알면 술술 써지는 행사 세부 계획보고서 작성법

행사의 성공적 준비를 위한 꼼꼼한 행사 세부 시행계획 수립 방법

행사 세부 계획 보고서는 이미 결정된 행사기본계획을 성공적으로 추진하기 위해 행사내용뿐만 아니라 행사장 준비, 초청자 관리 등에 이르기까지 꼼꼼한 사전준비 및 절차를 담은 세부시행계획 수립보고서이다.

행사기본계획에 대해 행사주관자인 상사에게 최종 방침을 받으면, 이제 실제 행사를 세부적으로 계획해야 한다.

행사진행 사전계획, 행사주빈(기관장)의 역할과 동선, 행사준비 요원의 역할, 소요예산, 집행계획, 행사안내계획, 행사장 배치도, 행사장 통제계획, 주차계획 등 준비해야 할 사항이 한 둘이 아니기 때문에 분야별로 일목요연하게 계획을 수립해야 한다.

또한, 행사주관자가 행사에 참석하기 전에 필요로 하는 정보를 제공하는 자료임을 잊어서는 안 된다.

필자가 실제로 경험한 행사 세부 수립 계획 위주로 행사 개요, 시간계획, 세부 준비계획 등을 분야별로 간략하게 공유하고자 한다.

1. 행사 개요

ㅇ 행사목적(왜 행사를 하지?)

ㅇ 행사일시(언제 행사를 하지?)

ㅇ 행사장소(어디서 행사를 하지?)

ㅇ 참석자(누가 행사에 참석하지?)

ㅇ 주요 내용(무슨 행사를 하지?)

2. 시간(진행) 계획 : 시간대별로 주요 행사를 누가 주관(진행)하지?

ㅇ 행사진행 시간대별 소요시간, 주요 행사 내용, 행사 주관자를 명시한다. (복잡한 경우, 표로 작성한다.)

3. 세부 준비계획 : 세부 행사내용, 초청, 행사장, 안내계획, 주차계획, 홍보계획 등을 어떻게 준비해야 하지?

ㅇ (행사내용) 행사의 성격에 따라서 행사 내용을 구성하고, 필요시 본 행사 외에 식전, 식후 행사, 부대행사를 준비한다.

ㅇ (초청) 행사와 관련성 정도에 따라 초청 범위와 초청자 결정, 초청인사의 명부를 작성하고, 초청장 제작 및 발송한다.

ㅇ (행사장 준비) 행사장 구성, 좌석배치도, 참석자 동선을 작성하고, 비상대비를 위해 응급차 등을 대기시킨다.

ㅇ (안내계획) 행사안내 근무자 차출 및 행사장 배치안을 작성한다.

- (외부) 주차안내, 행사장 외부지역 안내

- (내부) 비표대 또는 내부 안내대 구성, 행사장 내부 좌석 안내

ㅇ (주차계획) 행사준비 차량과 초청인사 차량을 구분하고, 수용 가능 대수를 미리 파악하여 계획을 수립한다. 차량의 입장과 퇴장로도 확보해야 한다.

ㅇ (홍보계획) 홍보계획을 수립하고, 보도자료를 배포한다. 다양한 매체(신문, TV, SNS 등) 활용하여 홍보한다.

4. 행정사항

ㅇ 안내요원 차출, 관련기관(부서) 역할과 협조사항, 추진시기별 필요사항을 안내한다.

5. 행사 시작 전 최종 점검 및 안내 : 행사 시작 직전에 무엇을 해야 하지?

ㅇ 행사 시나리오 작성과 사전 예행연습을 한다.

ㅇ 초청인사 입장과 안내를 시작한다.

ㅇ 식순 등 식전 안내를 안다.