10-1. 금요일, Good Job!, 뒷자리
신神은 디테일에 있다. God is in the detail. (Unknown)
작은 차이가 큰 것을 바꿉니다
추가적인 자료의 조사와 해당 부서의 의사 결정을 기다려야 하는 때가 많습니다. 그래서 담당자들은 그 자료를 언제까지 전달하기로 하는데, 보통 “금요일까지 보내드리겠습니다”라고 할 때가 있습니다. 이 약속이 지켜지지 않으면, 금요일 이른 시간이 아닌, 퇴근 시간이나 늦은 밤 집에 있을 때, 아니면 그 사람이 다음 주 월요일에 출근해서 볼 거로 생각해서 그때 보내기도 합니다. 금요일의 약속을 못 지킵니다. 만약, 금요일에 자료를 받아서 데이터를 종합하거나 다른 일을 위해 자료를 가공해야 하는데, 기다리고 독촉해서 퇴근 무렵에 받았다면 일이 정상적으로 되겠습니까? 어쩌면, 금요일 하루에 끝나야 할 일이 토, 일, 월요일까지 삼사일 늦게 착수되지 않겠습니까? 요즘과 같은 속도 경쟁의 시대에 있어서 이건 말이 안 됩니다.
꼭 금요일까지 시간이 필요한 일이 아닌데. 그저 습관적으로 대답했다면, 이제부터는 ‘금요일까지’가 아니라 ‘목요일까지’로 바꾸어야 합니다. 그래야 이번 주 안에 일이 끝납니다. 목요일로 하루를 당기면 4일을 벌게 되는 겁니다.
최고 경영자가 업무를 지휘하면서, 직원들을 격려하고 감동하게 하는 것이 책을 나눠 주고 발을 씻겨 주는 것만은 아닙니다. 직원들에게 이메일 답장으로 짧은 한마디, 한 줄 글을 남겨도 경영자의 마음을 보이는 데 충분합니다. ‘수고했습니다’, ‘좋습니다’, ‘역시!’, ‘Good Job!’ 또는 ‘Great!’처럼 보낸 사람이 받아보는 한두 마디의 격려가 얼마나 큰 힘이 되는가를 공감할 수 있습니다. 경영자는 바쁘고, 하루에도 엄청난 양의 보고서와 이메일을 보고 있다는 걸 직원들도 잘 알고 있기에, 그 와중에 자기에게 보낸 한 마디, 한 줄이 고맙고 힘이 나는 겁니다. 그때그때 짧은 답장을 쓰십시오. 나중에 몰아서 하려면 할 수 없습니다.
이런 일도 있습니다. 어떤 임원은 금요일 오전에, 다음 주의 월요일부터 금요일까지 어디서 무슨 일을 할 예정이라고, 본인의 일정을 아주 간략하게 적어서 사장에게 이메일로 보냅니다. 그리고 그 일에서 중요한 포인트를 강조해 놓습니다. 필요하면 그 일마다 사장의 코멘트도 부탁합니다. 이런 임원에게, 바쁜데 쓸데없는 이메일을 보낸다고 귀찮다고 할 사장이 어디 있겠습니까?
회의실에서 경영자는 어디에 앉아야 할까요? 프로젝터나 대형 모니터로 함께 자료를 보면서 하는 회의에서 맨 앞에 앉기도 하고, 맨 뒤에 앉기도 하는데, 둘 다 장단점이 있습니다. 맨 앞에 앉으면 자료와 발표자에게 충분히 집중할 수 있는 장점이 있습니다. 하지만, 삼십 분 이상 소요되는 회의의 경우에는 아무래도 맨 뒤쪽에 앉는 것이 좋겠습니다. 회의를 함께 이끌어 나가는 분위기를 자연스럽게 만들 수 있고, 참석자들의 잘못된 태도 즉, 자기 발표 자료만 쳐다보고 있거나, 다른 업무를 보고 있거나, 심지어 졸고 있는 것 등을 통제할 수 있습니다. 경영자가 맨 앞에 앉아 있으면, 대부분 참석자는 딴짓을 많이 합니다.
또한, 회의 중에 경영자는 메모하는 모습을 꼭 보여야 합니다. 본인의 수첩이나 회의 자료에 중요한 사항을 메모하고, 회의가 종료될 무렵에 다시 종합하여 분명한 지시 사항을 꼭 전달하여야 합니다. 그리고, 회의 중에 질문을 많이 해야 합니다. 미리 자료를 받아보았으면, 그때의 의문점이나 재확인할 사항을 반드시 표시해 놓고 질문할 준비를 하기 바랍니다. 경영자의 질문이나 확인이 없는 회의는 하나 마나입니다. 칭찬과 격려도 하면서, 상황에 맞는 회의 분위기를 연출하는 것이 중요합니다.
경영자와 임원의 방에 화이트보드를 하나 가져다 놓고 잘 활용하십시오. 화이트보드의 절반은 월간 일정을 날짜별로 빼곡히 적어 놓고 시간 관리를 하십시오. 나머지 절반은, 부서별로 임원이 반드시 확인하고 지시할 중요한 사항을 계속 적었다 지웠다 하기 바랍니다. 임원 방에 들른 리더나 직원들이 임원의 일정도 미리 알고, 임원이 각 부서의 중요한 일들을 열심히 챙기고 있다는 긴장감도 만들어 낼 수 있습니다. 임원 본인은 물론이고, 직원들에게 굳이 말하지 않아도, 임원의 업무와 시간과 관심 사항을 공유할 수 있는 효과적인 도구입니다.
악마는 디테일에 있다 The devil is in the detail
