알고 있으면 유용한 '업무 접근법' 2가지
스마트한 회사 생활
인간은 음식 섭취를 통해 생존하고, 회사는 보고서를 먹으면서 살아간다.
회사에 대하여 너무 단적으로 표현했다고 할 수도 있지만, 조직으로 이루어진 회사는 보고서 또는 품의서를 통해 돌아가는 것이 기본이다.
우리가 회사에서 좋은 평가를 받기 위한 요소들이 여러 가지 있지만, 그중에서도 보고를 잘하는 사람이 크게 인정받는다. 보고는 ‘말’ 또는 ‘글’로써 이루어지고, 이를 통해 자신의 역량이 표출된다.
내용의 완성도를 떠나 보고를 잘하는 방법에 대한 자료는 산재해 있다.
이 글에서는 보고 잘하는 방법보다는 그 이전 단계라고 할 수 있는 ‘업무에 접근하는 기본적인 사고의 틀’에 대한 이야기이다.
나에게 업무가 주어졌을 때 근본적인 접근법 2가지를 소개한다. 이를 머릿속에 담아두고 업무 처리에 적용한다면 적지 않은 도움이 될 것이다.
One task - One cycle,
구상(Thinking)의 4단계 흐름
어떤 업무가 나에게 부여되면 그 업무는 하나의 사이클을 통해 이루어진다. 그 사이클을 진행 단계로 나누어 보면 4단계로 나타낼 수 있다.
1단계. Thinking Organizing (구상 정리)
2단계. Thinking Expressing (구상 쓰기)
3단계. Thinking Editing (구상 편집)
4단계. Thinking Communicating (구상 전달)
우리가 일을 시작할 때 가장 먼저 머릿속으로 구상을 하게 된다. 주어진 정보를 바탕으로 이 일을 어떻게 풀어나갈지 고민하여 정리해 간다. 어느 정도 구상을 마치면 보고서를 쓰고, 보고서 초안이 완성되면 몇 번의 편집(수정 또는 보완)을 통해 마무리한다. (기안자 관점에서) 완성된 보고서를 상사에게 보고한다. 이 과정이 One Task One Cycle이다.
One Cycle(구상의 4단계 흐름)을 항상 염두에 두고 업무에 접근한다면 그 업무의 어떤 단계에 보다 집중할 것인지, 소요되는 시간이 어느 정도일지 예상할 수 있다. 일에 끌려 다니는 것이 아니라 본인이 일을 주도하면서 진행할 수 있을 것이다.
각 단계별 주요 포인트에 대하여 언급한다.
Thinking Organizing (구상 정리)
۷ 산재해 있는 정보와 자료를 바탕으로 업무에 대한 스토리를 만들어간다
۷ 정리해 나가는 방법이 사람마다 다를 수 있으나, 백지 한 장에 연필로 그림을 그려나가는 것을 추천한다 (나는 임원이 된 이후에도 이 방법을 계속 사용해 왔고, 구상 정리에 많은 도움이 되었다)
Thinking Expressing (구상 쓰기)
۷ 쓰기의 시작의 전제, ‘어떻게 작성하면 상사가 내 보고서를 쉽고 빠르게 이해할 수 있을까?’
۷ 쓰고 난 후 리뷰, ‘내가 상사라면 이 보고서에 결재를 할까?’
Thinking Editing (구상 편집)
۷ 많은 사람들이 이 과정을 진행하지 않거나 중요하게 생각하지 않는 것 같다
* 편집 또한 하나의 창의적인 작업이다
۷ 편집은 상대방(상사)에 대한 배려이다
* 보고받는 사람의 업무 경력과 성향에 따라 보고서를 편집해야 한다
۷ 작성된 보고서에 오류는 없는지 여러 번 점검을 해야 한다
* 오류 발생이 누적되면 상사의 신뢰는 점차 무너져간다
Thinking Communicating (구상 전달)
۷ 보고서가 완성되면 아무런 준비 없이 바로 보고하는 사람들이 적지 않다
۷ 내가 작성한 보고서를 어떻게 효율적/효과적으로 전달할 것인지 스토리를 만들고, 어떻게 이야기할 것인지 미리 연습해야 한다 (준비하지 않으면 제대로 전달되지 않는 경우가 많다)
۷ 상황에 맞게, 타이밍에 맞게, 내용에 맞게 전달하는 방법을 정한다
* 이 단계에 대해서는 별도의 글 발행 예정
'구상 정리' 4가지 프레임(원칙)
'구상 정리'를 어떻게 하라고?
윗글 첫 번째 ‘Thinking Organizing (구상 정리)’에 대하여 구체적으로 알아본다.
프레임 1. (이 일을) 왜 하지?
프레임 2. (왜) 문제가 발생했지?
프레임 3. (그러면) 어떻게 하지?
프레임 4. (실행하려면) 무엇을 하지?
‘이 업무를 왜 하야 하는지, 문제는 무엇이고 왜 발생했는지, 그것을 해결하기 위해서 어떻게 하면 되는지, 해결방안을 실행하려면 무엇을 하면 되는지’
이 4가지 프레임을 가지고 업무에 접근한다면 구상을 정리해 나가는 데 있어서 큰 어려움은 없을 것이다. 업무 뿐만 아니라 후배들 코칭 또는 상담할 때에도 이 프레임을 적용하면 유용하다.
각 프레임 별 주요 포인트에 대하여 언급한다.
프레임 1._ (이 일을) 왜 하지?
۷ 왜 이 업무를 해야 하지?(중요성), 왜 지금 해야 하지?(시급성)
۷ 모든 업무의 출발점은 ‘왜(Why)’에서 시작되어야 하며, 그렇게 해야만 스토리를 만들고 보고서의 일관성을 유지할 수 있다
۷ 상사의 지시로 하는 업무라면 ‘왜 하는지?’를 반드시 상사에게 확인해야 한다
* 상사가 모르거나 알려주지 않는다면 관련된 사람을 통해 확인해야 한다
* 그런 상사가 있다면 회사에서는 조치를 취해야 한다
프레임 2._(발생한) 문제의 원인은?
۷ 현재는 어떤데? 뭐가 문제이지? 문제는 왜 생겼지?
۷ 문제 = 회사의 목표 – 현재의 상태
۷ ‘프레임 1~2’가 완성되면 보고서의 큰 틀은 잡혔다고 생각한다
프레임 3._ (그러면) 어떻게 하지?
۷ ‘프레임 2’에서 문제의 원인을 찾았기 때문에 그에 대한 해결방안을 정리한다
۷ 본인의 생각만으로는 해결방안이 부족할 수 있기 때문에 선배 또는 유관 부서와 이야기를 나누고 폭넓게 생각해 보아야 한다
프레임 4._(실행하려면) 무엇을 하지?
۷ 해결책을 어떻게 실행할 것인지를 구체적으로 계획하는 마지막 단계이다
۷ 내부 자원(사람, 조직, 예산, 시간) 동원 계획
۷ 외부 요인 변화/관리 계획
[구상(Thinking)의 4단계 흐름]과 [구상 정리' 4가지 프레임(원칙)],
이 2가지를 항상 머릿속에 장착하고 주어진 일에 접근한다면 과제를 풀어나감에 있어 매우 유용한 것이라 생각한다.
