준비하고 검토하고 확인 2번 하기
전시의 준비물은 품목을 작성하여 빠짐없이 준비해야 한다. 사소한 물품이라도 전시장에 없으면 매우 곤란할 수 있다. 현장이나 사거나 주변에서 빌리기도 하지만 시간 절약을 위해 철저히 준비하는 것이 좋다. 특히 해외 전시의 경우 더욱 꼼꼼히 준비하고 재확인하여 전시 중 당황하는 일이 없도록 해야 한다.
준비 과정에서 두세 번의 확인을 거쳐 각각 표시된 발송 박스에 잘 정리하여 담아 현장에서도 편하게 찾아 사용할 수 있게 준비해야 한다. 전시 현장에서 여러 사람이 동시에 준비물을 찾다 보면 혼란스러워질 수 있다. 보관 박스별로 잘 분류하여 누구나 쉽게 사용할 수 있게 하는 것이 시간 절약과 효율적인 전시 기간 운영을 위해 매우 중요하다.
주요 전시 준비물 목록: 성공전시를 위한 준비물
1. 전시 상품 샘플 : 보안이나 분실에 대비해 포장을 철저히 하고 발송부터 전시 기간 중, 회사로 돌아올 때까지 최고로 신경 써서 관리한다. 운송 도중 간혹 분실되는 경우가 있으므로 보험을 들거나 담당을 정해 특별 관리가 필요하다.
2. 노트북, 태블릿: CRM이나 바이어 리스트 확인, 주문 사항 등을 본사와 직접 연결하여 사용할 수 있게 준비한다. 전산관리는 매우 중용하다.
3. 핸드폰: 출국 시 대여하거나 로밍 서비스에 대한 가격을 비교하여 사용한다.
4. 카메라: 가능한 고성능 소형카메라가 좋다. 핸드폰을 잘 사용해도 좋다.
5. 충전기: 핸드폰, 노트북 등의 충전 장치와 여분의 배터리를 충분히 확보한다.
6. 명함: 담당별 명함을 각자 지참하거나 일정 장소에 배치한다. 주고받는 것도 중요하다.
7. 상품 카탈로그, USB: 일반 방문객용과 특정 바이어용으로 구별하여 관리한다. 꼭 명함 확인 후 주는 것을 원칙으로 한다.
8. 판촉물, 홍보용 선물: 단순 참관인과 바이어를 구별하여 적절히 배포한다. 꼭 명함확인 후 주는 것을 원칙으로 하다.
9. 캐리어 및 이동도구: 소형이면서 튼튼한 것으로 준비한다. 이동에 편한 것은 많은 도움이 된다.
10. 문구용품: 박스테이프, 문구용 칼, 포장끈, 스테이플러, 가위, 볼펜, 보드마커, 사인보드, 노트 등을 준비한다.
11. 의약품: 소화제, 진통제, 해열제, 상처 소독제, 밴드, 연고 등 기본적인 의약품을 준비한다.
추가 고려 사항:
1. 전자기기 호환성: 해외 전시의 경우, 전압과 플러그 형태가 다를 수 있으므로 어댑터를 준비해야 한다.
2. 백업 자료: 중요한 문서나 프레젠테이션 자료는 클라우드나 USB에 백업해 두는 것이 좋다.
3. 비상 연락망: 현지 대사관, 응급의료 서비스, 본사 담당자 등의 연락처를 미리 준비해 둔다.
4. 통역 서비스: 필요한 경우 현지 통역 서비스를 미리 예약하거나 통역 앱을 준비한다.
5. 현지 화폐: 소액의 현지 화폐를 미리 준비해 두면 긴급 상황에 대비할 수 있다.
6. 보험: 전시품과 참가자에 대한 적절한 보험에 가입하는 것이 좋다.
7. 청소도구: 간단한 청소도구를 준비하면 부스를 항상 깨끗하게 유지할 수 있다.
8. 응급처치키트: 기본적인 의약품 외에도 응급처치에 필요한 물품들을 준비한다.
전시 준비물을 체계적으로 관리하면 전시 기간 원활한 운영이 가능하고 예상치 못한 상황에도 신속하게 대처할 수 있다. 전시 후 평가 시 빠진 물품이나 추가로 필요했던 물품을 기록해 두면 다음 전시 준비에 큰 도움이 된다.
전시는 기업의 이미지와 제품을 선보이는 중요한 자리이므로 철저한 준비를 통해 전문성과 신뢰도를 높일 수 있다. 작은 준비물 하나가 큰 차이를 만들 수 있다는 점을 명심해야 한다.