분명 바쁘게 살았는데, 중요한 일은 못 한 하루
열심히 살아도 일이 계속 밀리는 당신을 위한 우선순위 선정하기 - 3단계
할 일은 계속 쌓이는데, 하루는 어떻게 지나갔는지 모르겠고
정작 중요한 일은 손도 못 댄 채 퇴근해 본 적이 있다.
오전 8시 30분에 출근해 오후 8시까지 일했음에도 불구하고, '나 오늘 뭐했지?' 싶은 날 말이다.
그럴때면 자연스럽게 '내가 일을 못 하는 건 아닐까?', '내가 일머리가 없나?' 하는 생각이 든다.
하지만 비슷한 하루가 반복될수록, 문제는 능력이 아니라 우선순위 정리에 있음을 알게 되었다.
복잡한 업무가 난무하고 온갖 '긴급' 요청과 멘션이 난무할 때, 실제로 내가 도움을 받았던 우선순위 정리 방법을 공유해본다.
1. 중요한 일과 급한 일을 구분하자.
대부분의 직장인은 급한 일을 먼저 처리한다.
메일이 오면 확인하고, 메신저 알림이 울리면 바로 답장하고, 갑작스러운 '긴급(을 가장한 그냥 개인 요청)'이 들어오면 일단 몸이 반응한다.
특히 여러 개의 프로젝트를 관리하는 역할일수록, 이런 경향이 더 강해진다.
IT 회사에서 PM으로 근무했을 때의 나 역시도 그랬다.
문제는 급한 일이 항상 중요한 일인 것은 아니라는 점이다.
당장 답해야 하는 메신저는 분명 급하다.
그렇지만 성과 평가에 직접적인 영향을 미치는 보고서는 중요하다.
급한 것만 우선적으로 쳐내다 보면, 중요한 일은 늘 뒤로 밀린다.
그럼 결국 마감 직전까지 몰아서 처리하게 되고, 퀄리티는 떨어지는 일이 부지기수다.
돌이켜보면 '지금 당장 처리해야 한다.'고 믿었던 일의 대부분은 실제로는 2~3일 뒤에 처리해도 큰 문제가 없는 일이었던 경우가 더 많다.
그래서 요즘은 업무를 이렇게 나누고 있다.
오늘 반드시 처리해야 할 중요한 일
한 템포 미뤄도 되는 급한 (또는 급해 보이는) 일
무엇을 먼저 해야할지를 명확하게 구분하고 나면, 신기하게도 불안이 줄어든다.
주 업무와 부 업무를 구분해서 처리하다 보면, '이거 하고 있어도 되나?' 'A부서에서 00님이 요청한 자료 전달도 해야 하는데, 이거하다가 잠깐 다시 돌려야하나?' 하는 잡생각에서 벗어날 수 있다.
긴 호흡의 주 업무를 진행하다 보면 집중이 흐트러지거나 환기가 필요할 때가 분명 생긴다.
이렇게 일이 막힐 때 잠깐 짬 내어 부 업무인 메신저를 처리하거나, 대응 필요 건을 빠르게 처리하다 보면 내 업무를 '내가 주도'하고 있다는 확신이 생긴다. 이렇게 일의 주도권을 잡으면, 리듬을 조절할 여유도 생긴다.
2. 오늘 반드시 끝낼 일은 많지 않아도 된다.
오늘 쓴 글에서 가장 중요하다고 느끼는 부분이다.
할 일을 길게 쭉 리스팅하면, 부지런해 보이고 내가 중요한 사람이 된 것 같지만 실제로는 집중력이 분산된다.
오늘 할 일 10개를 적어두고 하나도 못 끝내는 것보다, 중요한 일 1~2개를 확실히 끝내는 것이 훨씬 낫다.
