회사에서 조직 또는 상사의 일정관리, 서류업무, 전화 및 메일 응대, 방문객 관리 등의 총무성 업무를 주로 수행한다.
비서는 정규직인 경우도 있고, 계약직, 파견직 등 다양한 고용형태로 형성되어 있다.
다만, 주로 상사를 모셔야 하는 직무 특성상 인적 종속성이 크다 보니 임원 등 고위직의 임기와 해당 직무 종사 기간을 유사하게 운영하는 경우가 많았다.
따라서, 일반 기업에서는 계약직이나 파견직 같은 기간의 정함이 있는 형태가 많았고,
기업 대표 오너나 로펌 변호사와 같이 모시는 상사의 기간이 정해져 있지 않은 경우에는 정규직 비서도 많이 있다.
또한, 요구하는 수준도 천차만별이라서, 일반비서에게는 단순한 스케줄 관리 정도만 요구하지만, 관리비서의 경우에는 상사의 업무 전반에 대한 지원역할을 수행하기 위해서 해당 업무 분야 전문성이 요구되는 경우도 있다. (일반비서는 파견직이 많고, 관리비서는 정규직이 위주임.)
이렇게 단순하게 업무의 종사 기간 외에도 수행하는 업무의 내용에 따라서 고용형태의 종류가 다르게 운영되기도 한다.
한편, 비서는 파견법상 파견대상 업무로 분류되어 있다.
파견법은 파견 가능한 직종이 제한적으로 열거되어 있고 그 외의 직종에 대해서는 파견을 금지한다. 만약 파견대상이 아닌데 파견하게 되면 '불법파견'으로 형사적인 처벌을 받을 수도 있다.
법에서 파견대상 직무를 열거하게 되어 있고, '파견법 시행령 별표 1. 근로자 파견대상 업무'가 정해져 있다.
그리고, 이 열거사항에 대한 세부적인 분류 및 직종 정의는 '한국표준직업분류 (통계청 고시 제2000-2호)'에 자세하게 기술되어 있다.
앞으로 이야기할 '비서'에 대한 사항은 '직업분류상 317 사무지원 종사자의 업무'로 규정되어 있다.
[317 사무지원 종사자의 업무]
서류를 정리하고 문서를 수발한다. 근태 및 작업일지 등의 자료를 집계한다. 문서 및 기타 서류를 워드프로세서에 입력한다. 단위장 및 관리비서를 보조하여 방문객에 대한 접대를 수행한다.
그러나, 표준직업분류의 숫자 기호는 지속 변경되고 있으며 현재 통계분류포털상의 분류는 아래와 같이 분류되어 있다. (그래서, 아래에서는 통계분류 숫자가 변경되어 있다.)
현재 통계청 직업분류표상 '비서' 직종의 코드 번호는 3141이다.
대분류 3번이 사무종사자이고, 중분류 31번이 경영 및 회계 관련 사무직, 세분류 314번이 비서 및 사무보조원이다.
3141 비서, 3142 전산자료 입력원 및 사무보조원이다
31411 관리비서 : 각종 자료를 정리하거나 문서 등을 작성하는 등의 사무적인 업무를 수행한다. 상사가 회의 참석 시 회의록을 작성하고 상사와 회의에 참석하여 회의 내용을 요약하기도 한다. 소속기관에 따라 협회, 교육연구, 종교, 외국대사관 비서 등으로 구분되기도 한다.
즉, 비서실장, 수행비서, 전문비서 등이 여기에 속한다.
31412 일반비서 : 단위 장에 대한 내방객 접대, 대내외 연락 및 자료정리 등의 일상적 업무와 전화의 수발신, 사내 외로부터 접수된 편지, 안내장 및 각종 문서를 분류 정리 보관하는 일을 수행하는 자를 말한다.
개인비서나 일반적인 비서를 말한다고 설명되어 있다.
3142 사무보조원 : 일반사무직원의 업무를 지원하고 보조하는 자로 일반사무직원이 수행하는 주요 업무에 수반되는 문서정리 및 수발, 자료집계, 자료복사 등과 같은 사무기록의 유지와 관련된 일반적인 업무를 수행하는 자를 말한다. 흔히, 일반사무 보조원이라고 한다.
회사에서 흔히 고용하는 사무보조업무 종사자나 비서는 이 직업분류 정의에 해당하면, 파견법상 파견 허용 대상 직무이다.
그런데, 파견직 비서가 임원 수행 업무 외에 전표 처리 등의 부가업무를 함께 수행하는 경우는 어떻게 될까?
결론은 파견직 비서는 전표처리 업무를 하면 안 된다. 전표 사무원은 파견대상 직종이 아니다. 그러나, 빈도를 보면서 전체 업무 중 미미한 수준의 전표업무인 경우에는 가능할 수도 있다는 행정해석이다.
