯 시각화 기법이 적용된 보고서는 차별성이 있다. 즉 동일한 내용일지라도 이해하기 쉽고, 인사이트를 주기 때문에 독자로 하여금 올바른 의사결정을 할 수 있도록 한다.
목적에 맞는 시각화(Visualization) 필요
하나의 보고서에서도 문단마다 주장하거나 표현하고자 하는 내용이 다르고, 이를 시각화하는 방식 또한 다양하다. 두 내용을 단순하게 비교(Comparison)하여 표현하는 방식, 시간의 흐름으로 표현하여 시계열(Time-series)메시지를 전달하는 방식, 일반적인 통계 기법 분포(Distribution), 상관관계(Correlation), 편차(Derivation) 등을 활용하여 유의미한 메시지를 전달하는 방식, 3차원 공간 분석 기법(Spatial Relationship)을 통해 입체적으로 전달하는 방식 등이 있다. 전달하고자 하는 메시지마다 적합한 시각화 전달 기법이 다르다. 어떤 방식의 기법을 활용하는 것이 올바른 것인지는 약간의 경험이 필요하다. 아래 제시된 예시를 통해 각 기법의 차이점을 이해할 수 있으면 한다.
예를 들어 보자. 아래에 국가별 시간 사용 현황 자료가 제시되어 있다. 독자들에게 ”국가별 생활 패턴에는 어떤 차이점이 있는가?”를 전달한다고 가정할 때, 크게 3가지 전달 방법을 고려할 수 있다.
▶ 사용예시 1 : 별도의 기법을 활용하지 않고 ‘기초 데이터’를 이용하고 메시지는 텍스트로 표현
가장 손쉽게 적용할 수 있는 방법이나, 가장 피해야 할 표현 방식이다. 이는 글을 읽는 독자로 하여금, 표를 보면서 보고서 내 텍스트로 쓰여진 주장 및 답을 번갈아 확인하고, 이해해야 한다. 필자가 설정했던 질문과 주장에 대한 메시지가 잘 전달되기도 어렵고, 설령 전달이 된다고 해도 오래 각인되지는 못할 것이다.
▶ 사용예시2 : 비교(Comparison) 유형의 Pie Chart
‘국가 內 시간 사용의 구성’ 관점에서 단순한 파이 차트 기법을 활용한 시각화 방식이다. 사용예시 1번 보다 훨씬 시간을 어떻게 활용하는지 쉽게 이해할 수 있다.
▶ 사용예시3 : 비교(Comparison) 유형의 Column
이번 예시는 ‘동일한 기준’으로 각 국가 내 시간 사용 분포를 컬럼 차트 기법을 활용한 시각화 방식이다. 국가간-사용시간 종류별 분포는 어떠한지, 국가별 생활 패턴은 어떠한지 등 비교 분석 및 이해가 훨씬 직관적이고 쉽다.
이렇듯 시각화(Visualizaton)란 전달하고자 하는 메시지를 이미지, 그래프, 표, 도형 등을 활용하여 독자에게 각인시키는 기법이다. 이는 단편적인 내용에서부터 추상적이고 복잡한 생각을 의사소통하기 위해 사용하는 하나의 기법으로 독자들에게 가독성과, 이해를 높이기 위한 방안이다. 이는 보고서의 신뢰도와 완성도가 높아진다.
시각화를 위한 다양한 기법 활용 절차는 크게 4단계이다.
첫 번째 단계는, 시각화 대상의 내용 즉 텍스트 또는 숫자에 대한 이해가 필요하다. 내용에 대한 충분한 이해 후에 전달 메시지에 대한 콘텐츠를 고민해야 한다. 위 [목적에 맞는 시각화(Visualization) 필요]에서 언급했듯이 동일한 자료(Input)이지만 전달 메시지는 다를 수 있고, 표현 방법도 달라질 수 있기 때문이다.
두 번째 단계는, 표현방식을 선택해야 한다. 즉 메시지에 따라 그래프, 표, 도형 어떤 기법으로 활용할지 또 선택한 기법에서 구체적으로 어떤 표현 방법을 구성할지 확정해야 한다. 이 과정 또한 목적에 맞는 표현 기법을 선택하는 것이 중요하다.
세 번째 단계는, 기법 활용을 통한 시각화이다. 텍스트 또는 숫자를 표현하고자 하는 기법에 맞추어 시각화(Visualization) 하는 것이며, 이 과정에서는 초안(Draft) 작성을 통해 표현이 가능한지, 표현기법이 적합한지를 점검하고 본 작성에 들어가는 것이 더 효율적이다.
마지막 네 번째 단계는, 메시지 강조이다. 가독성, 신뢰성 관점에서 필요한 메시지가 강조되었는지, 타당한 근거는 뒷받침 되었는지를 한번 더 점검해야 한다. 절차는 여러 단계로 이루어져 있지만, 적용은 여러 가지 그래프, 도형, 표를 적용해보는 시행착오의 과정이 필요하다. 그 어려운 과정을 통해서 좋은 품질의 보고서가 탄생하게 되는 것이다.
