보고서 內 오류가 있을 수 있지만…
[사례 연구] 상사가 불편해 할 수 있는 상황
출력한 보고서 보다는 주로 회의실 스크린 화면을 통해서 나는 보고를 받아왔다. 보고와 관련된 사람들이 동시에 의견을 나눌 수 있고, 화면으로 보면서 듣는 것이 익숙해진 나의 습관 때문이다.
나는 보고자가 발표를 할 때 스크린에 나타나는 보고서 화면을 무심히 눈으로 스캔한다. 그러다 보면 느낌이 올 때가 있다. ‘뭔가 이상한데?’. 이 경우에는 자세히 살펴보게 되고, 90% 이상의 확률로 그 장표에 오류가 있음을 알게 된다.
처음부터 오류를 찾기 위해 들여다보는 것은 아닌데 감각적으로 이상함을 느끼게 된다. 일종의 ‘직업병’인 것 같다. 여러분도 리더로서 연차가 올라갈수록 그럴 가능성이 높다.
내가 보고를 받으면서 보고서에 대하여 질문하는 것들을 Situation으로 설정해 보았다.
Situation
· “表의 단위가 없는데? 단위가 뭔가요?”
보고서 내용과 表 상의 숫자를 보면 단위 표기가 없어도 알 수 있지만, 나는 반드시 지적을 한다
· “숫자 합계가 맞지 않는 것 같은데요?”
· “숫자 합계는 왜 없나요? 나보고 다 더해 보라는 건가요?”
합계를 통해 표의 의미를 해석할 수 있는 경우가 있기 때문에 합계는 표기해야 한다
· “잠깐 2페이지 이전으로 돌아가 봅시다. 현재의 장표와 이전 페이지 장표의 항목은 같은데 숫자가 다른 것 같은데요?”
이전 페이지 내용을 다 기억하고 있냐고 물을 수 있지만, 이것 또한 감각이고 직업병인 것 같다
· “보고서 상의 소제목 글자 크기가 다르지 않나요? 소제목의 폰트 크기가 몇 인가요?”
· “표에 나타난 숫자는 2달 전의 숫자 아닌가요? 지난달 숫자를 표기해야 하지 않나요?”
· “장표에 페이지 매김이 없네요. 내가 꼭 하라고 여러 번 이야기했는데…”
Issue
나는 보고를 받으면서 위 Simuation에 있는 오류에 대하여 반드시 질문하였다. 부서장이 또는 임원이 그런 것까지 지적하느냐고 반론을 할 수도 있을 것이다. 보고서 형식 또는 표기에 오류는 있을 수 있고, 그 오류가 대세에 지장이 없는 경우가 많다. 그런데 왜 보고서의 작은 오류를 지적할까? 그냥 넘어가면 되지?
내가 그렇게 하는 이유는 아래 2가지 관점으로 보고서와 보고자를 판단하기 때문이다.
· 얼마나 고민하고 집중하여 보고서를 작성하였는지
· 상대방(보고를 받는 사람)을 배려하는 마음가짐을 가지고 있는지
한두 번의 보고서 형식 또는 표기 오류는 있을 수 있다. 하지만 그것이 반복되는 보고서(보고자)에 대해서는 의심과 불안감이 생기게 되어 신뢰성이 떨어진다.
특히 보고서 숫자에 오류가 있으면 피보고자는 그 보고서에 표기된 모든 숫자에 의심이 생긴다. 숫자가 나타날 때마다 맞는지 자세히 들여다봐야 하기 때문에 보고서의 본질에 집중하기 쉽지 않다. 결국 그 보고서는 한 번에 통과할 가능성도 낮아진다.
Solution
보고서 초안 작성이 완료되면 아래의 기준으로 다시 체크해 보자. 그런데 작성자가 PC 화면을 통해서 보면 잘 안 보인다. 작성자는 보고서를 쓰면서 계속 봐왔고 머릿속에 작성 내용이 입력되어 있기 때문에 오류가 눈에 잘 띄지 않는다.
확인할 때는 가급적 출력(장표가 많다면 한 면에 여러 페이지 인쇄)하여 전체 시각으로 꼼꼼히 살펴보자. 더불어 숫자는 읽지만 말고 의미로 봐야 한다 숫자만 들여다보면 오류가 안 보이지만 의미를 생각하고 흐름으로 보면 이상한 부분이 보인다.
보고서 ‘형식’에 오류가 없어야 한다
· 장표에 페이지가 표기되어 있나?
표기는 현재 페이지수 뿐만 아니라 전체 페이지수도 병기해야 한다(그 이유는 앞서 발행한 글에서 언급하였다
· 타이틀별 글자의 크기와 색상은 일관성을 유지하고 있나?
· 숫자를 나타낸 표에 단위와 합계(좌우)가 표시되어 있나?
특히 금액을 단위로 표기한 경우 단위가 맞는지 체크해야 한다
· 한 문장의 길이가 적당한가?
한 문장이 장황하게 길면 피보고자가 핵심을 알기까지 시간이 걸린다
· 각 장표마다 피보고자가 보기 편하게(한눈에 파악할 수 있게) 구성•편집되어 있나?
보고서 ‘표기’에 오류가 없어야 한다
· 표로 나타낸 숫자의 좌우 합계가 맞나?
· 단어에 오탈자가 없나?
· 여러 장표에 표기한 동일 항목의 숫자 또는 워딩이 일관성을 유지하고 있나?
· 문장에 문법적인 오류는 없나?
시간이 흐르면 보고서도 업데이트하자
계획 일정보다 보고 시기가 늦어질 경우, 보고서 내용에 업데이트할 사항은 없는지 반드시 체크해야 한다. 시간이 경과하여 가장 최근 데이터가 있다면 바꾸어야 한다.
이전 데이터를 그대로 둔다면 의사결정 상의 오류가 생길 수 있고, 보고자의 무성의함 또는 게으름을 판단하는 요소가 될 수도 있기 때문이다.
보고하기 전에 한 번 더 읽어 보자
작성이 다 되었다고 출력하여 결재판에 끼우거나, 파일을 그냥 저장하지는 않는가? 습관적으로 한번 더 읽어 보자. 읽다 보면 오탈자든, 비문(非文)이든, 흐름이 맞지 않은 편집이든 뭔가 보인다.
요즈음은 모바일 시대가 되면서 대부분 ‘읽기’ 대신 ‘보기’를 한다. 대충 눈으로 훑어보고 뜻만 통하면 넘어가는 것이 습관이 되어 있다.
최종 점검을 할 때에는 출력하여 줄을 치면서 읽어보자. 그리고 다른 장과 연결되어 있는 부분에 오류는 없는지도 체크하자.
보고서의 사소한 오류로 보고서 전체에 대한 신뢰도가 떨어진다면 억울하지 않지 않을까?
보고서는 콘텐츠도 중요하지만, 기본적인 형식과 표기 상의 오류가 없어야 완성도가 높아진다. 이 완성도가 당신의 회사에서의 평판과 신뢰도에 크게 영향을 미친다는 것은 주지의 사실이다.
보고서 작성 완료 후 한 번 더 읽어 보는 습관적인 섬세함이 당신을 보고의 고수로 이끌어 줄 것이다
