백오피스 사람이 중요할까? 시스템이 중요할까?

- BPS 서비스의 필요성

Nov 24. 2023

티에스피

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백오피스란 이야기를 많이 들어 보았을 것이다. 어떤 이는 백오피스를 컴퓨터 프로그램 정도로 알고 있는 사람도 있다. 백오피스 역할을 하는 프로그램도 백오피스의 일부이니 틀린 말은 아니다. 하지만, 좀 더 정확히 이해할 필요가 있다. 위키의 백오피스 정의를 보면 '일선 업무 이외에 후방에서 일선 업무를 지원하고 도와주는 부서 혹은 그런 업무'라고 정의하고 있다. 즉 백오피스는 지원 업무를 하는 사람을 의미한다.

영화 마션을 보면, NASA는 화성을 탐사하던 중 주인공이 모래폭풍으로 죽은 줄 알고 그를 남기고 떠나는 것으로 시작한다. 나중에 다시 지구와 교신이 되었지만, 다시 구조팀을 보낼 때까지 생존하는 것이 핵심이다. 그는 살아남을 수 있었을까?

아마 NASA가 백오피스 역할을 수행해 주지 않았다면 그는 살아남지 못했을 것이다. 주인공인 아무리 뛰어난 천재였다 하더라도 수많은 스태프가 뒤에서 같이 고민해 주지 않았더라면 Critical moment (중요한 순간)마다 잘못된 결정을 내릴 수도 있었을 것이다. 바로 이것이 백오피스의 힘이다!"

백오피스는 우주인과 NASA와 같은 존재라 생각하면 좋을 것 같다.

기업에는 기업이 수행하는 각기 다른 기능에 따른 부서 프론트 오피스, 미들 오피스, 백 오피스가 존재합니다. 프론트 오피스는 기업의 전면 부서로 시장의 최전선을 담당하는 기업 조직의 핵심으로 영업 및 마케팅 업무가 해당됩니다. 미들 오피스의 프론트 오피스를 지원하고 통제하는 업무로 기업의 위험관리 및 해소, 회사의 준법정신을 감시 및 성과관리 등의 역할을 수행합니다. 백 오피스는 기업의 인적자원관리, 재무회계, 총무업무 등을 수행합니다.

미들 오피스와 백 오피스는 기업의 직접적인 수익창출 활동에 관여하지 않으면서, 프론트 오피스가 매출과 사업 성장에 역량을 발휘할 수 있도록 지원 업무를 제공합니다.

백 오피스의 업무는 업무처리 방식, 절차, 기간 등에 따라 대부분 반복적으로 발생하며, 늘 보이지 않는 곳에서 물 흐르듯이 자연스럽게 너무나 당연하게 처리됩니다.

반면, 프론트 오피스의 업무는 직접적인 수익을 창출하고 그 결과를 누구나 바로 알 수 있어 기업에 큰 기여를 하고 있는 것을 피부로 느낄 수 있습니다. 연말에 성과평가가 이루어지면 차이가 더 극명하게 나타납니다. 성과를 집행하는 백 오피스 담당자들은 씁쓸함을 느낄 수밖에 없습니다.

프론트 오피스는 연말이 되면 성과가 명확히 보이는 반면 백오피스는 늘 보이지 않는 곳에서 동일업무를 반복해서 수행하는것으로 인식하며 그 중요성을 이해하려고 하지 않습니다.

성공한 기업들은 백오피스의 역할이 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다.

그러나 성공한 많은 기업들은 백 오피스 역할이 매우 중요하다는 것을 알고 있습니다. 백오피스는 조직의 안정성을 유지하며, 원활한 업무 처리를 위한 기반을 제공하기 때문입니다. 또한, 백 오피스 직원들의 전문지식과 경험은 기업의 전략적 결정에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 그러므로, 백 오피스의 중요성을 무시하거나 경시하는 것은 기업의 성장과 안정성에 위험을 초래할 수 있음을 기억해야 합니다.

건강한 경영을 위해서는 기업에서 백 오피스 역할을 인정해 주고, 프론트 오피스가 더 힘을 발휘할 수 있도록 조화로운 유기적 상호 관계가 이루어지도록 해야 합니다.

요즘 잦은 이직으로 전문적인 백 오피스 역할을 수행하는 데 어려움을 겪는 기업들이 늘어나고 있습니다. 노동인력의 부족, 직업에 대한 인식 변화, 세대에 따른 가치관의 변화로 점점 더 심화되고 있는 것 같습니다. 능력 있는 백오피스의 인재가 체계적인 시스템을 기반으로 기업의 성장에 도움을 제공하면 더할 나위 없는 훌륭한 기업 경영이 가능할 텐데…갈수록 중소 벤처기업과 스타트업들은 기업에 맞는 인재를 찾는 것이 쉽지 않을 전망입니다.

특히, 재무관리는 주기적으로 수행해야 하는 필수 업무가 많습니다. 경력이 많거나 혹은 적은 직원을 채용하여도 새로 이직한 기업의 업무를 파악하고 정상적 업무 수행을 하기까지 상당한 숙련의 시간이 필요합니다. 입∙퇴사가 잦은 기업일수록 조직의 업무역량이 떨어지고 업무 히스토리 관리에 어려움이 발생할 수밖에 없습니다.

조직에 인력 변화가 있다면, 특히 백오피스 조직의 잦은 인력 변화는 워활한 업무에 어려움을 가져다줄 수 있습니다.

경영자는 조직의 인력 변화가 잦으면 핵심 업무에 집중하기 어렵습니다. 이럴 때 한 번쯤 고민해 보시기를 조언 드립니다. 백 오피스 업무 반드시 내부 조직을 갖추고 해야만 하는 업무인가? 직원의 이직, 직원 개인의 능력에 좌우되는 업무의 완성도, 내부 직원이 처리할 수 없는 고난도 업무 발생 등에 대한 불안감은 이제 잊어도 좋을 것 같습니다.