보고는 타이밍도 중요하다

[사례 연구] 상사가 불편해 할 수 있는 상황

회사에서 발생하는 상사와의 수많은 상황들 중 상사의 관점에서 답답하고 불편한 사례를 통해,

무엇이 이슈 인지 · 그것에 대한 해결 방안을 제안한다.

 

 

Situation

대기업 계열사, 재무관리실장 A / 자금팀장 C 
 
A실장은 매일 08:00쯤 출근하여 업무 준비를 하고, 09시부터 본격적으로 업무를 시작한다.

어제까지 결재받아야 할 품의 건이 있는 C팀장은 조급한 마음으로 08:40에 결재 건을 들고 A실장방으로 들어간다. 한창 이메일을 확인 중이던 A실장 방에 C팀장이 똑똑 두드리고 들어온다.

A실장은 갑자기 나타나 본인의 시간을 뺏는 C팀장을 보자마자 짜증부터 난다. 

A실장 : “뭔데?”

C팀장 : “급하게 결재받을 건이 있습니다.”

C실장 : (급한 건 당신 사정이고) “무슨 급한 건인데 업무 시작하기도 전에 들이대냐? 무슨 건인데?”

C팀장 : “어제까지 실장님 결재받아야 하는 ‘B-PJT 자금 집행’ 건 입니다. 유관 부서 협의가 어제 늦게 끝나서 아침 일찍 결재받으려고 합니다.”

A실장 : “미리미리 진행하지! 아침부터 급하게 들고 와서 나보고 싸인만 하라는 건가?”

           “두고 가! 내가 부르면 다시 와!” “나가봐!”

Issue

리더 특히 임원은 업무시간 중에 자신을 위한 시간을 가지기 매우 힘들다. 보고 · 회의 · 외부 미팅 등 주어진 일정을 소화하기도 벅찬 경우가 대부분이다.

A실장은 이른 아침 출근하여 자기만의 시간을 가지는 루틴을 가지고 있다. 이 시간을 이용하여 현재 진행 중인 업무를 구상하고, 그날의 하루 일정을 체크하고, 이메일과 신문의 주요 기사를 확인하고 있다. 그런데 이 소중한 시간에 예고도 없이 누군가가 결재 서류를 들고 온다면 짜증이 난다. 이 상태에서 상사의 결재를 받기는 거의 불가능할 것이며, 보고자에 대한 상사의 신뢰는 떨어질 수밖에 없다.

A실장의 소중한 시간을 빼앗는 것은 임원의 그날 역할 준비를 방해하는 것이고, 보고해야 하는 업무의 진행도 지연되기 때문에 회사적으로도 손실이다.

Solution

 

상사에게 보고할 때 ‘타이밍’도 중요하다

상사에게 보고할 때에는 상사가 보고받을 준비가 되어 있는지 상황과 타이밍을 고려하는 감각이 필요하다.

상사가 보고받을 준비가 되어 있지 않는 상황에 보고를 하게 되면 한 번에 승인받는 것은 당연히 어렵다.

상사가 보고받기 편한 시각과 상황을 파악하고 보고하는 것은 아부가 아닌 상사에 대한 배려이다.

상사의 자기만의 시간을 빼앗지 말자

상사도 숨 쉴 틈이 필요하다. 혼자 생각하고 정리하고 잠깐의 휴식도 필요하다. 특히 아래 시간에는 상사를 내버려 두자.

1) 아침 출근하여 업무 시작 전

    하루 일과를 구상하고 준비하며, 이메일을 체크하고, 주요 뉴스도 확인하는 소중한 시간이다.

2) 점심시간 직후

    식사 후 양치질도 하고, 약간의 휴식도 취하면서 오후 업무 준비하는 시간이 필요하다.

3) 퇴근하려고 PC를 끄려는 순간

    상사는 퇴근 후 약속이 많아 이동 시각 등을 고려하여 움직이기 때문에 퇴근하는 순간은 더 이상 사무실의 업무를 보기 힘들다

위의 사례에서 반드시 오전 중 결재를 받아야 한다면

바로 결재 문서를 들고 가지 말고, 메모 준비만 하여 찾아간다.

C팀장 : (간략히 아침 인사를 하고, 죄송한 표정으로) “실장님. 오전에 보고드릴 건이 있는데 오늘 오전 일정은 어떠신지요?”

A실장 : (편안한 표정이 아닐 수도 있으나) “무슨 건인데?”

C팀장 : ‘B-PJT 자금 집행’ 건 입니다. 약 20분 정도 소요될 것 같습니다.

A실장 : “내가 오늘 오전 일정 다시 체크하고 연락할게.”

C팀장 : “감사합니다. 실장님.”

아침부터 문서를 들이밀어 상사를 불편하게 하는 것보다는 상사의 일정을 체크하는 형식으로 무겁지 않게 보고 타이밍을 태핑 하는 것이 상사의 긍정적인 반응을 얻기가 용이할 것이다.

보고할 때 ‘급하다’는 이야기를 해서는 안된다

급한 건은 보고자의 사정이고 급한 상황을 만든 것도 보고자가 한 것이다. 상사의 입장에서는 ‘급한 건을 왜 이제 가지고 오나?’, ‘급한 건이니 빨리 결재나 하라는 건가?’라는 생각을 가질 수 있다. 따라서 보고할 때 "급한 건입니다."라는 사족은 가급적 생략하는 편이 좋다.

회사의 업무 일정 등록 Tool이 있다면 적극 활용하자

사내 전산망을 통해 ‘일정 등록 Tool’을 갖추고 있다면 Tool을 적극적으로 사용하자. 일정표 등록하는 것도 일이지 않냐고 반문할 수 있다. 처음에는 번거로울 수 있지만 정착되면 보고하는 사람뿐만 아니라 보고 받는 사람에게도 매우 유용하다.

보고하는 사람은 상사의 전후 일정 파악을 통해 본인 보고의 수위를 조절할 수 있고, 상사는 수많은 업무가 진행되고 있는 상황 속에서 일정표를 통해 해당 업무 보고 시각이 다가오면 머릿속에 섞여 있는 업무들 중에 그것을 끄집어내어 잠시라도 생각하고 업무 보고받을 준비를 한다.

이러한 과정들이 갑자기 보고서를 들고 오는 것보다 의사결정의 질이나 속도 면에서 훨씬 효율적이고 생산적이다.