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by 매일IT IN Jun 18. 2021

‘脫 Excel' 어렵다? Excel BI와 함께 사용

기적을 만들수 있다!

장 많이 사용하는 오피스 소프트웨어가 무엇이냐는 질문에 아마 대부분 사람이 엑셀 (Excel) 이라고 대답할 것 같습니다. 엑셀 은 확실히 편리하지만 비즈니스에서 많이 사용하다 보면 excel bi 로 데이터 공와 관리에 어려움을 겪어본 경험이 없습니까?

완전히엑셀 을 없앤다는 것은 상상할 수 없는 것이 아닐까요. 그렇다기보다 Excel을 없앨 필요가 없습니다. 다른 툴을 사용하면 엑셀 기능 제한으로 할 수 없는 업무를 다른 툴로 이행하면 됩니다.

이번에는 엑셀이 할 수 있는 것과 못하는 것을 다시 한번 밝혀내도록 하겠습니다. 이를 통해 ‘脫 Excel’의 이유와 가능성을 알아볼 수 있습니다. 또한, Excel과 BI의 성능의 차이를 얘기하면서, BI를 비롯한 빅데이터 통합, 분석, 통계를 할 수 있는 툴과 Excel을 병용하는 방법을 잘 설명해드리겠습니다.

1.기업의 엑셀 이용실태에서 보는 ‘‘의 어려움

일본의 Keyman 웹사이트는 2020년 1월 10일에서 27일에 걸쳐 ‘엑셀 이용 상황’에 대해 조사를 실시했습니다.

205명의 응답자는 사업 부문이 44.4%이고 정보 시스템 부문 32.7%, 관리 부문 16.6%, 경영자·경영 기획 부문이 6.3%였습니다.

또한 Microsoft 엑셀 도입률, 도입 버전, 용도에 대해 기업에서의 엑셀 이용 상황을 조사했습니다. 조사 결과에 따라, 전체의 98.5%의 거의 모든 기업에서 이용되고 있습니다. 또한 약 60%의 이용자가 유용한 과제를 가지고 있다는 것을 밝혀졌습니다. [출처: Keyman 웹사이트]

확실히 엑셀 (Excel bi)은 상당히 광범위하게 사용되고 있지만, 만능이 아닙니다.

1.1 엑셀 (Excel-bi)로 쉽게 하는 일

데이터의 집계, 통계, 분석

그래프 , 차트

보고서 작성

입력창 작성

매크로 VBA를 통한 정형 작업 자동화

1.2 엑셀 bi 로 하지 못하거나 하기 어려운 일

대량 데이터 처리 및 분석

단체 공동 작업

실시간 데이터

데이터 통합

버전 관리

접근 권한 관리

인쇄 전제 레이아웃

일련의 업무를 수행하면서 엑셀 로 하기 어려운 업무를 다른 툴로 실행할 수 있습니다. ‘脫 Excel’을 실행하기 위해 엑셀로 잘 할 수 있는 작업을 굳이 전환할 필요가 없습니다.

또한 엑셀 (Excel bi )로 하기 힘든 작업이나 정기적인 집계 작업 등이 매우 힘든 것도 사실입니다. 이를 해결하기 위해 모든 작업을 다른 툴로 이행한다면, 새로운 툴의 조작학습 등에도 상당한 인력과 비용이 필요합니다. 작업에 관여하는 인력이 많을수록 새로운 툴 도입 비용이 많이 들지만 툴 이용에 관한 교육 및 필요사항의 고지에 시간이 걸리게 됩니다.

따라서 Excel로 잘 운영되고 있는 작업은 그대로 남기면서, 작업이 복잡하고 Excel로 할 때 효율이 떨어질 수 있는 부분만 다른 툴로 이행하는 것은 가장 좋다고 생각이 됩니다.

2. 완전 “Excel”이 아닌 BI와 함께 하는 “活用 엑셀 (Excel)”로

2.1 엑셀 (Excel-bi)로 잘하는 업무

대량 데이터의 통계나 분석 등에 필요한 ‘통계·가공 전의 원자료의 수집’과 같은 업무가 많아지기 때문에, 많은 사람과 관련된 업무는 역시 누구나 할 줄 알고 있는 Excel을 이용하는 것이 바람직할 것 같습니다.

