달뭉 일기
안내원 이야기 (2)
안내원의 주 업무를 설명을 드리자면 안내원의 주 업무는 복잡한 업무는 없지만 다양하기 때문에 상황에 맞는 대처를 할 수 있어야 하므로 섬세해야 하고 상황판단이 빨라야 가능해요
가장 기본이자 가장 중요한 건 미소와 친절한 응대
건물을 들어왔을 때 처음 마주하는 사람이기도 하고 그 건물의 첫인상 얼굴이 될 수 있는 게 안내원이므로
건물을 방문한 모든 분들께 친절해야 해요.
VIP 동선 파악
VIP 동선을 파악을 해야 VIP 손님이 오셨을 때 바로 비서팀에 연락을 드릴 수 있고
행사나 회의로 인해서 외출하실 때 상황에 맞게 1층에서 준비를 할 수 있어요.
방문객 & 전화 응대
이건 건물마다 다르지만 지금같이 학교 안내원인 경우는 그 건물의 용건 때문이 아닌 다른 건물(학교 내 다른 건물)이나 혹은 완전 다른 건물(대학병원)을 착각하고 문의하시는 경우가 많아요
그렇기 때문에 다양한 상황을 미리 숙지해야 하고 안내를 할 수 있도록 준비가 되어있어야 해요.
만약 학교 내 건물이면 그 부서는 어느 건물에 있는지 몇 층인지 현재 위치에서 어떻게 가면 되는지와 그 부서 담당 선생님의 내선번호도 안내해드려야 하고
학교 내 다른 건물이 아닌 경우는 그 건물을 가는 방법과 그 건물의 대표번호를 안내해드려야 해요.
CCTV 관제
건물 외부와 내부에 무슨 일이 일어나고 있는지 확인을 해야 해요.
평소와 같을 때는 자주 들여다보지 않지만 큰소리가 나거나 특이사항이 발생한 경우에는 CCTV 관제를 하면서 어떤 일이 일어나고 있는지 파악하고 담당 직원분에게 전달을 해야 해요.
E/L의전
보통은 계단을 이용하시지만 계단 사용이 힘드신 경우(나이가 많은 어르신, 휠체어 이용하시는 분, 구르마 이용하시거나 무거운 물건을 운반하는 경우), 중요한 손님이 방문하시는 경우에 E/L을 이용하므로 의전을 해드려야 해요. E/L에 따라 다르지만 전용 카드키를 태그하고 사용해야 하는 경우가 있어서 필요한 상황인 경우 미리미리 전용 카드키를 챙겨둬야 해요.
안내원으로 일하면서 느낀 점은 이렇게 정해진 주 업무보다 이외의 다른 업무들이 더 어렵고 힘이 드는 것 같아요. 어느 상황이 생길지 예측하기도 어렵고 그에 맞는 매뉴얼이 없는 경우가 있는데 보통 안내원이라 하면 모든 상황을 다 아실 거라고 생각하기 때문에 제일 먼저 문의를 하시거든요.
다음번엔 주 업무가 아닌 이외의 다른 업무에 관한 내용들로 오겠습니다