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계정을 잊어버리셨나요?

by 글쓰는개미핥기 Dec 20. 2021

4️⃣ 싸(4)가지 없는 보고서, 보고서 잘 쓰는 방법

#싸가지 #4가지 #보고서 #보고서잘쓰는방법

� 한 줄 요약

- 이 싸(4)가지만 없애면 우리 모두가 행복해질 수 있다.

✔️ 보고서, 내가 보는 보고서가 아닌 상대방이 보는 보고서. 추상적으로, 날림으로 써도 내가 보면 이 보고서의 목적이 보인다. 하지만 누군가가 이 보고서를 보면 말할 것이다.

"싸(4)가지 없게 썼네"

그럼 여기서 말하는 그 싸(4)가지가 뭔지 한 번 살펴볼까요?

1. 논리성 이슈

✔️ 전체적인 흐름이 연결되어 있지 않습니다. 하고자 하는 말이 이어지지 않아요. 논리적으로, 맥락적으로도 흐트러져 있어요. 한눈에 파악하기 어려워, 무슨 말을 하고자 하는지 모릅니다. A는 B입니다. 했다가 갑자기 A가 C가 돼서 나타나기 때문이죠.

✔️ 또한, '이케이케 하면 이케아가 됩니다!'라고 썼는데, 그에 대한 근거가 없어요. 이케아가 어떻게 되는지, 이케아가 아니라 스타필드가 되면 어떻게 할 것인지 등 대책에 대한 전반적인 내용이 비어있습니다. 논리적인 흐름을 뒷받침해줄 수 있는 조건이 부재하기 때문인 경우가 많아요. 이를 보완할 필요가 있습니다. (이케이케는 이케아가 되기 위한 첫.. 아..아닙니다.)

2. 간결성 이슈

✔️ 하고 싶은 말이 많아요. 그거 그대로 나열하면 좋을까요? 그것으로 근거가 만들어질까요? 아니겠죠? 왜요? 핵심이 빠졌잖아요. 그래서 제가 글을 쓸 때 추천하는 방식이 하나 있어요. 바로 '두괄식'. 먼저 주장을 펼쳐내고, 그 뒤에 '이케이케' 이케한 내용을 덧붙이면 돼요. 뭐 뒤에 내용이 별로여도 일단은 하고자 하는 말은 맨 앞에 있으니, 상사는 궁금하면 질문할 거예요.

"개미핥기님이 하고 싶은 말이 이케이케 이케아하는 건가요?"

3. 표현력 이슈

✔️ 사실 표현력은 많이 써보고, 많이 읽고, 많이 적용하는 수밖에 없어요. 글쓰기는 타고난 능력도 있지만, 얼마나 익숙하냐라는 문제도 따르기 때문이죠. 생각해볼까요. 7살짜리 아이가 있어요. 엄마, 아빠, TV에서 하는 말들만 듣고 '언어를 습득해요.' 그러면 당연히 자신이 생활하는 범주 내에서 나오는 단어가 습득하겠죠? 이처럼 다양한 언어를 다방면으로 경험하지 못하면, 생활 기반의 단순한 용어만 사용할 수 있어요.

✔️ 아 그리고, 많이 쓰지 않으면 '생각을 정리하는 방법'이나, '생각을 표현하는 방법'을 알지 못해요. 즉, 어떤 정보들을 조합해, 자신의 말로 만들어 결과물을 뽑아내지 못하는 거죠. 이 부분은 진짜 많이 써보고, 써보고, 써보고, 써보는 수밖에 없다고 생각해요. 제가 그래서 많이 많이 쓰려고 노력하는 것이기도 해요.

4. 구체화 이슈

✔️ 사실 구체화는 앞선 내용의 종합적인 결과라고 할 수 있어요. 논리성도 부족해, 간결성도 부족해, 표현력도 부족하기 때문에 '구체적인 결과물'을 뽑아내지 못한 탓이죠. 앞선 능력들을 습득하면 자연스레 구체적인 실행 계획이나 결과물 등을 뽑아낼 수 있어요.

