인정받은 숨은 비결이 있다던
‘1등급 직장인’, 알고 보니 인정받는 숨은 비결이 있다 던데...
인간이 동물과 구별되는 가장 큰 특징이 뭘까요? 그건 바로 남들로부터 인정받기를 간절히 원한다는 겁니다. 미국의 저명한 심리학자 윌리엄 제임스는 ‘인정요구’에 대해 다음과 같이 말했어요. “인간의 기본 성향 가운데 가장 강한 것은 다른 사람에게 인정받고 싶어하는 갈망이다.” 미국의 철학자 존 듀이 역시 비슷한 말을 했습니다. “인간의 본성 중에서 가장 강한 충동은 중요한 인물이 되려는 욕망이다.”
우리는 직장생활에서 그 누구보다 인정받는 중요한 사람이 되기를 원해요. 그래서 혼신의 힘을 다해서 열심히 노력합니다. 열심히 일하면 주변에서 우리를 인정할 것이라고 믿기 때문이죠. 하지만 그거 아세요? 표현방식에서 서툴면 우리는 정확한 인정을 받을 수 없다는 것을요. 그 대표적인 것이 바로 ‘의사소통’ 입니다. 상사 혹은 상대의 입장을 배려한 전문가 다운 말솜씨로 직장에서의 우리의 품격이 달라질 수 있어요.
이 장에서는 직장생활 중 상사에게 인정을 받을 수 있는 의사소통의 기술을 알아보겠습니다. 직장 상사가 직원에게 요구하는 것은 그리 많지 않아요. 크게 3가지 정도입니다. ‘업무보고’, ‘업무의 마감기한’, ‘특정 업무에 대한 지시’ 이 정도입니다. 이 3가지 상황에서 상사의 입장을 배려하고 우리의 능력을 인정받을 수 있는 말솜씨는 무엇일까요?
첫 번째, 상사에게 업무보고를 할 때는 ‘두괄식 보고’를 하는 겁니다.
직장에서는 모두가 바쁘고 자신의 시간이 낭비되는 것을 원치 않아요. 상사는 핵심을 원합니다. 핵심이 되는 결론을 먼저 보고하고 그 후에 짧게 부연설명을 하는 것이 상대를 배려하는 보고방식입니다. 업무보고를 하는 두 사람을 살펴보겠습니다.
명문대를 졸업하고 H 건설에서 현장소장으로 근무 중인 김난처 씨는 공사 진행 현황을 다음과 같이 보고했어요.
“H 사장님, A 현장의 대단지 아파트 공사 관련해서 보고드릴 사항이 있습니다.”
“무슨 문제라도 생겼습니까?”
“네, 조금 문제가 발생했습니다. 내일까지 마무리가 되어야 할 공사가 있는데, 자재가 아직 도착하지 않았습니다. 업체에 알아보니 그 자재를 구하지 못했다고 합니다. 그래서 다시 여러 업체를 알아봤습니다. 노력 끝에 적당한 업체를 발견했고, 다행히 오늘 오후까지 자재납품이 가능하다고 합니다. 다만 단가가 조금 비쌉니다. 예상된 공사대금에서 초과 될 것 같은데 어떻게 할까요?”
결론부터 말하자면 김난처 씨는 사장의 입장을 전혀 고려하지 않은 업무보고를 하였어요. A 현장공사가 끝나면 B 현장에서는 소장의 임무를 맡기 힘들 것 같습니다. 김난처 씨의 업무보고는 무엇이 문제였을까요?
첫 문장에서 공사 관련 보고드릴 사항이 있다고 하면서 H 사장에게 긴장감을 주었어요. 상대가 ‘할 말이 있다’라고 하면 ‘듣는 사람’ 입장에서는 좋은 이야기라고 생각하지 않습니다. 그리고 긴장부터 하게 되죠. H 사장님은 분명히 긴장부터 되었을 겁니다. 김난처 씨는 그 후로도 여러 가지 문제 상황을 나열하면서 지속적인 긴장감을 주고 있어요. 문제 상황만을 장황하게 나열하고는 결론에서 문제해결을 위한 과제를 오히려 사장에게 떠넘겼어요. 바쁜 사장은 직원이 문제 상황을 해결해 주기를 원한다는 사실을 기억해야 합니다.
