완곡한 거절메시지는 어떻게 쓸까?
스피치라이터가 알려주는 일터의 각종 글쓰기
거절은 누구에게나 어려운 일입니다. 그러나 적절한 방법으로 거절을 전달하면 상대방도 이해하고 수용할 가능성이 커집니다. 거절의 기술은 단순히 "안 됩니다"라고 말하는 것이 아니라, 왜 안 되는지, 그리고 대안이 있는지를 명확하고 배려 있게 설명하는 것입니다.
1. Point: 먼저 명확히 거절한다
거절의 첫 단계는 명확하게 "안 됩니다"라고 밝히는 것입니다. 어차피 안 되는 일을 빙빙 돌리며 설명하면 상대방은 더 짜증을 느낄 수 있습니다. 따라서 처음부터 안 된다는 점을 분명히 하여 기대를 불필요하게 키우지 않는 것이 중요합니다.
2. Reason: 근거를 제시하며 배려를 담아 설명한다
왜 안 되는지에 대한 객관적인 근거를 제시하는 것은 필수입니다. 이때 상대방의 마음을 헤아려, 거절하게 되어 나도 참 아쉽다는 점을 함께 전달하면 좋습니다. 중요한 것은 상대와 대결 구도를 만들지 않는 것입니다. 우리는 서로 다른 입장에 있을 뿐, 상대방의 요구가 불합리하거나 잘못된 것이 아님을 인식시켜야 합니다.
3. Example: 자신만 안 되는 것이 아님을 설명한다
"너만 안 된 게 아니라, 다른 사람도 안 된다"는 점을 강조하여 상대방이 괜한 자책을 하지 않도록 돕습니다. 예를 들어, "되는 것은 기준에 맞는 이것뿐이다"라고 명확히 설명함으로써, 공정성과 일관성을 유지합니다. 이러한 방식은 상대방이 불필요한 오해를 하지 않도록 돕습니다.
4. Point Again: 다시 한번 단호히 거절한다
마지막으로, 혹시 다른 방법을 기대할까봐 다시 한번 명확히 "진짜 안 된다"고 단호히 말합니다. 이를 통해 상대방이 불필요한 희망을 품지 않도록 하여, 소위 '희망고문'을 하지 않도록 합니다.
도움이 되실 만한 현업 사례를 소개합니다. 자신의 내용에 맞춰 쓰시면 격식을 갖추면서도 단호하고, 배려하는 거절 메시지를 쓰실 수 있습니다. 여기서 PREP 글쓰기 패턴은 어떠한 글을 쓸 때도 다 적용될 수 있는 검증된 논리구조입니다.
1. Point
○○○님, 저희 한전에 특별한 제안을 주셔서 깊이 감사드립니다. 다만, 작품의 예술성에도 불구하고 공기업의 법적 여건 상 후원할 수 없음을 송구스럽게 생각합니다. 또한, 한전의 문화예술 후원 정책에 대해서도 소상히 안내드립니다.
2. Reason
저희 한국전력은 국가와 국민을 위한 전력공급의 안정성과 공익성을 최우선 가치로 삼고 있습니다. 사업뿐만 아니라, 문화예술 후원의 경우도 꿈나무 발굴·육성, 문화 소외지역 콘서트, 지자체·언론사 주관 지역문화행사 후원 등 ‘국가 문화예술 발전과 국민 모두가 누릴 수 있는 공공 문화 후원’을 시행하고 있습니다.
3. Example
현재 시행 중인 ①내일의 예술전(예술의 전당), ②KBS한전음악콩쿠르(KBS), ③동아무용콩쿠르(동아일보) 등이 대표적인 사례이며, 이를 통해 한전은 공공기관의 사회적 책임과 ESG 경영을 실현하고 있습니다.
4. Point Again
이러한 이유들로 저희 한전은 민간기업과 달리, 특정 개인의 예술 공연 또는 전시 후원이 불가함을 널리 양해해 주시기 바랍니다. 귀하의 예술 활동에 많은 성취가 있기를 진심으로 기원드립니다. 감사합니다.
거절은 어렵지만, 이러한 과정을 통해 상대방이 이해하고 수용할 수 있도록 돕는 것이 중요합니다. 명확하고 배려 깊은 거절의 기술을 통해 더 나은 커뮤니케이션을 이루어 나가시길 바랍니다.
