빠른 업무처리의 비결: 중간보고?

중간보고의 종류와 오해 또는 진실

하급자로서 가져야 할 1번째 마음가짐: 보고만 잘해도 반은 먹고 간다

신입으로서, 혹은 경력을 쌓아도 흔히 실수하시는 것 중에 하나가 보고를 제 때, 제대로 하지 못하는 경우입니다. 저도 이 스스로 상당히 약하다고 생각하는 부분 중에 하나인데요. 관리자 분들께 여쭤보면 흔히 나오는 말 중에 하나가 '보고만 잘해도 1등 직원이다'라는 말을 하게 됩니다. 90% 이상이 공감하실 거라 생각해요. 실제로 중간보고만 잘해도 결재 속도가 빨라지는 것을 경험할 수 있습니다.

중간보고의 오해와 진실: 보고, 꼭 해야 하나요?

중간보고, 물론 중요하죠. 근데 왜 안하려고 하는 것일까요? 부담스러우니까요. 보고 후에 꼭 따라붙는 상사의 '피드백' 떄문입니다. 아무리 착한 상사라도 그만의 글쓰기 스타일이 있기 마련이고, 꼭 지켜야할 노하우, 원칙이 있기 마련입니다. 부하직원이 만족스럽지 못한 보고서를 들고 검토해달라고 하면, 피드백이 있겠죠. 때때로 보고서 이상으로 업무가 추가되는 경우도 있어 하급자 입장에서는 부담스러운 게 당연합니다. 그래서 중간보고에도 종류가 있는 것을 말씀드리고 싶어요.

① 공식 중간보고: 지시사항은 '무조건 따라야 하는'

흔히 테이블을 사이에 두고 문서와 함께 구두로 보고하는 형태를 말합니다. 업무시간 내에서 사무실에 보고를 하기 때문에 상사가 지시한 내용은 말 그대로 공식적인 지시사항이 되죠. 상사 입장에서도 이런 자리에서는 자신이 책임져야 하는 지시사항을 내려야 하기 때문에 말을 아끼는 경우가 있습니다. 그만큼 심리적 방어벽이 높기 때문에 본심을 드러내기가 어렵죠. 까놓고 얘기하면 '비하인드 스토리'를 절대 얘기하지 않는 경우가 많다는 것입니다. 왜 이런 지시를 내려야 하고 이를 쉽게 처리할 수 있는 방법은 어떤 것이 있는지는 가까워지지 않는 이상 비밀이 될 수밖에 없겠죠.

② 비공식 중간보고: 굳이 '기억해두지 않아도 되는'

이 방법을 여러분께 추천드리고 싶어요. 식사하면서, 혹은 회식자리에서, 하다 못해 담배를 피우신다면 같이 상사와 담배 피면서 이런 저런 일얘기를 하는 것이 비공식 중간보고의 한 형태라고 말할 수 있습니다. 서로의 업무 애로사항을 공유할 수 있고, 특히 사무실에서 이야기하는 공식적인 자리가 아닌만큼 '버려도 되는 얘기'들이 많이 나올 수밖에 없습니다. 또 여기서 나오는 지시사항이 공식적인 명령이라고 볼 수 있을까요? 아닙니다. 여러분이 참고할 수 있는 내용만 가지고, 나머지는 굳이 따라가지 않아도 되기 때문이 심리적인 부담도 적어질 수밖에 없겠죠. 업무에서 말하는 비하인드 스토리, 업무의 꿀팁 등등, 상사의 마음 속 얘기가 여기서부터 시작된다고 봐도 좋을 듯 합니다.

결론: 밥 먹는 중에 나오는 일 이야기, 꼭 나쁜 것일까? → 상사의 마음을 Catch 하자

위에서 말하는 내용이 여러분들께 '담배 펴라'라고 권장하는 내용은 아닙니다. 비공식 중간보고를 이끌어 내는 방법이 여러가지인만큼 여러분만의 노하우를 찾으시면 좋을 듯 해요. 상사와 친하다면 그때그때마다 이야기를 꺼내어 담화를 나누는 것도 중간보고이고, 밥 먹는 중에 잠깐씩 이야기 나누는 것도 중간보고라고 생각하시면 됩니다.

많은 분들이 밥 먹는 중에 일 이야기하는 것을 좋아하진 않겠죠. 하.지.만. 여러분과 아직은 데면데면한 상사의 입장에서 비공식적인 업무 Tip을 줄 수 있는 자리가 '식사자리'밖에 없다면 어떨까요? 책임져야 하는 지시는 상사에게도 부담스러울 수 있습니다. 후배에게 터놓고 이야기할 수 있는 자리, 그 기회를 여러분의 선배도 찾고 있음을 기억해주시면 좋겠습니다.

상사의 부담을 덜 수 있는 비공식 회의 자리, 시간을 찾아 마주치는 용기가 여러분께 필요합니다. 그래서 그 의도와 의견을 몰래 catch할 수 있다면 그동안 받아왔던 공식적인 피드백의 양을 반 이하로 줄일 수 있지 않을까요? 중간보고에 대한 저 나름의 의견이었습니다.