고용노동부 행정해석 : 고용차별개선과-242. 2019-02-01
[질의] 비서가 임원의 일정조정, 내방객 접대 등의 업무를 수행하는 것 외에 임원이 사용한 법인카드에 대한 전표처리 업무를 수행하는 경우 파견대상업무에 포함되는지 여부
[회신] 귀 질의에서 언급하신 한국표준직업분류(통계청 고시 제2000-2호) ‘31730 비서’는 “단위 장에 대한 내방객 접대, 대내외 연락 및 자료정리 등의 일상적 업무와 전화의 수·발신, 사내·외로부터 접수된 편지, 안내장 및 각종 문서를 분류·정리하여 보관하는 일을 수행하는 자”로 정의하고 있으며, 파견법 시행령 별표 1의 파견대상업무에 포함되어 있습니다.
한편, 한국표준직업분류(통계청 고시 제2000-2호) ‘31510 회계사무원’은 “사업체의 재무거래에 대한 기록을 유지하고 부기원칙에 따라 재무에 관련된 업무를 수행한다. 또한 종업원이 작업한 시간이나 기록에 따라 임금을 산출하며, 사업에 부수하여 현금 거래를 담당하는 자”라고 정의하면서, 그에 대한 예시로 회계사무원, 경리사무원을 들고 있으며, 이는 파견법 시행령 별표 1의 파견대상업무에 포함되어 있지 않습니다. 귀 질의에 언급된 법인카드에 대한 전표처리 업무가 구체적으로 어떤 내용의 업무를 수행하는 것인지, 해당 근로자의 전체적인 업무 중 전표처리 업무가 어느 정도의 비중을 차지하며 어느 정도의 빈도로 수행하는 것인지 등 구체적인 사실관계를 알 수 없어 정확한 답변은 어려우나, 해당 근로자가 자료정리 등 비서의 업무에 수반하여 부수적으로 법인카드의 전표를 정리하는 업무를 수행하는 것인지, 아니면 실질적으로 ‘31510 회계사무원’에 해당하는 업무를 주로 직접 수행하는 것인지 등 구체적인 사실관계를 종합적으로 고려하여 파견대상업무에 해당하는지 여부를 판단하여야 할 것으로 사료됩니다.
313 회계 및 경리사무원
3131 회계 사무원 : 사업체의 제반거래 사항을 기록 정리하고 원가 계산을 통하여 제조원가를 산출하고 기업의 재무상태와 경영실적을 파악하기 위하여 결산절차에 따라 대차대조표, 손익계산서, 재무제표를 작성하는 자를 말한다.
3132 경리사무원 : 재무기록 및 수취계정, 지불계정, 청구서, 송장을 정해진 방식에 따라 계산하고 기록하며 서류정리, 기록관리, 문서작성 등 일상적인 기록을 정해진 방식에 따라 계산하고 작성하며 처리하는 자를 말한다.
예를 들면, 경리사무원, 급여사무원, 사무실 출납계원, 입금사무원, 전표사무원을 말한다.
일반적으로 임원들은 법인카드를 많이 사용할 것이며 이 카드의 전표처리 등을 비서에게 지시하기도 할 것이다. 그런데, 단순하게 1개월에 임원 한 명의 전표 건을 처리하는 정도는 비서 업무에 부수된 일부 업무로서 업무 비중의 극히 일부 하면 파견법상 비서로 인정되기도 할 것이다.
그러나, 파견직 비서의 업무량이 적다는 이유로 해당 비서에게 임원의 관할 부서원들의 전표까지 같이 처리하게 한다면 이는 업무비중의 상당 부분을 차지할 것이므로 이런 경우에는 파견법상 비서로 인정되지 않을 수 있다.
문제는 파견법상 비서로 계약을 하고 근무를 하는 상황에서, 직무 내용의 변화로 인해 파견법상 허용대상 직무를 사용한 것이 아니라면, 파견법 위반이라는 것이다. (3년 이하의 징역 또는 3천만 원 이하의 벌금형)
이렇게 파견법은 엄격한 법이다.
파견법상 파견직은 다소 업무가 없더라도 파견법이 허용한 업무 외에는 부여해서는 안된다.
해결방안으로는 비서가 1명의 임원만 수행하기에는 업무가 적다면, 2명, 3명의 임원을 수행하는 방안으로 해결하거나, 최초 계약 시부터 근로시간을 적게 계약하는 방안이 있을 것이다.
한편, 비서와 관련된 인사노무 이슈는 아무래도 '근로시간'일 듯하다.
회사의 임원들은 대부분 일찍 출근한다.
임원은 법상 근로자가 아닌 경우가 많고, 근로시간의 규제를 안 받으니, 아침에 일찍 나오고 오후시간대에는 외부 약속 등을 통해서 퇴근시간을 불규칙한 것이 일반적이다.
