진단에서 전략으로 : 데이터의 힘
HR 데이터를 수집하는 것은 데이터 관리의 출발점이다. 데이터가 정확하고 체계적으로 관리되지 않으면 분석결과가 왜곡될 수 있으며 이를 바탕으로 내리는 의사결정도 신뢰성을 갖기 어렵다. 특히 중소기업에서는 데이터 관리 체계가 명확하지 않은 경우가 많고 수집된 데이터가 일관되지 않거나 활용되지 못하는 경우도 빈번하다.
HR 데이터를 실질적으로 활용 가능한 정보로 만들기 위해서는 몇 가지 원칙을 준수해야 한다. 데이터 수집의 원칙은 정확성(Accuracy), 일관성(Consistency), 유용성(Usability), 접근성(Accessibility), 보안성(Security), 적시성(Timeliness) 여섯 가지 요소로 정리할 수 있다. 이 원칙을 바탕으로 HR 데이터를 수집하면 데이터 관리를 보다 체계적으로 정리하고 효율성을 높일 수 있다.
1. 정확성(Accuracy) - 오류 없는 데이터를 수집하자
데이터는 실제 상황을 정확하게 반영해야 한다. 데이터 입력 오류나 업데이트 누락은 분석 결과를 왜곡시킬 수 있으며 이를 바탕으로 내린 의사결정이 조직 운영에 부정적인 영향을 미칠 수 있다. 특히 인사 데이터는 급여지급, 근태관리, 평가 등 다양한 HR 프로세스와 직결되므로 데이터의 정확성이 최우선이다.
많은 중소기업이 엑셀이나 수작업을 통해 HR 데이터를 관리하는 경우가 많다. 데이터 입력 실수(잘못된 숫자 입력, 날짜오류 등)가 발생할 가능성이 높으며 담당자 변경에 따라 관리기준이 달라지는 문제도 발생할 수 있다. 엑셀 등에서 인사 데이터를 수작업으로 관리하는 경우 필수 입력 값을 설정하여 오류 발생을 줄이거나 ("입사일자"는 반드시 "YYYY-MM-DD" 형식으로 입력하도록 설정함) 급여 데이터 등 중요한 정보는 한 명이 입력하고 다른 한 명이 검토하는 방식으로 오류를 최소화하는 방안을 검토해야 한다.
2. 일관성(Consistency) - 동일한 기준을 유지하자
HR 데이터가 일관되지 않으면 같은 데이터를 두고도 다른 해석이 나올 수 있다. 예를 들어 인사팀에서 관리하고 있는 인건비는 기본급, 고정수당, 변동수당 등으로 구성된 통상임금과 평균임금을 의미하는 경우가 많고 재무팀에서 관리하고 있는 인건비는 급여, 노무비, 복리후생비, 퇴직금까지 포함된 인건비를 의미하는 경우가 많다. 같은 성격의 데이터라도 기준이 다를 수 있으므로 데이터 수집 시 부서 간 협업을 통해 데이터 정의를 맞춰 동일한 기준을 유지하여야 한다.
3. 유용성(Usability) - 필요한 데이터를 수집하자
모든 데이터를 수집하는 것이 중요한 것이 아니라 실제 필요한 데이터를 수집하는 것이 핵심이다. HR 담당자들은 수많은 데이터를 보유하고 있음에도 불구하고 정작 중요한 데이터가 없거나 반대로 필요하지 않은 데이터를 과도하게 관리하는 경우가 많다.
따라서 HR 담당자는 데이터를 수집하기 전에 "이 데이터를 어떻게 활용할 것인가?"를 명확히 정의하고 수집 프로세스를 설계할 필요가 있고 단순한 직원 정보(입사일, 직급 등) 외에도 실제 HR 전략과 연계될 수 있는 데이터(임금, 근로시간, 평가, 이직사유 등) 를 중심으로 수집해야 한다.
4. 접근성(Accessibility) - 쉽게 이용할 수 있도록 관리하자
HR 데이터는 필요할 때 즉시 접근할 수 있어야 의미가 있다. 그러나 중소기업에서는 데이터가 여러 개별 파일에 분산되어 있거나 특정 담당자만 접근할 수 있는 구조로 되어 있어 활용이 어려운 경우가 많다. 이를 위해 단일 저장소(공유 드라이브, 클라우드, HR 관리 시스템)를 구축하여 HR 데이터를 일관되게 관리할 수 있도록 하여야 한다. 단, 보안이 필요한 부분은 역할을 바탕으로 접근 권한을 달리 가져가야 한다.
5. 보안성(Security) - 데이터를 안전하게 보호하자
HR 데이터는 직원의 개인 정보와 민감한 정보를 포함하고 있기 때문에 보안이 필수적이다. 데이터가 외부로 유출되거나 내부에서 부적절하게 사용되면 법적 문제가 발생할 수 있다. 중소기업에서는 HR 데이터 보안이 상대적으로 취약한 경우가 많으며, 데이터 유출 또는 무단 접근의 위험이 존재한다. 특히 직원 개인 정보(급여, 평가 데이터 등)에 대한 접근 권한을 최소한으로 제한하고 암호화된 방식으로 저장하는 것이 필요하고 인사 데이터 보호에 대한 사내 교육을 정기적으로 실시하고, 불필요한 데이터 공유를 방지해야 한다.
6. 적시성(Timeliness) - 최신 데이터를 유지하자
HR 데이터는 최신성을 유지해야 효과적으로 활용할 수 있다. 오래된 데이터를 그대로 두면 의사결정이 왜곡될 가능성이 높아진다. 중소기업에서는 퇴직자 데이터가 정리되지 않은 채 방치되거나, 직원 이력 데이터가 업데이트되지 않아 인사평가 및 보상에 영향을 미치는 경우가 많다. 이를 위해 분기별로 HR 데이터를 업데이트하고 최신 데이터를 반영하여 의사결정을 내릴 수 있도록 하여 정기적인 데이터 업데이트 일정 수립하고 향후 수작업 업데이트를 최소화하며 실시간 데이터 반영이 가능한 시스템을 구축하는 것이 바람직하다.