우리의 핵심가치가 제대로 지켜지고 있나요?
전사 업무 툴 일원화 프로젝트 사례
안녕하세요, 카카오스타일 입니다!
‘내가 사용자가 됩니다', ‘“왜"에서 시작합니다', ‘빠르게 시도합니다', ‘팀을 위해 먼저 합니다', ‘스스로 일 합니다', ‘투명하고 솔직하게 소통합니다' 카카오스타일은 이 6가지의 핵심가치에 따라 업무를 진행합니다.
모든 구성원이 이를 가장 중요한 기준으로 인지하고 일하는 것은 물론, 함께 정립한 핵심가치가 제대로 지켜지고 있는지 수시로 점검하며 나아갑니다. 제대로 지켜지지 않는 부분이 있다면 올바른 방향으로 수정하기 위해 과감한 도전과 시도 역시 망설이지 않습니다.
이에 대한 예시로 ‘업무 툴 이관 프로젝트'를 소개합니다. 산발된 정보를 한데 모으고, 효율적인 협업을 위해 업무 관리 도구를 일원화하는 프로젝트를 진행했는데요. 이를 이끈 제품혁신그룹 리더 다산과 QM팀 달무티에게 그 과정을 자세하게 들어보았습니다.
*제품혁신그룹: 전사 플래닝, 제품 생산성 최적화 및 제품 혁신을 위한 신규 과제를 수행하는 그룹
*QM 팀: Quality Management, 사용자의 기대를 충족하는 제품을 만들 수 있도록 품질관리 전 과정을 담당하는 팀
QM팀 달무티(왼), 제품혁신그룹 다산(오), PR팀 에밀리(아래)Why : 업무 도구를 일원화 한 배경
카카오스타일은 빠른 업무 진행을 위해 프로젝트 혹은 팀의 성격에 맞는 툴을 그때그때 선택해 사용했는데요. 회사가 계속해서 성장하며 조직의 규모가 커지다 보니 각자가 다른 툴을 사용하는 것이 미스커뮤니케이션의 원인이 되기 시작했습니다. 정보가 한쪽에만 업데이트된다든지, 실무자가 모든 툴에 수기로 업데이트를 해야 한다든지 등의 이유로 비효율이 발생한 거죠.
‘투명하고 솔직하게 소통합니다'라는 핵심가치가 제대로 지켜지지 않게 된 것입니다. 각 태스크를 확인하기 위해 어디에 들어가야 하는지 찾아보기도 힘들고, 해당 툴의 사용 방법을 모르는 구성원 입장에서는 내용을 파악하기까지 시간이 오래 소요되기도 하고요. 그래서 전사적으로 업무 투명성을 확보해 원활하게 협업할 수 있도록 업무 관리 도구를 일원화하는 프로젝트를 시작했습니다.
사내에서 보편적으로 사용하고 있던 업무 툴인 ‘지라(JIRA)’와 ‘아사나(Asana)’ 중 표준화에 용이한 동시에 전사 모든 팀이 사용하기에 무리가 없는 툴을 선택해야 했습니다. ‘아사나'는 좋은 기능이 많지만 자유도가 높아 사용자마다 다른 방식으로 커스텀을 할 수 있는데요. 이러한 경우 표준화가 어려워 툴 안에서 누구나 모든 정보에 쉽게 접근하기에는 어려움이 있습니다. 프로젝트의 목표가 ‘업무 투명성 확보'인 만큼 여러 사항들을 고려했을 때 ‘지라'가 더욱 적합하다고 생각되어 해당 툴로 일원화를 진행했습니다.
How : 스무스하게 업무 도구 일원화하는 방법
아무리 좋은 기술이라 해도 새로운 툴 앞에선 누구나 거부감이 생길 수 있습니다. 만약 구성원들이 새로운 툴을 사용하지 않으면 프로젝트의 의미가 없어지게 되는데요. 누구나 따라올 수 있도록 타이트하지 않은 룰과 가이드를 정립하여 ‘최소한의 표준화'를 통해 커뮤니케이션 비용을 최대한 줄이는 것을 목표로 잡았습니다.
