경리업무 매뉴얼
사람이 바뀌어도 바로 적응할 수 있을까?
솔직히 경리업무는 외부에 맡길 수 없다고 생각했다. 하지만, 수년이 흐른 지금 티에스피 서비스 덕분에 우리 회사는 경리업무뿐 아니라 재무 전반을 신경 쓸 필요가 없어졌다. 수년 전 일이다. 티에스피를 만나긴 전 가장 큰 스트레스가 경리 담당자의 퇴사였다. 딱히 경리업무 매뉴얼이 없던 우리 회사는 대표가 직접 새로운 담당자와 함께 몇 주간 고생해야 한다. 그리고도 새로운 담당이 실수했을까 봐 중요한 일은 내가 다시 중복 확인했다.
*포스팅의 사례는 실제 이야기를 각색한 것입니다.
경리업무 매뉴얼화 할 수 있을까? 그럼 담당자가 갑자기 그만두어도 업무 공백이 최소화될까?
매번 비효율적이라 생각해서, 시간을 내서 경리업무를 매뉴얼화해보겠다고 생각했다. 이 매뉴얼만 보면 사람이 바뀌어도 바로 적응할 수 있길 희망하며 말이다. 하지만, 컴퓨터 화면을 보고 1:1로 가이드를 주는 정도는 익숙하게 해 보았지만, 이걸 체계적으로 정리하는 건 또 다른 일이었다. 그러다, 티에스피를 만나게 된 것이다. 그 뒤로 조금 과장하면 내 인생이 바뀌었다!
티에스피와 함께라면, 회사의 '핵심' 역량에만 집중할 수 있습니다.티에스피를 만나면...
티에스피 고객사는 저희를 만나는 순간 장기적인 파트너십 관계로 발전하게 됩니다. 재무 업무를 외부에 맡길 수 없다고 믿었던 대표님들도 수년간 서비스 경험으로 주변 지인들에게 적극 추천하시는 비율이 57.3%입니다. 그만큼 안전하다고 믿으며 전문성과 신뢰도 그리고 편리성에 높은 만족도가 있다는 것입니다. 고객으로부터 이런 피드백을 받을 때면 가장 큰 보람을 느낍니다.
경리업무는 대표적인 Back Office 업무입니다. 업무 담당자가 변경이 되어도 바로 적응이 가능한 표준작업지시서(SOPs: Standard Operating Procedures)를 만들기가 용이한 분야일까요?
경리업무의 대부분은 매뉴얼화가 가능하며 전문적 경험이 있는 인재를 확보하게 된다면 중복업무의 간소화와 반복 업무의 표준화가 용이한 분야이기도 합니다. 그러나 경리업무 SOPs를 현업에 정착시키는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 시간이 필요하기 때문입니다.
1. 업무 프로세스 파악
모든 경리업무를 나열하고, 각 업무의 주요 책임자와 관련 부서의 인력 파악
2. 업무유형별 분류
업무유형별 업무분장과 각 유형별 세부 업무 명시
3. 업무 프로세스 Flow Chart 작성
각 업무의 시작부터 종료까지의 업무 순서도 작성
4. 표준작업지시 및 매뉴얼 작성
각 업무의 세부적 작업 순서, 양식 및 템플릿 등 상세 기술, 주의사항, 팁, 빈번하게 발생하는 문제와 해결 방안 포함
5. 보고서 템플릿, 각종 업무 양식 제공 및 ERP 등 운영 시스템 도입
리업무에 사용되는 양식, 체크리스트, 보고서 탬플릿 등을 표준화하여 제공하고 ERP 등 소프트웨어나 툴의 활용 방법 안내 및 안정화
6. 매뉴얼 검토 및 갱신
정기적인 모니터링을 진행하여 매뉴얼을 검토하고, 업무 환경의 변화나 새롭게 도입된 소프트웨어/툴에 따라 필요한 경우 수정 및 개선 진행
7. 교육 및 훈련
매뉴얼화된 업무 방법을 경리팀 및 관련 부서의 직원에게 교육하고, 실제 업무에 적용할 수 있도록 훈련
8. 피드백 수집, 개선과 안정화
직원들로부터 매뉴얼에 대한 피드백을 수집하고, 이를 바탕으로 매뉴얼 개선하여 프로세스를 고도화하여 안정된 운영
위의 경리업무 매뉴얼화 과정의 흐름도를 보면 우리 조직에서 충분히 가능하다고 생각하는 경영자도 있고, 도저히 엄두가 나지 않는 경영자도 있을 것입니다.
경리담당이 그만둘때마다 스트레스 받았다면 한번쯤 TSP 서비스를 알아봐도 좋을 것 같습니다.TSP 업무 표준화 사례를 한 가지 소개합니다.
당사의 재무관리 BPS 서비스 특성상, 고객에게 전문적인 서비스를 제공하여야 하므로 직원들의 업무 숙련도와 무관하게 고객에게 제공하는 서비스는 항상 일정 수준 이상의 품질 유지가 필요하므로 꼭 필요한 과정이었습니다. 숙련된 전문가들로 구성된 TSP의 조직에서도 고객사별 산업별 다양한 요구가 있는 급여관리 업무의 업무 표준화는 많은 시행착오를 겪었습니다.
모든 고객사의 업무처리 방식을 확인한 후 회계, 급여, 세무가 연계되어 있으므로 매월 상호 Cross Check 할 수 있도록 각 분야의 업무를 표준화를 하였습니다.
담당자 간의 충분한 검토와 합의된 상태에서 업무 표준화가 완성되었지만 실제 업무 적용 시 예기치 못한 문제들이 발생되었습니다. 여러 번의 실무적 시행착오를 겪고 업무 표준화 프로세스 수정을 거친 후 마침내 업무 표준화가 완성되었습니다.
업무를 표준화하기 위한 업무 프로세스 정착화 작업은 지속적으로 직원들의 반복학습과 안정화 과정을 거처 실무에 적용하여 업무처리 관행을 바꾸는 것은 긴 시간이 필요했습니다.
TSP의 업무 표준화 프로세스는 현장의 풍부한 경험(원가 프로세스, 목표관리 프로세스 등)들로 중소 벤처 및 스타트업 기업들에게 빠른 업무 안정화에 도움이 되도록 합니다.
사업이 성장하여 시스템에 의한 체계적인 경영관리가 필요할 때,
전문가 부재로 데이터에 의한 경영관리의 어려움을 느낄 때,
기업 경영 경험이 부족하여 경영관리의 어려움을 느낄 때,
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