앞서 설명드린 보고서 내용 작성에 대한 이해를 돕기 위해서 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
먼저, 개략 작성 시에는 개략적인 목차와 주요 내용을 크게 크게 범주화합니다.
초안을 작성할 때는 목차, 내용 등을 구체화합니다. 이때, 띄어쓰기․오타 등 형식에 지나치게 신경 쓰지 않습니다. 그냥, 목차 안에 내용을 쭉 채워 넣는다는 느낌으로 작성합니다.
다음으로, 보완 작성할 경우에는 주제와 맥락상 불필요한 자료는 삭제하고, 이해하기 쉬운 순서로 목차를 재배치합니다. 그리고, 내용 등의 연계성도 고려하여 작성합니다.
마지막으로, 최종교정시에는 띄어쓰기, 오타 등 형식을 최종 교정하고, 보고하듯이 이야기해 보면서, 보고서 내용을 검토 및 수정합니다.
이제, 본격적으로 보고서 작성을 위한 3가지 핵심 체크 포인트에 대해 말씀드리겠습니다.
먼저, 보고받는 입장에서 작성하라는 것입니다.
보고서는 독후감처럼 자신의 느낀 점을 쓰는 것이 아닙니다. 지금 당면하고 있는 문제를 해결하기 위해 서면으로 보고하고 방침을 받아야 하기 때문입니다.
그럼, 어떻게 해야 할까요?
먼저, 상대방 배려입니다. 빠르고 쉽게 판단할 수 있도록 분류하고 엮어서 스토리텔링 방식으로 보고서를 작성해야 합니다.
다음으로, 상사의 질문을 미리 예상하고 답을 미리 준비해야 합니다.
So What?이라는 질문이 나오지 않게 보고 의미 전달과 실무 의견을 제시해야 합니다.
마지막으로, 보고서를 읽어 보면서 매끄러운 순서로 배치하고, 긴 보고서는 따로 간결하게 요약본을 작성해야 합니다.
둘째, 범주화, 즉 분류, 묶으라는 것입니다. 저는 블록이라고 하는데요.
어릴 적에 블록으로 기차, 자동차, 집 등을 만든 기억이 납니다.
(질문) 여러분! 설거지가 산더미처럼 쌓여 있으면 설거지를 하고 싶나요?
(답변) (모두) 아니요
(설명) 네, 그렇습니다. 수저는 수저대로, 그릇은 그릇대로 분류해 놓아야 설거지를 하고 싶듯이 보고서도 마찬가지입니다.
수집된 자료도 일정기준에 따라 묶어서 정리해 놓아야 보고서를 작성하고 싶은 마음이 생깁니다. 그리고, 분류된 자료는 문맥에 따라 순서대로 블록 끼워 놓듯이 끼워 넣습니다. 이렇게 묶음단위로 편집 및 배치가 쉽게 가능해져야 품질 높은 보고서를 작성할 수 있습니다.
그럼, 어떻게 분류해야 할까요?
여러 가지로 분류가 가능하지만, 세 가지만 이야기해 보겠습니다.
먼저, 시기입니다. 과거․현재․미래입니다. 통상, 추진경위, 현황, 향후계획으로 작성합니다.
다음, 순서입니다. 계획-집행-평가, 또는 검토배경-현황 및 문제점-개선방안-추진계획입니다.
마지막으로, 댓구입니다. 발생과 대응, 문제와 해결, 이런 식으로 묶을 수 있습니다. 이 외도 다양하게 분류하고 엮을 수 있습니다.
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