일 잘하기 소문난 박재능 씨의 업무보고는 다음과 같았습니다.
“H 사장님, C 현장 대단지 아파트 공사가 잘 진행되어 가고 있습니다. 다만 아셔야 할 사항이 있어서 보고를 드리겠습니다.”
“네, 말씀해 보세요.”
“내일까지 마무리되어야 공사가 있는데 현재 거래업체에서 자재납품이 되지 않고 있었습니다. 타 업체를 선정하여 자재납품을 오늘 오후까지 받기로 하여 공사는 예정대로 진행이 됩니다. 다만 5 백만원 정도의 예산초과가 발생했지만, 이 업체와 계속 적인 거래를 한다면 다른 자재를 구매할 때 할인적용이 가능해서 초과 된 비용은 만회 가능합니다.”
박재능 씨는 첫 문장에서 H 사장에게 잘되어 가고 있음을 언급함으로써 안심하고 업무보고를 듣게 배려를 했습니다. 두괄식으로 업무의 현황에 대한 결론을 보고 함으로써 불필요한 시간 낭비를 줄였어요. 발생 된 문제에 대한 해결책까지 보고함으로써 일 잘하는 인재로 다시 한번 확인받은 샘입니다. 놓치면 안 될 또 하나의 중요한 포인트는 ‘5 백만원’이라는 정확한 숫자입니다. 정확한 숫자는 보고자의 업무 능력에 대한 신뢰감을 형성하는데 결정적인 역할을 할 수 있어요.
인정받는 두 번째 비결은 상사가 업무 마감이 가능한 기한을 물어볼 때 가능한 날짜를 정확하게 보고해야 합니다.
패션 전문회사 본부장 뷰티킴은 신제품 카타롤그가 언제까지 완성될지 마케팅팀장에게 물어보았어요. 두 명의 팀장의 보고 내용은 각각 다릅니다. 어느 쪽이 본부장의 입장을 배려한 보고일까요?
먼저 정 애매 팀장의 보고는 다음과 같습니다.
“본부장님, 지금 이제 막 카탈로그를 디자인팀으로 넘겼습니다. 디자인 팀에서는 일주일 정도 걸린다고 합니다.”
“그럼 다음 주 수요일까지 카탈로그가 완성되나요?”
“아뇨. 차장님께 보고드리고, 수정할 것이 있으면 다시 수정해야 합니다.”
“그럼 수정하고 바로 가능합니까?”
“아~그것이 차장님께 결재 올리면 보통 이틀 후에나 답변을 주셔서요.”
“언제 그럼 금요일에 나옵니까?”
“네. 앗 차~ 잠깐! 금요일이 공휴일이네요, 월요일은 제가 출장이 있어요. 화요일에 최종적으로 차장님 결재를 받고 나면, 수요일에 제가 확인하고 목요일쯤 보고를 올릴 수가 있겠네요.”
“참나, 도대체 업무보고가 왜 이 모양입니까?”
“앗, 죄송합니다. 본부장님.”
본부장 뷰티킴이 업무완성기한에 대한 보고를 듣기까지 질문을 여러 번 해야 했습니다. 여러 번의 질문과 시간 낭비로 본부장 뷰티킴은 이미 잔뜩 화가 난 상황입니다. 그리고 정 애매 팀장은 일을 못 하는 사람으로 제대로 낙인이 찍혔어요.
일 잘하는 신 정확 팀장의 보고는 다음과 같습니다.
“본부장님, 이번 신제품 카탈로그는 2주 후인 13일 목요일까지 완성이 됩니다.”
“그래요? 8일 정도면 될 텐데, 왜 이렇게 오래 걸리죠?”
“네, 현재 디자인팀에 넘겼지만, 차장님께서 보시고 수정이 필요한 사항이 있으면 수정을 해야 합니다. 금요일은 휴일이고, 월요일은 제가 출장이라서 수요일까지 정확한 점검 후에 보고를 올릴 수 있습니다.”
“그렇군요. 알겠어요. 수고해요.”
신 정확 팀장은 정확한 마감 일자를 보고했습니다. 그리고 본부장 뷰티킴이 마감 일자가 늦어지는 그 이유를 물어볼 때 자초지종을 아주 간략하게 설명했어요. 자초지종을 말해야 할 상황에서 너무 길게 말하면 자칫 변명처럼 들릴 수 있으니 주의가 필요합니다. 짧고 명료하게 보고했던 신 정확 팀장은 일 처리가 정확하고 명석한 인상을 줍니다.
