팀에게 칭찬받는 15가지 회의 방법
과연 우리 팀은 회의를 효율적으로 하고 있을까?
회의합시다.회의는 회사에서 매우 중요한 업무 중 하나입니다.
회의를 통해 진행 상황이나 이슈를 공유하기도 하고 향후 계획에 대해 함께 논의를 하기도 하는데요,
이렇게 중요한 업무인 회의를 제대로 준비하지 않으면 회의에 참석하는 팀원들의 소중한 시간을 낭비하게 되기 때문에 회의 진행자는 철저하게 회의를 준비하고 진행해야 합니다.
그래서 오늘은 팀원들에게 칭찬을 받게 되는 회의 방법 15가지를 소개해 보도록 하겠습니다.
1. 회의 전, 꼭 필요한 회의인지 먼저 고민해 보세요.
실무 하기도 바쁜데 자꾸 회의를 모으는 건 팀의 리소스를 낭비하게 합니다. 모여서 논의를 해야 할 필요가 없는 단순한 정보 공유는 회의가 아니라 메일이나 메신저를 활용하여 비동기로 진행하는 것을 추천드립니다.
2. 꼭 필요한 참석자만 초대하세요.
관성적으로 모든 팀원을 초대하지 마세요. 만약 어떤 팀원이 오늘 회의에 필요한지 잘 모르겠다면 본인 또는 팀원들에게 물어보세요. ‘오늘 이러한 안건에 대해 논의해야 하는데 A 팀원이 오늘 회의에 들어와야 할까요? 리소스 낭비를 막기 위해 여쭈어봅니다.’와 같이요.
3. 회의의 목표와 안건을 확실하게 설정하세요.
오늘 회의의 목표는 무엇인가요? 어떤 안건에 대해 의사결정을 하는 것인지, 업무를 분배하는 것인지, 아이데이션을 하는 것인지, 결과 보고 및 피드백을 하는 것인지 회의의 목표를 확실하게 설정하세요. 그리고 그에 맞는 안건을 준비해 주세요.
4. 회의당 안건은 최대 3개를 넘지 않게 해주세요. (1시간 기준)
1시간을 기준으로 메인 안건 1개, 서브 안건 2개가 최대입니다. 안건이 더 많다면 회의 시간을 연장하거나 회의를 나눠 잡으세요. 회의 시간 역시 최대 2시간까지만 연장하세요. 그 이상은 참석자들의 집중력이 떨어져 좋은 논의를 하기 어렵습니다. 또한 안건의 주제가 다르다면 회의를 나누는 것이 참석자들의 사고 스위치를 바꿀 수 있어 더욱 집중도 있는 회의가 가능합니다.
5. 안건은 난이도, 우선순위 등을 고려해서 배치하세요.
안건은 쉬운 안건 → 어려운 안건 → 쉬운 안건 순, 급한 안건 → 덜 급한 안건 순으로 진행하게끔 배치해 주세요. 처음에는 쉬운 안건으로 웜업을 해주고 어려운 안건으로 넘어가면 효율적으로 리소스를 쓸 수 있습니다.
6. 회의 목표와 안건을 사전에 공유하세요.
참석자들이 오늘 회의에서 어떤 이야기를 해야 할지 미리 고민해 올 수 있게 사전에 회의 목표와 안건을 공유해 주세요. 회의를 시작하고 안건을 공유하면 그때 고민을 하기 때문에 원활하게 논의가 안되거나 순간적으로 떠오른 설익은 의견들이 오고 가게 됩니다. 늦어도 회의 1시간 전에는 공유하시는 걸 추천드립니다.
7. 회의록은 미리 준비하세요.
회의록 내용 중 미리 작성할 수 있는 부분들은 작성해 보세요. 회의에 들어가서 작성하느라 낭비하는 시간이 줄어듭니다. 회의할 땐 회의에만 집중할 수 있도록 미리 준비하는 게 좋습니다.
8. 본격적인 안건을 논의하기 전 5분 정도 아이스브레이킹을 진행하세요.
가벼운 주제나 오늘의 기분을 돌아가며 말하는(Check-in) 등 참석자 모두가 입을 열게 하세요. 처음부터 바로 회의에 들어가면 이야기가 잘 안 나오게 되고 처음에 입을 안 연 참석자는 회의가 끝날 때까지 입을 안 엽니다. 간단한 아이스브레이킹으로 모두가 입을 한 번씩 열고 회의를 시작하는 게 좋습니다.
9. 발화량이 적은 참석자에게는 질문을 해보세요.
좋은 회의는 참석자들 모두가 적절하게 의견을 내어 주고받는 것인데요, 참석자의 성향상 발화량이 적은 멤버가 있기 마련입니다. 그런 참석자들에게는 본인의 생각이 어떤지 중간중간 의견을 물어보세요.
10. 안건과 관련이 없지만 논의가 필요한 내용은 '파킹랏'을 활용하세요.
파킹랏(Parking lot)은 주차장이라는 뜻입니다. 주차장에 자동차를 보관하듯 본 회의의 안건과는 관련이 없지만 충분히 논의를 해볼 필요가 있는 안건이라면 파킹랏에 보관하고 다시 본 안건의 내용으로 돌아가세요. 안건과 다른 이야기를 하고 있다면 회의 퍼실리테이터가 적절히 끊어주어야 합니다.
11. 회의가 길어질 경우 디테일한 내용은 메신저로 논의하세요.
담당자 간 세부적인 논의는 회의가 아니라 회의가 끝난 후 별도로 진행하세요. 해당 안건과 관계가 없는 참석자들이 있는데 거기서 담당자들만 아는 이야기를 10분씩 하고 있으면 다른 참석자들의 시간을 낭비하게 됩니다. 자세한 논의가 필요할 경우 "이 논의는 회의가 끝나고 따로 논의하시죠"라고 마무리하고 다음 안건으로 넘어가시면 됩니다.
12. 회의를 마무리할 때 오늘 논의한 내용의 결론을 가볍게 정리하세요.
그래서 오늘 회의의 결론이 무엇인지 정리를 해주세요. 그래야 모두가 같은 결론을 가지고 돌아가서 같은 방향의 일을 합니다. 그리고 기억에도 남고요.
13. 누가, 언제까지, 무엇을 해야 하는지 액션플랜을 확실하게 정하세요.
결론에서 나아가 액션플랜까지 확실하게 정해주세요. 액션플랜에는 1)누가, 2)언제까지, 3)무엇을 해야 하는지 명확하게 기재되어 있어야 합니다.
14. 회의에 대한 회고를 진행하세요.
오늘 회의가 어땠는지, 더 좋은 회의를 하기 위해서 어떻게 변화해야 하는지 회의에 대한 회고를 짧게라도 진행해 보세요.
15. 회의 참석에 대한 감사 인사로 마무리하세요.
바쁜 와중에도 참석해 주고 열심히 의견을 제시해 준 참석자들에게 감사의 인사를 전하며 마무리해 보세요.
오늘 이렇게 15가지의 회의 방법을 소개해 드렸습니다.
회사를 다니다 보면 직급이 올라감에 따라 또는 직군에 따라 회의를 진행하는 순간이 오기 마련인데요,
이 글이 좀 더 효율적이고 실효성 있는 회의를 진행하시는 데 도움이 되길 바라겠습니다.
오늘도 회의를 준비하고 진행하느라 고생하신 모든 팀장님, PM님, 리더님들 수고 많으셨습니다.