1. 질문으로 시작
여러분에게 몇 가지 질문을 해도 뵐까요? ‘네’
강사) 주무관님은 보고서를 왜 작성하나요?
수강생) 과장님께서 언제까지 작성하라고 지시해서요
강사) 네. 대부분 지시를 받고 보고서를 작성합니다. 그래서, 보고서란 보고받는 사람이 빠르고 쉽게 의사결정을 할 수 있도록 문서로 소통하는 것으로 정의하기도 합니다. 한 가지 덧붙이자면, 보고서의 본질은 문제를 해결하기 위해 작성하는 것입니다. 차후에 자세히 설명드리겠습니다.
강사) 주무관님은 보고서 하면 어떤 색깔이 떠오르시나요?
수강생) 하얀색이요
강사) 왜죠?
수강생) 보고서를 쓰려고 하면 머리가 하얗게 변하거든요
강사) 네 저도 그렇습니다. 특히, 저는 공직 초반에 혼쭐나면서 배운 기억이 아직도 납니다. 하지만, 보고서 작성 흐름을 알면, 보고서 작성이 좀 더 수월해질 수 있습니다. 자료를 일정기준으로 분류하고, 질문을 통해서 보고서를 작성하는 훈련을 꾸준히 하시면 큰 도움이 되실 것입니다.
강사) 주무관님은 보고서 작성을 어떻게 작성하고 계시나요?
수강생) 이전 자료를 짜깁기하고 있습니다. 거의 Ctrl+c, v 하면서 나열식으로 작성하고 있습니다.
강사) 주무관님이 짜깁기 보고서에서 벗어나려면 보고 대상, 내용, 목적이 분명하고, 보고받는 사람이 이해하기 쉽고 매끄럽게 편집을 해야 합니다.
왜 우리는 이렇게 보고서 작성이 어렵게 느껴질까요?
이제부터, 본격적으로 한눈에 쏙쏙 들어오는 보고서 작성법에 대해
설명드리겠습니다.
2, 이론 설명
(질문) 주무관님, 건설사들이 집을 지을 때 어떤 순서로 집을 짓나요?
(답변) 먼저, 어떤 집을 지을지 정하고, 설계도를 그립니다. 그리고, 자재를 구입하여 분류하여 묶어 놓습니다. 이후, 기초를 다지기 위해 기반 공사와 골격을 세웁니다. 그리고 그 안에 내용물들을 채우고, 마지막에 이쁘게 도색을 합니다. 그 이후, 최종 수요자에게 양도합니다.
(설명) 네, 그렇습니다. 집을 짓는 순서가 있습니다. 보고서도 마찬가지입니다. 보고서 작성 순서, 즉 흐름이 있습니다.
1단계, 목표설정에서는 주제 선정, 보고 대상, 시기 등을 고려하여 큰 틀을 설계합니다.
2단계, 자료수집․분석에서는 필요한 자료를 공문, 동료, 전문가, 또는 인터넷, AI 등을 통해 수집하여 정리하고 분류합니다.
3단계, 보고서 내용 작성에서는 개략 작성, 초안 작성으로 골격을 세우고, 내용을 보완 작성합니다. 그리고, 최종 교정의 단계를 거쳐 완성도 높은 보고서를 작성합니다.
4단계, 보고 및 후속 조치에서는 완성된 보고서를 적절한 시점에 의사결정권자가 공감할 수 있도록 보고하고, 추가 지시사항에 대해 후속조치를 합니다.
* 본 자료는 저작권법에 의해 보호받고 있습니다.