구매의 두 얼굴: 직접구매와 간접구매, 어떻게 다를까?
물품의 성격에 따라 구매를 다르게 보는 윤회안을 가져야 한다.
모든 구매는 같지 않다
회사는 매일 무언가를 구매합니다. 제품을 만들기 위한 원자재부터 직원들이 마시는 커피믹스 한 잔에 이르기까지, 구매 없이는 회사가 단 하루도 운영될 수 없습니다. 하지만 이 모든 구매 활동이 똑같은 방식으로 처리될까요?
정답은 '아니오'입니다. 기업의 구매는 크게 두 가지 얼굴, 직접구매(Direct Procurement)와 간접구매(Indirect Procurement)로 나뉩니다. 이 둘을 구분하고 각각의 특성에 맞는 전략을 세우는 것은 회사의 원가 경쟁력과 운영 효율성을 결정짓는 핵심적인 경영 활동입니다.
오늘은 기업의 혈액과도 같은 '구매'의 두 갈래, 직접구매와 간접구매가 각각 무엇이며 구매 절차는 어떻게 다른지, 그리고 왜 이것을 아는 것이 중요한지 알아보겠습니다.
1. 직접구매 (Direct Procurement): 제품의 경쟁력을 결정한다
직접구매는 회사가 판매하는 '제품이나 서비스의 생산에 직접적으로 투입되는' 모든 품목을 구매하는 활동을 말합니다. 자동차 회사가 타이어나 강판을, 제과업체가 밀가루나 설탕을 사는 것이 대표적인 예입니다.
목적: 제품의 원가(COGS, Cost of Goods Sold)를 절감하고, 품질을 확보하며, 안정적인 생산을 지원하는 것. 즉, 공급망 관리(SCM, Supply Chain Management) 최적화가 핵심 목표입니다.
주요 품목: 원자재, 부품, 반제품, 재판매를 위한 완제품(유통업의 경우) 등
담당 부서: 주로 전문화된 구매팀, 자재팀, SCM팀에서 담당합니다.
직접구매 절차
직접구매는 생산 계획과 긴밀하게 연결되어 매우 체계적으로 진행됩니다.
소요량 계획 (MRP, Material Requirements Planning): 판매 예측과 생산 계획을 바탕으로 어떤 원자재가, 언제, 얼마나 필요한지 정확하게 산출합니다.
공급사 발굴 및 평가 (Sourcing & Evaluation): 엄격한 기준(품질, 기술력, 재무 안정성, 납기 준수율 등)에 따라 공급업체를 평가하고 선정합니다. 장기적인 파트너십을 구축하는 경우가 많습니다.
단가 계약 및 발주 (Contract & PO): 연간 계약 등을 통해 경쟁력 있는 단가를 확보하고, 생산 계획에 맞춰 필요한 시점에 발주(Purchase Order)를 넣습니다.
납기 관리 및 입고 (Delivery Management & Receiving): 부품 하나라도 늦어지면 전체 생산 라인이 멈출 수 있으므로, 정해진 납기를 준수하는 것이 매우 중요합니다. 물품이 도착하면 지정된 창고에 입고시킵니다.
품질 검수 (Quality Inspection): 입고된 자재가 요구하는 품질 기준을 만족하는지 엄격하게 검사합니다. 불량품은 생산에 투입될 수 없습니다.
재고 관리 및 생산 투입: 재고 비용을 최소화하면서도 생산에 차질이 없도록 적정 재고를 유지하고(JIT, Just-In-Time 등), 필요시 생산 라인에 투입합니다.
직접구매의 핵심: 품질(Quality), 비용(Cost), 납기(Delivery) 이 세 가지 요소를 최적의 상태로 관리하는 것이 관건입니다.
2. 간접구매 (Indirect Procurement): 기업의 운영 효율을 결정한다
간접구매는 제품 생산과는 직접적인 관련이 없지만, '기업의 유지 및 운영을 위해 필요한' 모든 물품과 서비스를 구매하는 활동을 말합니다. MRO(Maintenance, Repair, and Operations) 구매라고도 불립니다.
목적: 전사적인 운영 비용을 절감하고, 임직원의 업무 효율성을 높이는 것. 즉, 효율적인 비용 관리와 사용자 편의성 증대가 핵심 목표입니다.
주요 품목: 사무용품(A4, 펜), IT 기기(PC, 노트북), 소프트웨어 라이선스, 마케팅/광고, 컨설팅, 시설 관리, 직원 복리후생 등
담당 부서: 총무팀, IT팀, 인사팀 등 여러 현업 부서에서 필요에 따라 직접 구매를 요청하고, 일정 규모 이상은 구매팀이나 총무팀이 통합 관리합니다.
간접구매 절차
간접구매는 품목이 매우 다양하고, 요청 부서도 여러 곳이라 절차를 표준화하는 것이 중요합니다.
구매 요청 (Purchase Request): 현업 부서에서 필요한 물품이나 서비스가 발생하면, 사내 시스템이나 양식을 통해 구매를 요청합니다. (이전 글에서 다룬 '물품별 구매 절차'가 대부분 여기에 해당합니다.)
결재 (Approval): 각 부서의 예산 및 사내 규정에 따라 부서장, 임원 등의 승인을 받습니다.
공급사 선정 및 주문 (Vendor Selection & Ordering): 지정된 MRO 구매 사이트를 이용하거나, 여러 업체에 비교 견적을 받아 업체를 선정한 후 주문합니다.
수령 및 검수 (Receiving & Inspection): 요청한 물품이 맞는지, 정상적으로 작동하는지 등을 사용자가 직접 확인합니다.
비용 처리 및 정산 (Expense Processing): 수령 및 검수가 완료되면 세금계산서 등의 증빙을 첨부하여 회계팀에서 비용을 처리하고 대금을 지급합니다.
간접구매의 핵심: 비용 절감, 프로세스 간소화, 사용자 만족도를 높이는 데 중점을 둡니다.
한눈에 보는 직접구매 vs 간접구매
두 마리 토끼를 모두 잡는 지혜
직접구매가 회사의 '매출과 이익'에 직접적인 영향을 미치는 심장이라면, 간접구매는 회사가 건강하게 움직일 수 있도록 하는 혈관과도 같습니다. 어느 한쪽이라도 제 기능을 못 하면 회사는 위기에 처할 수 있습니다.
따라서 성공적인 기업은 직접구매에서는 공급망을 고도화하여 최고의 제품 경쟁력을 확보하고, 간접구매에서는 프로세스를 혁신하고 데이터를 분석하여 숨어있는 비용을 찾아내고 운영 효율성을 극대화합니다.