✔️ 그러면 어떻게 해야 이 문제점들을 '극적으로' 까지는 아니더라도, 보기 좋게 수정할 수 있을까요? 아티클은 다음과 같은 보고서 작성 3대 원칙을 제시합니다.

1️⃣ 보고서는 그 자체로 완결성을 갖춘다.

1STEP. 무슨 이유로 보고서를 쓰게 되었는지 보고의 목적을 정확히 기술한다.

2STEP. 수요자(보고받은 자)가 조치할 사항을 명확히 제시한다.

3STEP. 실천 가능하고 구체적인 방안을 제시하여 보고서 자체만으로 의사결정을 돕는다.

2️⃣ 보고서는 간결하고 명확해야 한다.

1STEP. 핵심 내용만 간결하게 작성한다.

2STEP. 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련 사실을 확인하여 수요자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성한다.

3STEP. 명료한 어휘를 사용하되 단어의 지나친 압축적 사용으로 본래 뜻이 왜곡되지 않도록 작성한다.

3️⃣ 보고서는 상대방 입장에서 쓴다. (저는 이 부분이 가장 중요하다고 생각합니다.)

1STEP. 보고서는 수요자의 눈높이에 맞춰 작성하며, 수요자가 이해하기 쉬운 용어 및 가독성을 높여 작성한다.

2STEP. 보고서의 내용을 충분히 이해하고, 상대방이 100% 이해할 수 있도록 작성한다. (작성자는 150% 이해하고 모든 질문에 대응할 수 있어야 한다.)

3STEP. 수요자가 필요로 하는 내용이 무엇인지 미리 확인하여, 보고서가 그에 대한 답을 포함했는지 점검하고 작성한다.

✔️ 이 외에도 아티클 작성자는 보고서를 3대 유형으로 구분하고 표로 만들어 내용을 깔끔하게 정리해놨습니다. 보고서 작성할 때, 충분히 도움이 될만한 내용들입니다. 아티클을 보고 참고해 주세요! 그 외에 보고서 작성 3가지 스킬을 적어놓으셨는데, 이 또한 함께 보시죠!

1️⃣ 보고서는 나열이 아닌 배열이다.

✔️ WHy(배경 및 현황) - What(컨셉 및 추진과제) - How(구체적인 실행계획) - So What(목표 및 기대효과)의 흐름입니다. 골든서클이라고 생각해도 무방합니다.

2️⃣ 보고서는 낱개가 아닌 덩어리다.

✔️ 생각이 많은 것은 득이 맞습니다. 하지만 정리하지 않으면 수요자에겐 독이 됩니다. 쉬운 보고서와 어려운 보고서의 독해 차이는 상당히 많은 시간을 필요로 하기 때문이죠. 아티클은 '큰 틀을 3가지로 정리해서 제시'하기를 추천하고 있습니다. 이를 따르면 깔끔하고 설득력 있는 보고서가 됩니다.

3️⃣ 보고서는 생각 표현 능력이다.

✔️ 사실 수요자 또한 보고서를 받아보는 일은 고역일 것입니다. 근데 거기에 더해 맥락도 없이, 정리도 안 된 글들이 나열돼 있다면? 아주 끔찍하겠죠. 그래서 가독성 높고, 편집과 데이터 시각화, 정확하고 간결한 문장 표현 등이 중요합니다. 그들도 스트레스를 받으면 안 되기 때문이죠.

✔️ 즉, 깔끔하고 명확하게 표현해서 보여줘야 합니다. 하지만 절대 절대 네버네버 정확성은 놓치면 안 됩니다. 간결한 것이 좋긴 하지만, 정확하고 핵심적인 내용이 증발되면 안 되니까요. 꼭 지켜야 할 사항입니다.

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