알면 술술 써지는 행사기획보고서 작성법

잘해야 본전인 행사, 어떻게 기획해야 잘 치를 수 있을 까요?

행사기획보고서는 행사목적(취지), 개최 일시, 개최 장소, 참석 대상, 진행 순서(절차) 등 추진방향 위주로 간략히 작성하는 기본 계획 수립 보고서이다.

우리는 일터에서 정규적 또는 비정규적으로 하는 행사 개최를 준비해야 하는 상황을 종종 마주하게 된다.

필자의 경우에도 ㅇㅇㅇ워크숍, 심포지엄, 기관행사 등 크고 작은 행사를 기획하고 준비한 경험이 많다.

행사는 잘해야 본전이라는 말은 행사기획자들 사이에서 푸념하듯 유행하는 문장이다.

그만큼 행사를 기획하는 것은 많은 시간이 필요 하지만 준비한 시간에 비하면 행사는 스치듯 지나가는 것 같다.

하지만, 행사 기획을 철저히 하지 않으면 큰 실수들이 발생할 수 있다.

이는 기관 이미지를 한순간에 나락으로 떨어 뜨리는 치명적인 행사로 인식될 것이다.

행사에서 조금의 실수도 용납하지 않는 이유이다.

따라서, 행사 취지(추진배경), 행사시기, 행사장소, 전할 내용, 참석 범위, 행사 일정(순서) 등 고려사항별로 제약요인 등을 철저히 검토해야 한다.

질문을 통해 행사기획보고서의 윤곽을 잡고 내용을 채워 나가면 쉽게 작성할 수 있다.

1. ㅇㅇ행사 기획보고서를 왜 지금 작성해야 하지? (왜 이 행사를 하지?)

검토 배경(목적과 추진방향)으로 행사를 하는 의미부여에 해당하며, 전달하려는 핵심 가치(이야기, 메시지), 행사목적을 서술해야 한다.

2. 현재 상황은 어떤지(현황파악)? -> 실태분석을 통해 문제를 도출한다.

현재상황은 행사 준비단계로 아직 행사 실행 여부 등 행사 준비가 안되어 있기 때문에

무에서 유를 창출해야 한다.

비슷한 행사류의 자료수집 및 분석 활용하면 준비 시간을 줄이는데 도움이 된다.

3. 행사추진을 위해 사전에 고려(준비)할 사항은?

('왜'라는 질문을 통해 고려사항을 검토할 수 있다.)

1) 왜 이 시기에 하지? (일시 : 일정 가능 여부)

2) 왜 여기서 하지? (장소 선정)

3) 왜 이런 행사를 하지? (행사내용)

4) 왜 이 사람들을 초청하지? (초청범위)

5) 왜 이런 식순대로 하지? (시간계획)

6) 왜 행사장을 이렇게 배치하지? 등

(행사기획 시 주로 고려해야 할 사항이다.)

ㅇ (일시) 행사 주제자, 참석자의 다른 일정과 상황을 고려하여 결정한다.

ㅇ (장소) 행사성격, 교통편의성, 초청인사의 수용성 등을 생각하여 정한다. (섬지역은 배편 등 고려)

ㅇ (내용) 핵심 메시지를 간략히 작성한다.

ㅇ (참석대상) 내부, 외부의 주요 참석자가 누구인지, 직책 등을 간략히 나열한다.

* 행사장 수용규모, 행사 관련성 정도에 따라 결정하다.

ㅇ (시간계획-식순) 행사진행 소요시간, 주요 행사내용, 주관자 명시(표작성)한다.

4. 행사를 어떻게 기획하지?(방침결정/ 결재용) * 필요시 기관장이 하실 일을 작성한다.

(행사기획 실제 작성 사례 형식이다.)

제목

ㅇ 행사 개요 * 필요시 1안, 2안 등 복수대안 가능

- (목적) *행사 개요 앞부분에 별도 작성할 수도 있음

- (일시)

- (장소)

- (주관)

- (참석)

ㅇ 시간 계획 (표로 작성)

시간 / 소요 / 행사 내용 / 주관(진행)

* 여러 안이 있을 경우 추진방법(1, 2안) 검토 필요