소신 없는 업무 보고

[사례 연구] 상사가 불편해 할 수 있는 상황

Situation

대기업 건설사, 개발사업실장 A / 도시정비팀장 C 

도시정비팀 소관인 ‘H지구 도시정비사업’에 이슈가 발생하여 C팀장이 A실장에게 대면 보고를 들어갔다. C팀

장은 해당 이슈에 대하여 발생 원인/ 예상되는 문제점/ 회사에 미치는 영향/ 해결방안 3가지를 보고하고, 보고 마지막에 해결방안 중 ‘1안’을 팀의 의견으로 보고 하였다.

A실장 : “이슈에 대하여 검토를 많이 했네. 그런데 해결방안은 ‘1안’ 보다는 ‘3안’이 더 맞지 않을까?”

C팀장 : (아무런 고민과 주저 없이 답한다) “실장님께서 지침 주신 ‘3안’으로 추진하겠습니다.”

A실장은 C팀장의 즉답에 당황해한다.

A실장 : “이번 건에 대하여 나는 오늘 처음 보고 받고, 짧게 생각하고 내 의견을 이야기한 것일 뿐인데 바로 내 의견대로 하겠다고 하면...”

C팀장 : “아. 그게 아니라...”

A실장 : “깊이 있게 검토한 줄 알았는데 그렇지 않은 것 같네. 좀 더 고민하고 다시 보고해!”

Issue

C팀장은 해결방안에 대한 A실장의 다른 의견에 대하여 아무런 망설임 없이 그 방향으로 하겠다고 답하였다. A실장은 C팀장의 반응에 당황하지 않을 수 없다. 

 

지금까지 그 과제에 대하여 가장 많이 생각하고 고민한 사람이 C팀장인데 바로 의견을 바꾼다는 것은 검토가 부실했다고 A실장은 판단할 수밖에 없다. 대충 검토하고 나에게 ‘어찌하오리까’로 나온 것으로도 A실장은 생각할 수 있다.

의사결정이 필요한 보고에서 상사의 다른 의견을 즉시 수용한다는 것은 그 보고서가 충분한 고민과 검토가 된 것으로 상사는 생각하기 힘들다. 보고서에 대한 상사의 신뢰는 크게 떨어진다.

 

Solution

 

보고하기 전에 팀의 결론에 대한 백업 자료를 충분히 준비한다

팀이 내린 결론을 뒷받침할 자료를 철저히 준비한다. 더불어 상사의 예상 질문과 다른 의견을 낼 경우에 대한 답변도 미리 생각해 두어야 한다.

 

상사가 다른 의견을 내면 팀의 의견을 소신껏 1~2회 펼친다.

그 보고 건에 대하여 제일 잘 알고 있는 사람은 C팀장이다. 자신의 주장을 1~2번은 합리적이고 논리적으로 펼쳐야 한다. 상사의 의견에 바로 따르겠다고 하면 그 보고서 뿐만 아니라 사람에 대한 신뢰가 크게 떨어질 수 있다.

 

주장을 펼치더라도 의사결정권자는 상사임을 알고 있다는 뉘앙스는 견지해야 한다

주장을 펼치면서 상사를 가르치려 들거나 이해시키려 든다면 극히 위험할 수 있으며, 상사는 보고의 내용보다는 보고자의 태도를 문제 삼아 보고 자체가 무산될 수 있다.

의사결정자는 당신(상사)이며, 최종적으로는 이를 따를 것임을 상사가 인식할 수 있도록 스탠스를 취해야 한다. 절대 감정적으로 맞서거나 상사의 능력을 무시하는 듯한 뉘앙스를 풍겨서는 안 된다.

 

주장을 1~2번 펼쳐도 상사가 의견을 바꾸지 않으면 이기려 들지 말고 물러선다

1~2번 팀의 의견을 펼쳤는데도 상사의 의견을 바꾸지 않으면 물러서야 한다. 계속 주장하거나 이기려 든다면 업무의 범위를 벗어나 태도 문제와 감정 대립 상황으로 갈 위험성이 있다.

“말씀 주신 사항에 대하여 추가적으로 검토하여 별도 보고 드리겠습니다.”라고 이야기하고 재보고 준비를 철저히 한다.

 

상사에 대한 업무(특히 의사결정이 필요한) 보고 시 보고자는,

1) 보고자의 의견(어떻게 하겠다는 결론) 없이 보고하는 경우는 최악이며,

2) 의견을 이야기하더라도 상사가 다른 의견을 낼 때 즉시 자신의 의견을 바꾸면 신뢰성이 떨어지고,

3) 자신의 주장(의견)을 끝까지 이야기하면서 상사를 이기려 든다면 위험해질 수 있고,

4) 상사가 의사결정권자임을 잊지 않고 있다는 자세로 준비된 자신의 주장을 펼치고(고민 많이 하였음을 보여주고), 

5) 설득이 되지 않으면 일정 시점에 물러서는 스탠스를 취해야 한다