2.2 중소기업에서 데이터를 수집하는 방법(2)

진단에서 전략으로 : 데이터의 힘

2.2.2 중소기업에서 HR 데이터를 효과적으로 수집하는 방법

많은 중소기업에서 HR 데이터를 관리하고 있다고 생각하지만 실질적으로는 부서별, 담당자별로 기록 방식이 다르고 통일되지 않아 활용이 어려운 경우가 많다. HR 데이터를 효과적으로 수집하려면 데이터 관리 기준과 서식을 통일하는 것이 가장 중요하다. 특히 같은 데이터라도 작성 기준과 양식이 다르면 비교 분석이 불가능하며 시간이 지나면서 데이터 정합성이 무너지고 분석 자체가 어려워질 수 있다. 따라서 HR 데이터의 일관성을 유지하기 위해 기준을 명확히 설정하고 정해진 서식으로 관리하는 것이 핵심이다. 또한, 특별한 HR 시스템이 없어도 엑셀만으로도 충분히 체계적인 데이터 수집과 분석이 가능하며 효과적인 활용을 위해서는 데이터별 관리 주기를 설정하고 정기적인 업데이트를 수행하는 것이 중요하다.

1. HR 데이터 관리 기준과 서식 통일하기

HR 데이터를 수집할 때 먼저 해결해야 할 문제는 담당자마다 작성하는 방식이 다르다는 점이다. 같은 데이터를 관리하더라도 담당자에 따라 기준과 형식이 다르면 일관된 데이터 분석이 불가능해지고 시간이 지나면서 누적된 데이터의 신뢰도가 낮아질 수밖에 없다.

데이터 항목별 관리 기준 설정 : 직원 정보, 급여, 근태, 채용, 이직, 평가 등의 데이터에 대해 관리기준을 정하고 동일한 형식으로 기록되도록 표준을 확립해야 한다.

통합된 데이터 서식 활용 : 모든 부서에서 동일한 데이터 서식을 사용하도록 통일하여 부서 간 데이터를 비교할 때 형식 차이로 인해 혼란이 발생하지 않도록 한다.

자동화된 데이터 입력 방식 고려 : 가능하다면 HR 시스템을 활용해 데이터를 자동 입력하거나 엑셀 매크로를 사용해 서식을 일정하게 유지할 수 있도록 한다.

이처럼 모든 HR 데이터를 일정한 기준과 형식으로 관리하는 것이 효과적인 데이터 활용의 첫걸음이다.

2. 데이터별 관리 주기 설정하기

HR 데이터는 단순히 기록하는 것이 아니라 정기적으로 업데이트하고 활용할 수 있어야 한다. 하지만 중소기업에서는 데이터가 수집되기만 하고 정작 이를 실질적으로 활용하지 않는 경우가 많다. 따라서 데이터의 목적에 맞게 적절한 주기로 관리하는 체계를 마련하는 것이 필수적이다.

근태 데이터 : 매월 혹은 분기별 출퇴근 현황 보고서를 만들어 지각, 조퇴, 연장∙야간∙휴일근로시간 등을 분석하여 팀별∙개인별 근로시간 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 한다.

입∙퇴사 데이터 : 반기별로 인력 변동폭을 분석하여 특정 시점에서 이직이 급증하는 패턴이 있는지 확인하고 이를 바탕으로 채용 전략을 조정한다.

급여 및 인건비 데이터 : 분기별 사업 실적과 분기별 인건비를 비교 분석하여매출 및 영업이익 대비 인건비의 적정성을 평가하고 이를 경영 전략에 반영한다.

이처럼 데이터를 단순 저장하는 것이 아니라 목적에 맞게 정기적으로 관리하고 분석해야 HR 데이터가 데이터 중심 의사결정 환경 조성에 기여할 수 있다.

3. 데이터 중심의 의사결정 문화 정착하기

HR 데이터 수집 및 관리체계가 성공적으로 안착하기 위해서는 경영진이 데이터 중심 의사결정을 지지하고 이를 활용할 수 있는 환경을 조성하는 것이 필수적이다. 데이터를 분석하고 관리하는 것은 결국 조직이 데이터 중심 사고방식을 정착시키기 위한 과정이며 이를 실질적인 의사결정에 반영하지 않으면 아무런 의미가 없기 때문이다.

경영진의 데이터 활용 의지 확보 : 경영진이 데이터를 기반으로 인사 전략을 수립하는 문화를 조성해야 한다. 단순히 "이직률이 높다"가 아니라, "이직률이 높은 특정 부서에서 주된 퇴사 사유는 무엇인가?"와 같은 데이터 기반 접근이 필요하다.

데이터를 활용한 HR 보고 체계 구축 : 주요 HR 데이터를 정기적으로 분석하여 경영진에게 객관적인 데이터 기반 보고서를 제공해야 한다. 이를 통해 HR 데이터가 조직 운영에 실질적으로 반영될 수 있다.

HR 담당자의 데이터 활용 역량 강화 : 데이터 수집뿐만 아니라 데이터 해석과 분석을 통한 인사이트 도출 역량을 키우는 것이 중요하다. 이를 위해 기본적인 데이터 분석 툴(엑셀, BI 툴 등) 활용 능력을 강화하는 것이 필요하다.

데이터가 조직 내에서 실제 의사결정 과정에 반영되지 않는다면 데이터 수집과 관리에 들인 노력이 무의미해진다. 따라서 데이터를 단순한 기록이 아니라 실질적인 HR 전략의 핵심 도구로 활용할 수 있도록 해야 한다.

중소기업에서도 체계적인 데이터 수집과 정리를 위해 ① 관리 기준과 서식 통일화 ② 데이터별 관리 주기 설정 ③ 데이터 중심 의사결정 문화 정착이 반드시 필요하다. HR 데이터는 단순한 기록이 아니라 조직의 운영을 최적화하고 성장 방향을 설정하는 중요한 자원이다.