따라서, 비서들도 대부분 일반직원들보다 아침에 일찍 출근한다.
시차출퇴근제로 8시~17시를 근무하든, 선택근무제를 통해서 일찍 나오는 날도 있고 임원의 오후 일정으로 부재중인 경우 조기퇴근하기도 한다.
그래서, 주로 9~18시 근무를 기본적으로 수행하는 일반적인 사무직 직원들과는 다른 패턴을 보인다.
비서들의 근태 이슈는 크게 2가지로 나뉜다.
1. 허위 근태
아무래도 일반 근로시간대와는 다른 패턴이다 보니, 일찍 나오고 일찍 퇴근하거나, 분절형 근로시간이 많이 발생한다.
비서는 주로 1명의 임원의 소속이다 보니 근태를 지속관리하는 팀장급 리더도 없거나 형식적인 경우가 많다.
주변 팀장도 비서의 행적을 잘 모르다 보니, 실제로 임원 스케줄에 따라서 조기퇴근하더라도 기준 근로시간을 그대로 기록하거나 신청하는 경우도 있을 것이다.
이 경우에는 실제 근로시간과 전산상 근로시간의 불일치로 인해서 허위 근태 이슈가 발생한다.
일반적인 경우, 허위 근태 이슈는 회사 내에서 생각보다 심각한 비위이다.
주로, 근로시간에 비례한 임금이 지급되는 시스템을 가지고 있고, 심지어 초과근로가 없음에도 초과근로를 신청하는 경우에는 심각한 모럴해저드 이슈도 있다. 징계 대상이다.
2. 분단위 근로시간 이슈
비서 직무의 특성상 임원의 일정 관리가 주된 업무이다.
그러다 보니, 단순 일정 문의는 수시로 발생한다.
예를 들면, 8~17시 근로를 마치고 퇴근했는데, 임원과 회의를 해야 하는 다른 부서의 팀장이 19시에 전화가 와서 익일 스케줄을 문의했다.
전화 통화 시간은 1분이었다. 이 1분은 근로시간이고, 1분에 대해서 50% 가산수당을 발생시켜서 지급해야 하는가?
문제는 이런 단발성 문의 응대가 '근로인가? 근로의 부수적 행위에 불과한가?'부터 쟁점이 될 것이다.
비서는 통상적으로 주된 업무 내용이 일정관리이므로 이 응대의 내용은 업무 내용은 맞을 것이다.
그러나, 단순 확인과 응대가 단발성이고 정식 근로는 아니며, 너무 단시간이라서 근로시간으로까지 인정되기 어려운 경우도 있을 것이다.
물론, 이런 상황이 지속 반복된다면 이를 차단하기 위한 노력을 해야 하고, 그럼에도 부득이하게 발생해야 하는 경우에는 이런 근로를 모아서 근로시간으로 인정하는 방안도 필요할 수는 있을 것이다.
비슷한 예로 ‘근무시간 외 카톡 금지’에 대한 쟁점도 있을 것이다.
단순 확인 정도에 불과한 카톡은 문제가 없겠지만, 카톡을 확인 후 장시간의 검토나 노력이 추가적으로 들어가야 하는 경우에는 당연히 근로시간 이슈가 발생할 수밖에 없다.
비서의 허위근태와 분단위 근로시간 이슈는 예전에는 문제가 되지 않았다.
비서 업무의 특성상 일부 시간은 정확하게 산정하기 어려운 이슈가 현실적으로 존재한다.
그래서, 서로의 신뢰관계 하에 어느 정도 시간에 대한 포괄근로시간을 설정하고 그 한도 내에서 사용했던 것이 일반적이었다.
그러나, 사회적으로 포괄근로시간에 대한 법적 이슈가 끊임없이 발생하고 있었고 이를 점차 폐지하고 실제 발생 초과근로에 대한 보상으로 전환되는 예가 많아졌다.
이런 과정에서 포괄근로시간이 필요한 직무임에도 이런 제도를 없애고 나니, 이제는 근로시간을 정확하게 계산해야 하고 오히려 분쟁이 발생할 수 있는 환경이 되었다.
비서 같은 업무는 특수 상황이 빈번하므로 계산상의 편의를 위해 포괄시간제도가 필요한 직무라고 생각된다.
뭐가 맞는지에 대한 정답은 없다.
비서들은 본인이 떳떳하게 근로시간 관리를 제대로 해야 할 것이고,
회사는 비서 업무의 특성을 바탕으로 어느 정도 이해해 주어야 하며 일반직원과 동일한 잣대로 보면 무리가 있다고 생각한다.
극단적인 비위에 대해서는 명확하게 책임을 묻되, 신뢰를 바탕으로 한 약간의 상호 이해도 필요하지 않을까 생각한다.
