사전 알림 없이 바로 전화하는 직원
[사례 연구] 상사가 불편해 할 수 있는 상황
Situation
Profit Center 부서장인 나는, 오후 시간 그룹 계열사와의 미팅이 있어 차량으로 이동하고 있었다. 미팅 장소에 도착할 즈음에 내 휴대폰이 울린다. 휴대폰에 표시된 전화번호는 회사 번호이기는 한데 누구인지 모르는 번호이었다. 나는 당연히 전화를 받지 않았다.
미팅 장소에 도착하여 그룹앱을 통해 연락처를 찾아보니 회사 ‘인사팀 직원’이었다. 인사팀장에게 통화 가능한지 확인한 후 전화를 걸어 그 직원이 왜 전화했는지 물어보았다. 잠시 후 인사팀장이 다시 전화를 주었다.
대표이사 명의로 연하장을 발송하는데 필요 수량과 수신자 파악을 확인하기 위해 전화를 걸었다고 인사팀장이 답하였다.
나는 약간 짜증이 난 상태로 인사팀장에게 말했다.
“전화를 바로 거는 건은 매너가 아니지 않나? 내가 전화를 받을 수 있는 상황인지 아닌지를 확인하고 전화해야 하지 않을까?” 나의 반응에 당황한 인사팀장은 죄송하다고 하였다.
“팀원들에게 전화 매너에 대하여 코칭해 주세요.”라고 이야기하고 나는 전화를 끊었다. 그 이후 인사팀 그 팀원으로부터 전화가 온 경우는 없었으며, 그 직원에 대한 나의 이미지도 오랫동안 긍정적이지 않았다.
Issue
인사팀 직원이 본인 업무에 충실하였다는 것은 인정한다. 회사의 많은 임원들에게 일일이 전화를 걸어 ‘대표이사 명의 연하장’의 수량과 수신처를 확인하는 열정을 가진 직원임은 틀림이 없다.
하지만 상대방인 임원이 대표이사 보고 중일 수도 있고, 중요한 외부 미팅을 하고 있을 수도 있고, 전화를 받을 수 없는 상황에 있는 경우가 적지 않다. 전화를 받는 상대방의 상황이 어떤지를 확인하지 않고 전화를 하는 것은 매너가 아니라고 생각한다.
이것은 후배가 선배에게 전화할 때만이 아니다. 선배가 후배에게 전화를 할 때에도 마찬가지이다. 후배가 전화를 받을 수 있는 상황인지 사전에 확인하고 연락하는 것이 직장생활의 기본 매너라고 생각한다.
Solution
나는 ‘대표이사(또는 비서)’의 전화를 제외하고 누구의 전화이던 사전 알림 없이 바로 걸려오면 받지 않는다. 휴대폰이 울리면 바로 답신 문자를 보낸다. ‘통화 가능할 때 전화 드리겠습니다.’ 통화가 가능한 상태라도 똑같이 문자를 보낸다.
내가 전화를 해야 할 상황이면 선배 또는 후배 관계없이 전화하기 전에 반드시 문자를 먼저 보낸다. ‘통화 가능한가요?’
나의 이러한 행태를 알고 있는 부서원 또는 회사 사람들은 바로 전화를 거는 경우는 없다. 만약 바로 전화를 할 경우 전화를 받지 않을뿐더러 나중에 짜증을 낸다는 것을 알고 있기 때문이다.
전화를 바로 할 수도 있지 않냐고 반문할 수 있다. 당연히 할 수 있다. 예를 들면 현장에서 화재 또는 인명사고 발생 등 아주 급박한 상황이면 당연히 바로 전화를 해야 한다. 그렇지 않은 경우에는 상대방이 전화를 받을 수 있는 상황인지 확인 먼저 해야 한다.
바로 전화 걸기 전에 통화 가능 여부 문자를 먼저 보내자
‘통화 가능 하신지요? (통화 가능 한가요?)’
전화 걸기 전에 상대방에게 미리 알람을 보내는 것이 기본적인 매너. 상대방이 선배이던 후배이던 어떤 상황에 있는지 모르기 때문이다.
일단 전화를 바로 걸고 상대방이 받지 않으면 ‘뭔가 사정이 있구나’라고 생각하면 되지 않냐고 할 수도 있다. 하지만 상대방은 특히 후배일 경우 전화를 받을 수 없는 상황에 있다면 '전화를 받지 못했다는 미안함'과 '왜 전화했는지에 대한 궁금증'으로 불안한 상태에 있을 것이다.
사전 문자를 보낼 때 용건을 간략히 기입하자
‘통화 가능 하신지요? ○○건에 대하여 간략히 구두 보고 드리려고 합니다.’
통화 가능 여부 확인할 때 통화하고자 하는 내용을 간략히 포함하여 보내면 커뮤니케이션을 훨씬 효율적으로 진행할 수 있다. 사전 알림을 받는 상대방은 통화할 내용에 대하여 미리 생각하고 커뮤니케이션을 할 수 있기 때문이다.
바빠 죽겠는데 언제 문자 보내고 앉아 있냐고 하는 분들도 있을 것이다. 하지만 조금은 여유를 가지고 선후배 상관없이 사전 체크(통화 가능 여부)를 하면 상대방은 당신을 예측 가능하고 배려심이 있는 사람이라고 평가할 가능성이 높다.
내가 전화하려는 팀장에게 통화 가능 여부 확인 문자를 보냈는데도 5분 동안 답이 없거나 읽지 않으면 2가지 방법을 사용하였다. 전화를 바로 걸거나, 주위에 있을 것으로 예상되는 팀장들에게 문자를 보냈다. ‘○팀장, 문자 확인하라고 이야기해 주세요.’ 나는 꼰대 리더 인가?
