직장생활에서 성장하는 것은 여러가지 계기가 있겠지만 어려운 일을 마무리하면서 업무해결방법의 습득과 성취감을 맛보는 것도 그 중 하나라고 생각한다.
여러가지 종류의 업무가 있다. 일상적인 담당업무일 수도 있고, 여러 부서업무를 아울러서 결과를 내야할 작고 큰 개인 프로젝트일 수도 있고, 프로젝트 그룹에 속해서 일정 단계를 지원하는 업무들일 수도 있다. 개인의 성향에 따라 다르겠지만 우선 내가 일을 리드하는 책임이 있는 상황에서, 그 결과물이 조직에 미치는 영향이 어느 정도 예상되며, 내가 익숙하지 않은 여려 부서의 업무분야가 조금씩 섞여 있는 경우가 직장생활에서 맡게되는 어려운 일들 중 하나일 수 있다. 오히려 할 일은 더 많아도 전사적인 큰 프로젝트 내에서 내 담당업무만 지원하는 경우가 스트레스는 덜 할 수 있다.
나는 어려운 일이 있을 때마다 이면지 뭉치에 일을 그려보는 습관이 있다. 일을 구상하며 메모하는 것이다. 담당하는 팀 내의 업무일지라도 신중을 요하는 경우에는 메모를 통해 일을 계획한다.
앞에서 어려운 일의 성격 중 하나의 예를 들어보았다.
조직내에서 맡겨진 업무는 모두 마무리까지 할 수 있는 일들이 주어진다고 생각한다. 다만, 이 업무를 왜 내가 해야하는 지에 불만을 갖거나 어렵고 귀찮게 생각하여 일을 미루다가 마무리짓지 못하거나 일정에 쫓겨서 소위 하찮은 결과물을 내어 개인과 조직 모두에 시간낭비만 하게 하는 경우들을 볼 수 있다.
가령 팀 내 조직의 변화를 발표하거나 회사의 새로운 제도를 팀 내에 전달할 때는 일선 생산활동 직원들부터 중간 관리자까지 모든 포지션을 나열하고, 각 포지션에서 바라는 바와 성향을 고려하여 가장 치우치지 않는 단어와 표현들을 추려낸 후에 업무요청이나 메세지를 전달해야한다
어려운 일은 빈 종이에 그려보자.
몇 가지 팁을 나열한다면, 우선 빈 종이 위에 항상 완료가 필요한 일정을 크게 적어둔다. 그리고 나서 전체를 일의 성격에 따라 또는 단계에 따라 몇 개의 덩어리로 나누어서 적어본다. 각 덩어리마다 필요한 일들을 적어본다. 그 일들의 담당자를 적는다. 내가 할 부분과 다른 부서의 파트너가 할 일들을 적어본다. 일을 잘게 나누어 담당자들이 나열되면 전체 일정에서 나눠진 일들의 결과를 언제까지 받아야할 지 적는다. 이러한 과정에서 내 일의 업무의 로드를 파악할 수 있을 뿐 아니라 지원을 받을 부분을 확인하면서 일에 대한 부담감도 적어진다. 기본적인 파악이 되면 일에 대한 초기 이메일을 구상한다. 메모된 여러 팀의 실무담당자, 그들의 보고라인 매니저 등 수신자 누락이 없도록 메모하고, 이메일의 초안 내용도 메모를 통해 준비하면서 절대 빠지면 안되는 단어나 정보도 적어둔다. 이를 통해 일의 목적과 배경, 기대되는 업무결과물과 일정을 명확히하는 이메일을 보낼 준비를 한다. 그리고, 이메일에는 앞에서 메모한 각 업무단계에서 할 일과 요청사항을 담당자, 기한과 함께 표로 작성하여 첨부하도록 한다.
일을 직접 펜으로 적으며 구상하는 습관은 나에게 많은 발전 뿐 아니라 남들과의 차별화를 가져왔다.
이러한 구상은 몇 분의 작업이 아니라 몇 시간의 구상일 수 있고, 길면 길 수록 더 많은 고민을 통해 생각의 깊이가 깊어짐과 동시에 놓치는 부분이 없어서 일의 방향을 수정하거나 이메일의 번복 회수가 줄어들면서 조직내에서의 신뢰가 높아진다.
그리고, 이러한 업무구상과 정리는 도서관이나 카페에서 해보는 것이 좋다. 내 경험에서 볼 때 사무실이라는 업무에 짓눌릴수 있는 공간에서는 생각의 확장이 어려웠기 때문이다.