2.2 다른 툴로 이행해야 할 업무

‘脫 엑셀 (Excel)’을 하면 대량 데이터, 멀티데이터소스의 데이터 통계, 시각화 등 반복 가공 작업과 실시간 정보 갱신을 요구하는 장면 등은 생각이 나옵니다.

물론 데이터 통계와 가공과 같은 작업은 Excel로 할 수 있지만, 수동적으로 하기에 시간이 걸리고 입력해야 할 데이터가 끊임없이 늘어나서 항목 간 연관이 어려워지며 정보 사이의 통일성을 잃게 됩니다.

데이터가 많아지는 것에 따라 실수가 일어나기 쉬워집니다. (예를 들어, 처리 속도가 내려가고 열지 않게 되거나 셀로부터 움직이지 못 하는 일이 있습니다. 최악의 경우, 파일이 망가져 데이터가 사라질 가능성도 있습니다)

즉, 대량 데이터를 엑셀로 처리하게 되면 정보의 품질이나 안전성이 떨어지게 됩니다. 엑셀로 데이터 축적과 분석에는 극한이 있기 때문에 정보를 다음의 단계에서 활용하기는 어렵습니다.

따라서 집계나 가공, 실시간에 관하는 것을 전문 툴로 이행함으로써 자동화를 실현하고 효율을 높여 작업의 번거로움을 해소하고 데이터의 안전성을 지키는 것은 좋은 방법입니다.

2.3 엑셀 bi : 함께 할 수 있는 최적의 툴?

그럼, 여기서 BI를 말하지 않으면 안 됩니다!

BI는 단순한 엑셀의 대용품이 아닙니다!

알기 쉬운 예로 말하자면, 엑셀은 빗자루라면, BI는 로봇 청소기입니다.

일부분의 작업은 BI로 이행한다면 날마다 번잡한 리포트와 장부 작업으로부터 해방될 수 있습니다. 그리고 그 업무로 인한 낭비된 시간은 다른 업무에 들여 효율을 큰 폭으로 향상할 수 있습니다.

특히 FineReport와 같은 BI 대시보드, 장부 기입 툴은 리포트 작성, 대시보드 분석, 표·그래프 데이터 입력, 모바일 대응 등 다양한 기능을 한 번에 집결하는 데이터 활용 툴입니다. 제로코딩, 드래그 앤드 드랍 조작, Excel 유사 디자인은 어느 정도에 직접 조작과 입력이 가능합니다!

엑셀과 유사한 리포트 디자이너

‘脫 Excel’ 업무에 관련된 새로운 툴에 대한 교육과 학습 비용이 비교적 낮습니다. 또한 Excel 폼의 형식과 데이터도 한 번에 쉽게 도입할 수 있습니다. Excel의 디자인과 공식을 그대로 채택했습니다. 현재 파인리포트(FineReport)는 기간과 기능의 제한이 없는 개인 사용자용 라이선스를 공식홈페이지에서 무료로 배포하고 있습니다.

BI를 해보시고 완전 ‘일석다조(一石多鳥)’입니다!

3. 엑셀 (Excel) VS BI ! ‘Excel’에서 BI로 이행해야 하는가?

구체적인 성능에 있어서 Excel과 BI를 비교하면서 “脫 Excel”인지 “活用 Excel”인지 또는 관련 업무로 전환해야 하는지 살펴보도록 하겠습니다.

엑셀 과 BI의 차이 ① 단 차원 데이터소스 VS 멀티데이터소스

엑셀은 SQL server, Access 등 관계형 데이터베이스에 접속하고 데이터를 이용할 수 있습니다. 하지만 하나의 워크부크가 하나의 데이터베이스에만 관련될 수밖에 없습니다.

BI는 관계형 데이터베이스나 NoSQL 데이터베이스, 멀티데이터베이스, 스토어드프로시저, 빅데이터 등에도 쉽게 접속할 수 있습니다. 데이터베이스는 로컬이든 클라우드든 상관없습니다.

또한 여러 데이터 소스를 모아 CRM, 재무회계와 같은 기간 업무 시스템을 만듭니다. Hadoop과 같은 빅데이터 분석 기반 등의 사내 시스템으로부터 소셜 미디어, SaaS 애플리케이션과 같은 사외 서비스까지 업무를 아우르는 데이터를 활용할 수 있습니다.