사실 '할 일이 몇 개 정도면 많은 건가요?', 'To do는 얼마나 잘게 쪼개야 하나요?' 같은 질문도 가끔 받는데 그건 정말 개인차라 무엇이 정답이라 확언하기는 어렵다. 일의 단위를 잘게 쪼개 적는 사람도 있고, 러프하게 큰 덩어리로 처리하는 것이 편한 사람도 있기 마련이니까.
그럼에도 불구하고 선호를 묻는다면 난 전자를 선호하는 편이다.
큰 덩어리로만 구분하면, 구체적인 것을 처리하다가 누락이 생기는 경우가 있기 때문이다.
다만 일을 쪼개서 길게 리스팅하는 것이 심적 부담으로 느껴지고, 회피하고 싶다는 동료도 있었기에 본인에게 가장 맞는 수준을 찾아보기를 권장한다.
중요한 것은 오늘 할 일을 단순 나열하는 것이 아니라, '오늘 반드시 끝낼 일'을 고르는 것이다.
이때 한 가지 주의할 점은, 야근을 전제로 업무를 계획하면 안 된다는 점이다.
회의와 여타 잡무를 제외하고, '순수 업무 시간' 안에서 현실적으로 가능한 만큼만 정하는 것이 다음 날 컨디션을 위해서도 낫다.
급하게 처리할 계획 외의 일이 생겨서 야근을 하게 되더라도, 위 수준으로 업무를 정해두면 큰 무리나 부담으로 느껴지지 않는다.
그리고 목표는 보수적인 편이 심리적으로도 더 큰 도움이 된다. '오늘 세운 목표보다 더 많이 했네?'가 '오늘 이만큼 하려고 했는데 다 못했네... 내일 해야겠다.' 보다 훨씬 멘탈 관리에 도움이 되는 건 자명하다.
오늘 이건 꼭 해야한다, 이것만 해도 충분하다 싶은 일 1~2개
그 외 하면 좋고, 하루 이틀 밀려도 괜찮은 일
이렇게 기준을 조금 더 보수적으로 잡으면 조급함이 줄어들고, 오히려 집중력도 높아진다.
일을 그냥 많이 하는 것 보다는 제대로 하는 것이 중요하다.
3. 우선순위는 시간표에 올려보자.
시간은 갑자기 생기지 않는다.
중요한 일은 '시간 나면' 하는 게 아니라, '캘린더'에 고정해야 한다.
집중이 잘 되는 시간대, 회의가 비교적 적은 시간, 리프레시 후 다시 앉아 집중하기 좋은 시간을 일정 블록으로 잡아보자.
나는 보통
오전 10시 ~ 11시 30분 (가장 집중이 잘 되는 오전 시간대)
점심 식사 후 오후 1시 ~ 2시
오후 늦은 시간, 사람들이 미팅하느라 상대적으로 조용한 사무실에서 빡세게 집중할 30분
이 시간대에 중요한 일을 먼저 배치한다.
내가 업무에 집중하고 주도권을 잡을 수 있게 되면, 업무 밀도와 처리 속도가 확연히 달라진다.
작은 정리가 만드는 차이
쭉 읽다 보면, '아 번거롭네.', '생각하기 귀찮다.' 느낄 수도 있다.
'이걸 어떻게 내 루틴으로 만들지?', '진짜 이렇게 하는 사람이 있나?' 싶어 시작도 전에 포기하고 싶을 지도 모른다.
하지만 막상 해보면 생각보다 정말 단순하다.
속는 셈 치고 간단히 정리해보자. 작은 정리 하나가 업무 속도를 높이고, 퇴근 시간을 앞당겨준다.
오늘은 중요한 일 하나를 정하고, 이를 처리하기 위한 시간을 하루에 한 번이라도 확보해 보면 어떨까?
그것만으로도 하루의 밀도는 달라진다는 것을 느낄 수 있을 것이다.
읽으면서 궁금한 점이나, 다루면 좋겠다 싶은 주제가 있다면 편히 남겨주세요. 다음 글감에 참고하겠습니다.
