회계 및 재무관리 외주 서비스 vs BPS 서비스?
스타트업이나 소규모 기업이 중소기업으로 도약할 때 가장 먼저 겪는 성장통 중 하나가 회계와 재무관리 문제다. 특히 회계 업무는 일반적으로 외부 기장 서비스를 활용하거나, 확장된 형태로 재무관리 전체를 대행하는 외주 업체와 협업하는 경우가 많다. 그러나 이런 외부 서비스를 이용할 때에도 내부에서 이를 제대로 관리할 담당자가 반드시 필요하다. 내부에 인력이 부족해서, 혹은 경영자의 시간을 좀 더 확보하기 위해서 회계 기장서비스 혹은 재무관리 외주 서비스를 이용하기로 했다면 기대와 다른 결과 때문에 놀라는 경우가 종종 벌어진다!
이를 좀 더 명확히 보여주기 위해 실제 사례를 각색한 이야기를 소개한다.
*다음 사례는 실제 기업 이야기를 각색한 것입니다.
회계 및 재무관리 외주 서비스와 BPS(비지니스 프로세스 서비스) 어떻게 다를까?▶ 김민준 대표와 넥스트엔진
대기업 R&D 팀에서 오랫동안 핵심 기술을 개발해 왔던 김민준 대표는, 자신의 비전을 실현하기 위해 스핀오프 형태로 스타트업 넥스트엔진을 창업했습니다. 넥스트엔진은 기존 대기업 시스템에서 벗어나 유연하고 빠르게 혁신 기술을 개발하고자 했습니다. 창업 초기, 김 대표는 직접 개발팀 리더로 나서 자사의 기술력을 빠르게 시장에 적용하려 했고, 마케팅 전략 또한 스스로 주도해 소규모 팀을 이끌며 사업을 확장했습니다. 과거 모기업에서 성공적인 사업 팀을 이끌었던 경험 덕분에, 그의 사업 초반 행보는 거침이 없었습니다.
하지만 현실은 예상을 뛰어넘을 정도로 복잡했습니다. 제품 개발 일정 관리, 고객 응대, 마케팅 진행까지 모든 일을 혼자서 처리하던 김 대표는 결국 회계 업무에도 부담을 느끼기 시작했습니다.
회계 문제의 시작: 외부 기장 서비스 의뢰
개발 업무부터 마케팅 고객응대까지 모든 일을 직접하던 김대표는 회계 업무도 직접 해 보려고 했습니다. 그러나....처음에는 비용을 아끼기 위해 김 대표가 직접 간단한 회계 업무를 처리했습니다. 그러나 사업이 성장하면서 월별 매출 보고, 세금 신고, 비용 관리 등의 업무량이 폭발적으로 늘어났고, 김 대표 혼자 감당하기엔 시간이 부족해졌습니다. 결국 외부 기장 서비스를 활용하기로 했지만, 혼자 배우면서 진행하기에는 한계가 명확했습니다.
한동안은 “급한 불을 껐다"라고 생각했지만, 불과 한 달도 채 지나지 않아 또 다른 문제가 드러났습니다.
첫 번째 문제 : 모기업(대기업)에 보고 할 데이터 부족
넥스트엔진은 스핀오프 기업인 만큼, 분기마다 모회사에 회계 데이터를 보고해야 했습니다. 이는 모회사로부터 받은 초기 투자금에 따른 의무사항이기도 했습니다. 그러나 외부 기장 업체에서는 표준화된 기초 회계 데이터만 제공할 뿐, 프로젝트별 비용 분석이나 마케팅 성과를 반영한 맞춤형 데이터는 만들지 못했습니다.
모회사는 “개발 프로젝트별 투자 대비 수익률, 마케팅 성과 지표, 세부 운영 비용 분석” 등 대기업 수준의 정교한 데이터를 요구했지만, 외부 업체에서는 이러한 세부 사항을 체계적으로 제공할 시스템을 갖추고 있지 않았습니다. 결국 넥스트엔진은 모회사에 미흡한 데이터를 보고할 수밖에 없었고, 모회사는 이를 근거로 추가 지원 의사결정을 보류했습니다.
두 번째 문제 : 경영 의사결정을 위해서 필요한 '비용-이익' 구조 파악의 어려움
몇 시간째 모기업에 보고할 회계 및 재무 데이터를 정리해 보았지만, 어딘가 부족했습니다.넥스트엔진은 개발과 마케팅이라는 두 분야에서 발생하는 비용이 어디에 집중되는지, 그리고 어떤 활동이 얼마만큼의 수익을 창출하는지 정확하게 파악하지 못하고 있었습니다.
개발팀: 기술 개발과 유지에 몰두하다 보니 예산 초과가 잦았지만, 외부 기장 업체에서는 개발 관련 비용을 단순 운영비로만 분류했습니다. 어떤 프로젝트에 비용이 투입되는지 구체적으로 구분되지 않으니, 예산관리와 의사결정이 어려웠습니다.
마케팅 팀: 광고 캠페인이나 홍보 활동이 실제 매출에 어떻게 기여했는지 파악하려면 세부 자료가 필요한데, 외부 업체가 제공하는 데이터는 ‘마케팅 비용’ 한 항목으로만 뭉뚱그려져 있었습니다. 성과 측정이 불가능하니 전략 수정도 늦어졌습니다.
김 대표는 이를 두고 이렇게 말했습니다.
개발과 마케팅에 얼마나 돈을 쓰고, 그게 얼마나 성과로 이어지는지를 전혀 알 수 없었어요. 단순히 돈이 많이 들었다는 문제가 아니라, 우리가 제대로 된 방향으로 가고 있는지 자체를 가늠할 수 없었죠.
재무관리 BPS 서비스를 설명중인, TSP 유정환 대표▶ 외주 서비스를 이용할 떄의 한계와 대안
이처럼 회계 기장 서비스나 더 복잡한 재무관리 서비스를 외부 업체에 맡기는 경우, 일정 시점이 되면 제공받는 데이터가 경영 의사결정을 내리기에는 부족하다는 생각이 들게 마련이다.
이럴 때는 별도의 '재무관리 BPS(Business Process Service)'를 활용하는 방안을 추천하고 싶다. 만일 BPS 서비스에 대해서는 익숙하지 않다면 다음 글을 참고하시면 도움이 될 것이다.
https://blog.naver.com/trustsp/223597556970
또한, 이와 유사한 문제를 겪은 TSP 고객 사례도 아래 링크에서 확인하실 수 있다.
https://blog.naver.com/trustsp/223632029825
사업이 성장하여 시스템에 의한 체계적인 경영관리가 필요할 때,
전문가 부재로 데이터에 의한 경영관리의 어려움을 느낄 때,
기업 경영 경험이 부족하여 경영관리의 어려움을 느낄 때,
TSP의 BPS 서비스를 만나보세요!
Trust Service Provider (trustsp.com)
