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Jan 15. 2024
PARA 정보 관리 방법론
몇 초 안에 디지털 생활을 정리할 수 있는 간편한 시스템
디지털 정보 관리 방법론 중 PARA 방법론이라는 것이 있다. Projects, Areas, Resources, Archives 단어의 앞글자를 따서 PARA라고 부르는데, '세컨드 브레인'에 관심이 생기면 자연스럽게 만나게 되는 방법론이다.
이 방법론을 언급한 이유는 요즘 이 방법론을 적용해 개인 노션을 리모델링하고 있기 때문이다. 따라서 이 글에서는 방법론을 공부하기 위해 원본 글을 번역하며 정리한 내용을 다룰 예정이다.
https://fortelabs.com/blog/para/
※ 다수의 의역을 포함한 글이며, 번역했을 때 글의 흐름을 방해한다고 판단한 문장은 과감히 삭제했다.
인트로
들어가기에 앞서, 이상적인 관리 시스템Organizational System을 잠깐 생각해 보자. 우리의 삶에서 보게 되는 모든 정보, 문서, 파일, 노트, 의제 그리고 조사 자료 등을 쉽게 보관할 수 있으며, 필요할 때 빠르고 정확하게 찾을 수 있는 시스템을 말이다.
일단 이런 시스템은 전제 조건을 가진다. 최초에 세팅하기 쉬워야 하며, 이후에 유지 관리는 더 쉬워야 한다. 그리고 시스템은 유연해야 하며, 우리 삶의 다양한 이벤트에 맞춰 조정할 수 있어야 한다. 마지막으로 여러 장소에서 동시에 사용할 수 있을 만큼 포괄적이어야 한다. 예를 들어 컴퓨터 파일 시스템, 클라우드 저장 플랫폼(Dropbox, Google Drive 등), 또는 디지털 노트(에버노트, 옵시디언, 노션 등) 앱처럼 말이다.
하지만 무엇보다도 이 이상적인 관리 시스템은 우리의 경력과 삶에 구체적인 혜택을 직접 가져다줄 수 있어야 한다. 즉, 우리가 일을 할 때 가장 중요한 '프로젝트'를 완수하고 목표를 달성하는 것(생산성)을 대폭 가속화할 수 있어야 한다.
따라서 우리의 삶을 관리하기 위한 최고의 시스템은 쉽게 실행할 수 있고 동작 가능해야 한다. 우리의 길에 더 많은 장애물을 놓는 대신, 일을 더 쉽게 시작하고 마무리할 수 있는 과정을 만들어야 한다.
이를 위하 10년 이상 개인적인 실험, 수천 명의 학생을 대상으로 한 교육, 세계 최고의 전문가들을 코칭한 경험을 통해 나(저자, 티아고 포르테)는 PARA 시스템을 만들었다. 모든 종류의 디지털 정보를 어떠한 플랫폼에서든 세팅할 수 있도록 간단하고, 포괄적이며 극도로 유연한 것을 목적으로 말이다.
당신의 삶 전체를 아우를 수 있는
4가지 카테고리
PARA ⓒ fortelabs.com나는 우리가 살아가며 얻는 정보를 4가지 카테고리에 분류할 수 있다는 간단한 관찰에 기초해서 PARA 방법론을 제작했다. 4가지 카테고리는 아래와 같다.
1. 프로젝트(Projects)
- 단기간 특정 목표를 향해 노력하는 진행 중인 작업을 의미한다.
- 예시) 웹사이트 디자인, 새 컴퓨터 구입, 연구 보고서 작성, 욕실 리모델링, 스페인어 강의 완강, 거실에 새 가구 배치 등
2. 책임 영역(Areas)
- 지속적으로 신경 써야 하는, 장기간 책임져야 하는 영역을 의미한다.
- 예시) 마케팅, 인사, 제품 관리, 건강, 재정, 자녀, 글쓰기 등
3. 관심사(Resources)
- 당장은 유용하지 않아도 미래의 프로젝트에 유용할 만한 정보를 의미한다.
- 예시) 그래픽 디자인, 개인 생산성, 커피, 웹 디자인, 프랑스 문학, 노트 필기, 습관 형성, 사진 등
4. 보관(Archives)
- 다른 세 카테고리에서 용도가 끝난 것, 나중에 참조할 용도의 정보를 의미한다.
- 예시) 종료 프로젝트, 없어진 책임 영역, 끝난 관심사 등
PARA ⓒ fortelabs.com정보를 분류할 때는 4가지 카테고리를 기준으로 폴더를 만든다. 그리고 개별 폴더의 하위에 소수의 서브 폴더를 만든다. 예를 들어 아카이브 폴더 밑에는 '종료된 프로젝트', '없어진 책임 영역', '끝난 관심사' 세 가지 폴더가 있다.
가장 중요한 것은 정보 관리가 복잡하면 안 된다는 것이다. 단순해야 함을 기억하자. 그래야 시간을 더 효율적으로 관리할 수 있다.
정보를 프로젝트와 목표에 따라
정리하는 것이 핵심이다.
우리는 학생 시절 정보를 정리할 때면 보통 과목별로 정보를 정리했다. 그래서 우리는 성인이 되어서도 비즈니스, 마케팅, 기획, 디자인, 아이디어 등 광범위한 주제에 문서를 정리했다.
하지만 한번 생각해 보자. 직장이나 삶에서 우리는 무엇을 위해 노력하는가? 우리는 좋은 결과를 얻기 위해 노력하며, 이를 목표로 한다. 예를 들어 신제품을 출시하거나, 중요한 결정을 내리거나, 새로운 프로모션을 기획하거나, 월간 영업 이익에 도달하려고 노력하는 것처럼 말이다.
문제는 바쁜 하루 속에서 단 하나의 필요한 정보를 찾기 위해 '기획'과 같은 방대한 주제를 뒤져 볼 시간이 절대적으로 부족하다는 것이다.
그래서 학생 때처럼 광범위한 주제에 따라 정보를 정리하는 것이 아니라, 지금 당장 전념하고 있는 프로젝트와 목표에 맞게 정리하는 것이 바람직하다. 즉, 정보를 실행가능성에 따라서 정보를 정리(Organize by Actionability) 해야 한다.
예를 들어, 그래픽 디자인 프로젝트를 진행 중이라면, 해당 프로젝트와 관련된 모든 노트, 문서, 자산 및 기타 자료를 한 곳 정리하고 있어야 필요할 때 바로 사용할 수 있다.
프로젝트별로 정리해야 하는 이유
한 임원을 컨설팅할 때의 일이다. 그 임원에게 현재 진행 중인 프로젝트 목록을 작성해 달라고 했더니 '채용, 행사, 보고, 전략 수립, 연구, 휴가, 전문성 개발, 생산성'이라고만 작성해서 나에게 보여줬다. 사실 이 목록은 위에서 언급한 책임 영역Areas에 해당하는 것이며 프로젝트Projects가 아니다. 이렇게 프로젝트를 작성하게 되면 두 가지 문제를 만날 수 있다.
작가 편집 ⓒ fortelabs.com