노션 (Notion) 소개, 협업 팁
- 효율적인 원격근무를 위한 툴 소개
지난 포스팅에서 원격근무, 재택근무와 다른 점에 대한 이야기를 해 보았다. 이미 해외에서는 사무실을 떠나서 어떤 공간에서든 사내의 팀과 업무를 할 수 있는 환경이 갖추어진 회사를 쉽게 볼 수 있다. 한국의 경우 이보다는 늦지만, 곧 글로벌 트렌드를 따라갈 것으로 생각한다. 곧 다가올 변화에 적응하고자 하는 기업 혹은 자기 개발을 하고 싶은 개인을 위해서 TSP에서 앞으로 원격근무에 효율적인 툴을 몇 가지 소개하고자 한다.
이번 포스팅에는 그 첫 번째 솔루션인 노션(Notion)에 대한 이야기이다.
https://blog.naver.com/trustsp/223317273476
원격 근무에서 가장 핵심은 업무 효율을 높일 수 있는 툴이 사내에 자리 잡아야 한다는 것이다. 대기업의 경우 전사적으로 회사에서 사용하는 그룹웨어 등 프로그램을 개발해서 사용하고 있지만, 중소 규모의 회사가 이런 솔루션을 개발하는 건 쉽지 않다. 하지만, 굳이 직접 개발할 필요도 없다. 바로 노션같은 솔루션이 있기 때문이다. 해외부터 시작된 솔루션이지만, 최근 한국 회사에서도 Notion(노션) 등 원격근무에 사용되는 툴을 사용하는 사람이 늘고 있다.
간단한 노트 vs 협업 툴?
노션은 종종 에버노트와 비교되지만, 근복적인 출발점 (목표) 자체가 다른 솔루션이다노션은 종종 에버노트와 비교된다. 에버노트의 경우, 실제 노트를 들고 다니며 메모하는 것을 온라인 공간에 그대로 옮겨 놓은 것이라고 생각하면 된다. 그런데, 종이 노트와 달리 강력한 검색(다양한 태그 검색도 되지만, 키워드 검색 엔진처럼 키워드를 넣고 검색할 수도 있다!) 이 핵심이다.
에버노트는 여기에 지속적으로 새로운 기능이 추가되었다. 예를 들어 핸드폰으로 명함 사진을 찍으면 자동으로 텍스트를 인식해서 주소록에 저장해 주는 기능이라든지, 노트를 공유하는 기능 등 협업 기능도 점차적으로 추가되기 시작했다. 하지만, 여전히 에버노트는 ‘노트'를 하는 기능이 메인인 솔루션이다.
반면, 노션은 협업을 하는 기능을 메인으로 시작해서 노트 기능을 강력히 추가한 솔루션이다. 시작 자체가 조금 다르다. 일단, 협업이라니, 직관적으로 잘 이해되지 않는 사람들을 위해 실제 사례를 각색한 이야기를 하나 소개한다.
/* 각색한 이야기 */
늘 단독으로 프로젝트를 진행했는데, 이번에 고객의 요청으로 다른 업체와 협업해서 공동으로 프로젝트를 진행하게 되었다. 거절할까 무척이나 고민을 많이 했지만, 아마 거절하면, 다른 업체가 단독으로 진행하고 미래의 프로젝트 기회도 사라질 것이 분명하다.
사내에서 일을 할 때는 담당자들끼리 모여 수시로 회의를 진행했다. 이메일이나 메신저로 To-do를 진행하는 것보다 어차피 앞뒤로 앉아 있으니 커피도 한잔할 겸 회의룸에 모여 수시로 회의를 진행했다. 그런데, 외부의 업체와 일을 진행하니 이메일 및 카톡으로 일을 진행해야 했다.
카톡으로 PDF 문서 전달드리고, 연락드렸는데요.
이메일에 참조(cc) 항목에 넣지 말아야 할 사람을 잘못 넣고 비명을 질렀다!분명 협업하는 업체에 단체 카톡으로 PDF 문서를 전달했는데, 업체는 받지 못했다는 것이다. 보낸 메시지에 있는데, 받지 못했다고 하니 답답했다. 하지만, 협업하는 업체에 따질 수도 없어, 카톡으로 보낸 파일을 이메일로 중복해서 보내기 시작했다. 그러다 대형 참사(?)가 벌어졌다. 이름이 같은 사람이지만 다른 업체의 담당자를 참조에 잘못 넣어 보내기 시작한 것이다. 어쩐지 업체에서 자꾸만 자료를 받지 못했다는 빈도가 늘어 이상하게 생각했는데…
/* 각색한 이야기 */
보통 여러 업체가 협업하면 이런 대형 참사가 발생하기도 한다. 이런 상황에서 노션(Notion) 툴이 큰 도움이 된다.
협업할 때 편리한 노션의 기능을 몇 가지 요약하면;
1) 업무 노트를 만들어 웹 사이트로 발행할 수 있다. 오직 암호화된 웹 주소를 알아야만 접근 가능한 링크가 생성된다. (아래처럼 링크를 언제까지 유효하게 할 것인지까지 설정할 수 있다.)
2) 문서에 다양한 미디어를 첨가할 수 있다. (사진, 영상, 테이블, Bullet Point 아이템 등등) 따라서 프로젝트에 사용하는 모든 파일을 같은 페이지에 upload 해서 사용할 수 있다.
문서에 다양한 미디어를 추가할 수 있다3) 생성한 뒤 수정한 내용을 확인할 수 있다. (문서 히스토리가 모두 보인다. 업데이트된 내용에 문제가 있는 경우 마지막 수정한 내용으로 Rollback 즉, 복원할 수 있다.) 이런 기능은 공동으로 작업할때 무척 유용하다.
마지막 수정한 내용을 확인하고 복귀할 수 있는 기능이 있다4) 협업하는 업체는 이 내용을 받아, 노트의 부분 부분마다 코멘트를 (댓글)을 남기거나, 추가 자료 등을 노트에 바로 upload 할 수 있다.
Web Page에 upload 해서 협업하는 업체에 링크를 전달하면 된다노션은 강력한 데이터베이스가 뒷받침 된 솔루션이다. 이 때문에, 방대한 자료를 첨부하고 빠르게 검색할 수도 있으며, 테이블 속에서 다른 문서의 데이터베이스를 참조하게 할 수도 있다. 물론, 이렇게 복잡한 기능을 모두 사용하려면 은근 공부(?)를 해야 한다.
하지만, 위에 언급한 기본 기능만 사용하더라도, Email 혹은 카톡으로 프로젝트를 진행하는 것보다는 훨씬 효율적으로 업무를 진행할 수 있다.
어떤 솔루션이든 도입하자마자 적응할때까지 Learning Curve (배우는데 들어가는 노력)이 필요하다. 노션도 크게 다르지 않다. 하지만 원격근무를 고려하고 있거나 원격근무가 아니더라도 외부 업체와 협업이 많은 상황이라면 솔루션 공부를 시작해 보는 것도 좋을 것 같다!
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