(출처: FineReport)

Excel과 BI의 차이 ② 단방향 VS 대화식 분석

Excel의 피벗 테이블 기능에 의해 정형 리포트를 만들 수 있습니다. 하지만 경영층과 관리 인원은 어떤 지표에 대해 의문이 있으면 심층적으로 원인을 분석하기 어렵습니다.

BI는 부문, 지역, 기간 등을 추려내서 데이터를 보여줄 수 있습니다. 드릴 다운해서 집계데이터에서 명세 데이터를 볼 수 있고 관련된 다른 그래프, 리포트, 웹페이지로 링크하여 유연한 다차원 및 대화식 분석을 구현할 수 있습니다.

아래 그림은 대시보드입니다. Fine Report라는 BI로 만든 매출 대시보드입니다. 음료의 카테고리에 따라 매출 상승 원인을 분석할 경우, 클릭 한 번으로 각 음료의 상세한 데이터를 볼 수 있어 어느 제품의 매출이 올랐는지 알게 될 수 있습니다.

엑셀과 BI의 차이 ③ 반복 작업 VS 자동화

Excel은 지시를 받지 않으면 운행하지 못합니다. 리포트를 갱신할 때마다 수동으로 데이터를 입력해야 합니다. 여러 데이터 소스가 있는 경우 업무 시스템에서 데이터 출력이나 복사해 붙여넣기 등 반복 작업으로 시간이 오래 걸려 효율이 낮은 경우도 많습니다. 이런 업무는 역시 ‘脫 Excel’을 하야 합니다.

(출처: FineReport)

반대로 BI는 업무 시스템이나 툴의 DB에 직접 접속하기 때문에 실시간으로 DB에서 데이터를 받고 최신 정보를 이용할 수 있습니다. Fine Report에서는 갱신 빈도를 설정하면 자동으로 데이터를 집계하고 리포트나 대시보드에서 반영해 줍니다. 업무 리포트 작성에 걸리는 시간을 거의 제로로 만든다고 할 수 있습니다.

엑셀 과 BI의 차이 ④ 개인 작업 VS 공동 작업

많은 기업에서 Excel 파일을 개인 컴퓨터에 저장되고 한 파일을 여러 직원이나 부서 사이에 전송하여 누가 어디를 편집했는지 헷갈리게 됩니다. 그래서 혼란과 데이터의 오류가 발생하기 쉽습니다. 특정 Excel 버전이 공동 편집을 지원하지만, 파일을 One Drive에 올려야 합니다.

현대의 영업활동에는 ‘조속하고 적절한 방법’을 요구하고 있습니다. 이것을 담보하는 것은 ‘정보의 정확성’, ‘치밀함’, ‘시간성’, 공동차작업’입니다. 모든 요소는 Excel만으로 계속 유지하기가 어려울 것 같습니다. 그래서 ‘脫 Excel을 해서 BI로 넘어가며 정보에 대한 접근 권한이나 편집 권한을 더 세밀하게 설정할 수 있습니다.

(출처: FineReport)

BI의 경우 파일이 클라우드 서버에 저장되어 있습니다. 그래서 여러 사람이 동시에 한 파일을 조작할 수 있어 기다리는 시간을 절약합니다. 예를 들어 FineReport는 사용자별 편집 부위를 표시해 주며, 블록 기능도 갖추어 공동 편집 시 부딪히는 것을 피합니다.

Excel과 BI의 차이 ⑤ 저보안 VS 엄밀한 접근 권한 관리

Excel은 보안 관리에서 사용자별 열람 및 편집 권한만 설정할 수 있습니다. 소규모 기업이나 부서의 경우 이 수준의 보안 관리가 충분합니다.

하지만 중대 규모의 기업에서 부서의 수와 계층이 많기 때문에 계층 권한 관리가 필요합니다. BI는 부서·역할마다 액세스, 편집, 출력, 인쇄 등 조작 권한을 설정할 수 있습니다. Fine Report는 계층 권한을 사용하면서 비밀번호 인증, 역할 인증, 전자서명 인증, 풍부한 사용자 인증 방식을 마련하고 정보 유출 방지 및 내부통제 강화에 도움이 됩니다.