회의를 망칠까봐 두려웠던 그 날
회의나 워크숍에서의 역기능적 행동 이해 및 대처방안
▲ 회의를 망칠까봐 두려웠던 그 날 ©회의설계소회의 역기능적 행동 이해 및 대처방
1. 예상 못한 행동, 왜 나오는 걸까?
2. 예상 못한 행동, 이렇게 다뤄보세요!
3. 회의가 두렵다면, 이렇게 준비해보세요!
회의를 주도하는 게 이렇게 어려운 일이었어?
몇 년 전, 처음으로 중요한 회의를 맡았을 때였다.
나름대로 철저히 준비했다고 생각했지만, 막상 회의가 시작되자 상황은 예상과 달랐다.
✅ 한 사람은 팔짱을 끼고 스마트폰만 바라보고 있었고,
✅ 또 한 사람은 내 질문을 무시한 채 자신의 이야기만 늘어놓았으며,
✅ 몇몇은 눈을 피하며 침묵으로 일관했다.
회의가 끝난 후 “내가 진행을 잘못한 걸까?”라는 생각이 머릿속을 떠나지 않았다.
그런데 시간이 지나면서 깨달았다. 회의 진행이 어려운 이유는 '예상할 수 없는 행동' 때문이 아니라,
그 행동의 이유를 몰라서 두려운 것이었다.
1. 예상 못한 행동, 왜 나오는 걸까?
회의에서 예상하지 못한 행동을 보이는 사람들의 기저에는 다음과 같은 심리적·환경적 이유가 있다.
이를 이해하면 효과적으로 대처할 수 있다.
말을 하지 않는 참여자 – "괜히 나섰다가 틀릴까 봐 걱정돼요."
이유: 발언에 대한 부담, 자신감 부족, 조직 내 서열 구조
✅ 해결법
사전에 의견을 정리할 시간을 주기
소규모 그룹에서 먼저 이야기하도록 유도
"틀려도 괜찮다"는 분위기 조성
논쟁이 커지는 참여자 – "이게 왜 중요한지 아무도 모르잖아요!"
이유: 자신의 의견이 받아들여지지 않을 것 같은 불안, 상대에 대한 신뢰 부족
✅ 해결법
"서로 의견이 다를 수 있어요. 공통적인 부분은 무엇일까요?"라고 질문하기
"이 논의가 우리의 목표와 연결될까요?"라며 논의 초점 맞추기
감정이 격해질 땐 5초간 정리 시간 갖기
집중하지 않는 참여자 – "이 회의, 나랑 상관없는 것 같아요."
이유: 회의 주제와 본인의 역할 간의 연결고리가 없음, 회의 진행 방식이 지루함
✅ 해결법
참여자에게 역할 부여하기
의견 투표, 짝토론 등 다양한 방식 활용
중간 쉬는 시간을 활용해 집중도 높이기
비협조적인 참여자 – "난 애초에 이 회의가 필요 없다고 생각해."
이유: 회의의 필요성을 느끼지 못함, 진행 방식에 대한 불만
✅ 해결법:
회의 목적과 기대되는 참여 방식을 미리 합의 도출
“오늘의 핵심 논의 포인트는 이것입니다.”라고 강조
너무 심한 경우 개별적으로 소통하여 상황 조율
2. 예상 못한 행동, 이렇게 다뤄보세요!
말을 하지 않는 참여자, 이렇게 하면 입을 열 수 있다
✅ 질문 방식 바꾸기: "이 주제에 대해 어떻게 생각하세요?" 대신 "추가할 점이 있을까요?"
✅ 의견 작성 후 공유: 말하기 어려운 사람은 글로 먼저 의견 정리하도록 유도
✅ "틀려도 괜찮다"는 분위기 조성: "완벽한 답이 아니어도 괜찮습니다."
논쟁이 격해질 때, 분위기를 정리하는 법
✅ 공감하며 개입하기: "서로 다른 시각이 있다는 건 좋은 일이죠. 그렇다면 지금 가장 중요한 것은?"
✅ 초점 다시 맞추기: "지금 논의 중인 핵심 주제와 연결될까요?"
✅ 문제 해결형 질문 던지기: "그렇다면 해결책은 무엇일까요?"
딴짓하거나 집중하지 않는 참여자, 몰입을 유도하는 법
✅ 참여 방식 변화: 단순 발표 대신 의견 투표, 작은 그룹 토론 활용
✅ 역할 부여: "○○님이 이 회의에서 정리해주시면 좋겠어요."
✅ 쉬는 시간 제공: 중간에 짧은 브레이크 주어 집중력 유지
비협조적인 참여자, 이렇게 하면 분위기가 바뀐다
✅ 기대치 상기: "오늘 논의할 핵심 포인트는 이것입니다."
✅ 분위기 환기: "좋은 논의네요! 그런데 이 방향이 회의 목표와 연결될까요?"
✅ 개별 소통: 너무 심한 경우 따로 이야기하여 이유 파악 후 조율
3. 회의가 두렵다면, 이렇게 준비해보세요!
명확한 기대 설정
회의 전에 목적과 논의 방식을 미리 공유하면, 예상 못한 행동이 줄어든다.
예: "이번 회의에서는 3가지 대안을 도출하는 것이 목표입니다."
심리적 안전감 조성
누구나 편하게 의견을 낼 수 있는 분위기를 만들어야 한다.
예: "어떤 의견이든 괜찮습니다. 다만, 우리는 해결책을 찾기 위해 논의한다는 점을 기억해 주세요."
회의 구조 설계
질문 – 토론 – 정리의 흐름을 미리 계획하면, 갑작스러운 상황에 당황하지 않을 수 있다.
예: "10분은 아이디어를 모으고, 20분은 논의한 뒤, 마지막 10분은 결론을 도출하는 순서로 진행하겠습니다."
✅ 회의는 유연하게, 그러나 핵심은 잡고!
진행이 완벽할 필요가 없다. 예상 못한 행동도 "왜 이런 행동이 나오는 걸까?"를
이해하면 훨씬 쉽게 다룰 수 있다.
회의는 결국 사람들이 함께 문제를 해결하는 과정이다.
유연하면서도 핵심을 잃지 않는 진행을 연습해보자!
meetndeets.com
#마케팅 #문제해결 #정책 #워크샵 #회의 #혁신 #비전 #전략 #리더십 #미션 #거버넌스 #워크숍 #프로젝트관리 #의사소통 #아이스브레이킹 #창의성 #퍼실리테이션 #퍼실리테이터 #팀워크 #조직개발 #브레인스토밍 #디자인씽킹 #팀빌딩 #회의운영 #참여형워크숍 #의사결정 #퍼실리테이션기법 #협업 #집단지성 #소통기술 #갈등관리 #비즈니스전략 #커뮤니케이션 #공공정책 #문제해결기법 #기업혁신 #리더십개발 #아이디어발굴 #창의적사고 #조직문화 #팀워크강화 #성과관리