인정받는 세 번째 비결은 업무의 지시가 있을 때 적당한 질문을 통해서 상사의 니즈를 정확하게 파악하는 것입니다.
다음의 두 사례를 살펴볼까요. 외식업체 사장 로즈킴은 홍보팀 부장을 불러서 다음과 같은 요구를 했습니다.
“이봐, 최 부장! 우리 회사 도시락 광고가 너무 구려. 좀 더 쌈박하게 해봐. 요즘 트랜드에 안맞잖아. 어떻게 안 돼겠어?”
“네, 바로 조치를 취하겠습니다.”
이 말과 함께 최 부장은 도망치듯 나옵니다. 많은 직원이 흔히 하는 실수입니다. 보통의 직원들은 사장의 지시에 “네”라는 대답을 하고 해결책을 찾는 것이 프로답다고 생각해요. 사장 로즈킴은 자신의 의견을 전달하고 싶었는데, 너무 빨리 사라진 최 부장 덕분에 못했습니다. 사장의 니즈 파악조차 되지 않은 최 부장은 자신의 부하인 박 과장과 장대리만 잡습니다.
반면에 일 잘하는 백 부장은 다음과 같이 말했어요.
“사장님, 역시 탁월하십니다. 저도 현재 진행 중인 광고가 요즘 트랜드에 맞지않다는 생각을 했습니다. 요즘은 TV 광고보다 유튜브나 인스타를 통한 광고를 더 많이 하는 추세입니다. 출연자도 연예인보다는 인기 유튜버나 인플루엔서들이 더욱 브랜딩이 잘 되어있고요. 혹시 사장님께서 원하시는 방향이 있습니까? 아님, 마음에 드시는 경쟁사 광고가 있으신지요.”
“요즘 인기 있는 먹방 유튜버들이 직접 식당 찾아다니며 홍보하는 것도 괜찮던데.”
“아~네, 우리 회사 이미지와 잘 어울리는 인기 유튜버를 선정해서 광고안을 짜도록 하겠습니다. 혹시 사장님께서 눈여겨보신 유튜버는 누구인가요?”
이 정도로 질문을 한다면 로즈킴 사장의 마음에 흡족한 광고안을 어려움 없이 만들어 낼 수 있습니다. 상사의 업무지시가 있을 때 질문 하는 것이 실력 없는 중간관리자로 여겨질까 봐서 질문을 꺼리는 경우가 종종 있어요. 하지만 그것은 잘못된 생각입니다. 구체적인 질문을 통해서 상사가 원하는 니즈를 정확하게 파악해야 해요. 그렇게 했을 때, 상사가 원하는 방향으로 업무가 진행되고 회사에서는 일 잘하는 능력자로 인정받을 수가 있습니다.
직장 내에서 일 잘하는 사람으로 인정받기 위한 3가지 대화법을 알아봤습니다.
먼저 업무보고를 할 때는 두괄식으로 보고합니다. 그리고 첫 문장에서 긍정적인 진행보고를 함으로써 상사가 안심하고 듣도록 배려해 주세요.
두 번째 업무의 기한을 보고할 때는 정확한 날짜를 보고해야 합니다. 부연설명이 필요할 때는 최대한 간결하게 해야 변명처럼 들리는 것을 막을 수 있어요.
세 번째 상사의 업무지시가 내려지면 적당한 질문을 통해서 상사의 니즈를 파악해야 합니다. 그래야 상사가 원하는 것을 만들어 낼 수가 있답니다.
대화법도 중요하지만, 무엇보다 중요한 것은 자신의 업무 실력을 높이는 노력을 해야 합니다. 자신감 있는 직장생활을 위해서 충분한 지식을 습득하고 미리 준비하는 것이 가장 중요합니다. 사람은 자신이 잘 할 수 있는 분야에서 더욱 멋진 성과를 낼 때 본연의 자존감이 올라가고 비로써 행복이라는 것을 느낄 수 있어요. 업무지식을 열심히 쌓고 상대를 배려하는 소통을 통해서 능력을 인정받는 1등급 직장인이 되어보아요.