1) DSLR 카메라는 다른 기본 카메라에 비해 기능도 많고 설명서도 복잡해 처음 접하는 사람들은 어렵게 느낄 수 있습니다. 하지만 한 번만 제대로 세팅을 해 둔다면 쉽게 좋은 결과물을 만들어낼 수 있는데요. 이번에 도입하는 ‘지라' 역시 DSLR처럼 매우 많은 기능을 지원해 복잡해 보일 수 있지만, 처음 접하는 구성원부터 이미 사용하고 있던 구성원까지 모두가 손쉽게 사용할 수 있도록 미리 다양한 환경으로 세팅을 해두었습니다. 또한 이후에도 각자가 편한 대로 툴을 커스텀하지 않고, 모두가 같은 방식으로 사용함으로써 업무 투명성을 유지할 수 있도록 카카오스타일만의 표준과 룰을 만들어 그 안에서 선택할 수 있도록 했는데요. 지라 툴에 능숙한 구성원이 다른 팀에도 적용할 수 있는 유용한 기능이나 규칙을 제안할 경우, 개인의 노하우가 개인에게만 머무르지 않고 전사 구성원이 함께 활용할 수 있도록 지라 사용 표준에 이를 반영하고 있습니다.
2) 누구나 접근이 가능한 곳에 세세한 가이드를 게재해 궁금한 사항이 있을 땐 언제든 정보를 찾아볼 수 있도록 했습니다. 지라가 어려운 사람, 새로운 기능을 찾아보고 싶은 사람 등 구성원 400여 명의 편차가 크고 니즈가 다양할 수밖에 없는데요. 이에 맞추어 기초적인 기본기에서부터 응용편까지 가이드 세션을 4가지 버전으로 나누어 준비함으로써 각자가 필요한 정보를 빠르게 찾아볼 수 있도록 했습니다.
3) 가이드 세션, 문서 등을 통해 정보를 제공했을 뿐 아니라 업무 도구를 일원화하는 프로젝트가 끝나고 난 후에도 궁금한 사항을 언제든 물어볼 수 있도록 슬랙(메신저)에 채널을 생성했습니다. 가이드에서 찾기 어려운 정보들을 채널에서 질문하고 빠르게 답변함으로써, 업무 효율을 향상시키기 위해 일원화한 도구가 구성원들의 업무 진행에 걸림돌이 되는 일이 발생하지 않도록 했습니다. 해당 채널은 질의응답뿐 아니라 좋은 사례 등을 서로 공유해 카카오스타일 지라 툴 표준을 계속해서 업데이트해 나가는 용도로 활용하고 있습니다.
So : 성공적인 일원화를 통한 업무 투명성 확보
크루들이 기존에 잘 쓰고 있던 툴을 두고 새로운 것을 배워야 하는 불편함을 감수한 이유는 '업무 투명성 확보'를 위해서였습니다. 카카오스타일의 핵심가치를 지키고자 모두가 일원화에 대한 의사결정을 이해하고 빠른 속도로 새 툴에 적응했습니다.
동료들의 적극적인 협조와 더불어 전사적으로 툴을 이전하기에 앞서 관련된 실패나 모범 사례 등을 케이스 스터디하며 위험요소를 줄이고자 많은 노력을 기울인 결과, 카카오스타일에 적합한 방향을 찾을 수 있었는데요. 이후 별도의 리포팅 없이 전사 모든 주요 프로젝트가 가시화되어, 각 팀의 업무 현황 및 팀 간 의존성이 있는 태스크 등을 지라에서 바로 확인할 수 있게 되며 ‘업무 투명성'을 확보했습니다. 이를 통해 불필요한 커뮤니케이션 비용 및 추가적인 프로세스가 감소하며 효율적인 협업이 가능해졌습니다.
누군가에겐 귀찮을 수 있는 일이지만 함께 지켜나가기로 한 약속을 위해 모두가 함께 힘을 합쳤습니다. 이러한 노력 하나하나가 업무 속도 향상뿐 아니라 회사의 성장으로 이어질 거라 기대해 봅니다.
현재에 안주하지 않고 계속해서 더 나은 방법을 찾아 함께 발전하는 카카오스타일은 다양한 직무를 채용하고 있습니다! 자세한 내용은 아래 링크를 참고해주세요!
>> https://career.kakaostyle.com/
