바이오 CDO: 견적 → 수주 → 수요예측 → 구매팀
협업 가이드 실무
1. 견적 단계: 자재비 정확히 산정하고 리스크 사전 노출
영업팀이 고객의 개발 요구사항(분자 유형, 규모, 임상 단계 등)을 공유하면, 구매팀은 SCM 및 공정 개발팀과 협업해 초기 BOM(Bill of Materials)을 작성한다. 이 BOM은 원료, 소모품, 포장재 등 모든 직접 자재를 포함하며, 각 품목에 대해 GMP 등급 여부, 고객 소유 여부, 납기 소요 기간을 명시한다. 자재비는 세 가지 방식으로 산정한다.
첫째, CDO가 구매하는 자재는 실제 공급처 단가 + 운송비 + 관세 + 리스크 프리미엄(5~15%)을 반영한다.
둘째, 고객 소유 자재는 자재비를 0원으로 표기하되, 인수·보관·검수에 필요한 간접 비용(Handling Fee)을 별도 항목으로 포함한다.
셋째, 장납기 또는 신규 품목은 단가 범위 또는 조건부 비용으로 표기하고, “공급처 확정 후 최종 조정”임을 각주에 명시한다. 모든 단가는 공급처 견적서나 과거 PO 등 감사 대응 가능한 근거 자료와 함께 내부 검토 시트에 기록된다.
2. 계약 검토: 구매 실행 가능성 사전 확보
고객이 RFP 또는 계약서 초안에 특정 공급처 사용, 자재 사양 고정, 납기 보증 등의 조항을 포함하면, 구매팀은 QA 및 법무와 협업해 조달 실행 가능성을 검토한다. 예를 들어, “Supplier X의 버퍼만 사용”이라는 조항이 있을 경우, 해당 공급처의 GMP 상태, 재고 수준, 변경 통보 정책을 확인하고, 문제가 있을 시 영업팀을 통해 대체 공급처 승인을 요청한다.
또한, 고객이 API나 플라스미드를 직접 제공할 경우, 인수 시점, COA 형식, 불량 책임 소재 등을 계약서에 명확히 반영하도록 한다. 이 모든 검토는 수주 전 반드시 완료되어야 하며, 미완료 시 조건부 수주 또는 리스크 조항 삽입이 원칙이다.
3. 수주 확정: 즉시 구매 준비 착수
수주가 확정되면 구매팀은 즉시 초기 구매 실행 계획을 수립한다. 특히 납기 3개월 이상 소요 품목(예: 특수 배지, 일회용 바이오리액터, USP 표준품)은 고객의 공식 발주서 수령 즉시 조건부 발주(Conditional PO) 또는 옵션 계약을 통해 공급처에 납기 확보를 요청한다. 이때 “고객 승인 미완료 시 발주 취소 가능” 조항을 공급처와 사전 합의해 재정 리스크를 차단한다. 동시에, 신규 공급처가 필요한 경우 QA와 협력해 공급처 자격 평가(Vendor Qualification) 일정을 즉시 가동한다.
4. 수요예측: 임상 일정 기반 동적 예측 운영
SCM 수요예측 팀은 고객의 IND 제출 일정, 임상 시작 시점 등을 기준으로 역산 납기 일정(Backward Schedule)을 수립하고, GMP 자재의 유효기간, MOQ, 고객 소유 여부를 반영해 수요를 정밀 산정한다. 초기 예측은 베이스·낙관·비관 시나리오로 구성하고, 장납기 품목은 최대 수요 기준으로 조기 발주를 검토한다.
ECO(엔지니어링 변경) 발생 시 48시간 이내에 변경 영향 분석을 완료해 구매팀에 전달하며, 모든 변경은 변경 관리 시스템 내에서 문서화된다.
5. 구매팀 협업: 정보 공유에서 실행까지 일원화
수요예측 팀은 프로젝트 착수 시 초기 BOM과 납기 일정을 구매팀에 공유하고, 구매팀은 3영업일 이내에 공급처 상태 및 납기 현실성 피드백을 제공한다. 이후 단계별 구매 요청서(PR)를 통해 품목별 수량, 필요일자, 프로젝트 코드, 자재 소유권 등을 명시해 구매를 실행한다. 매주 SCM–구매–생산–QA 통합 수급 조율 회의를 통해 향후 8주간의 수요–공급 격차를 점검하고, 리스크 품목에 대한 컨티전시 조치를 결정한다. 모든 회의록과 조치 이력은 전자 문서 시스템에 보관되어 감사 시 증적으로 활용된다.
6. 프로젝트 종료: 잉여 자재 책임 명확히 처리
프로젝트 종료 30일 전, 수요예측 팀은 잉여 자재 목록을 산정하고, 구매팀은 계약 조건(환수 조항, 폐기 책임)을 확인해 고객과 협의한다. GMP 자재는 QA 승인 없이 타 프로젝트로 이관 또는 재사용이 불가하며, 모든 처리 과정은 폐기/반납 승인서와 함께 문서화된다. 이는 불필요한 재고 비용을 최소화하고, 감사 시 “관리되지 않은 자재” 지적을 방지한다.
핵심 원칙 요약
- 견적 단계부터 구매팀은 리스크 파트너로 참여해야 하며, 단순 비용 제공자가 아니다.
- 모든 자재 관련 활동은 GMP 문서화 원칙에 따라 추적 가능하게 기록되어야 한다.
- 고객 소유 자재는 비용은 0원이지만, 책임과 절차는 명확히 분리되어야 한다.
- 수주 후 Day 1부터 원활한 실행을 위해, 견적 단계에서 이미 공급망을 ‘준비 상태’로 만들어야 한다.
- 모든 가정, 조건, 리스크는 견적서 내 투명하게 노출되어 수주 후 분쟁을 원천 차단한다.
