전시회는 준비된 전략만큼 성공할 수 있다
전시 전 계획은 1년 전이나 몇 개월 전부터 시작해 전시 시작 전날까지의 포괄적인 계획을 말한다. 전시장 선택, 전시품 준비, 상품 배송, 인테리어, 직원 교육, 고객 초대, 예산 책정 등 다양한 계획이 필요하다. 철저한 계획을 위해 많은 시간을 투자해야 하며 자사 경험 직원들의 의견과 전시 경험업체, 주관업체, 운송업체 등의 조언을 받아 실질적으로 이용할 수 있는 세부 사항을 계획해야 한다.
전시회 참가는 크게 세 단계로 나눌 수 있다.
전시 전 준비 기간, 전시 기간, 전시 후 정리 기간이다.
전시 전 준비 기간은 전시회 선정부터 시작된다. 이 시기에는 참가할 전시회를 신중히 고르고 부스 위치를 선정하는 등 전략적인 결정을 내려야 한다. 또한 전시 컨셉을 잡고 부스 디자인을 준비하며 홍보물을 제작하는 등 실질적인 준비 작업이 이루어진다. 이 기간 동안 잠재 고객들에게 사전 연락을 취하고 미팅을 잡는 것도 중요하다.
전시 기간은 실제로 전시가 시작되는 날부터 마지막 날까지를 말한다. 이 기간 동안에는 부스 운영과 고객 응대에 모든 역량을 집중해야 한다. 바이어들과의 미팅 시간 관리 제품 시연 경쟁사 동향 파악 등 다양한 활동이 동시에 이루어진다.
전시 후 정리 기간은 부스 철수 작업부터 시작해 전시회 성과를 정리하는 시점까지를 포함한다. 이 기간에는 수집한 명함과 리드를 정리하고 미팅 내용을 공유하며 성과를 분석한다. 또한 향후 마케팅 및 영업 활동 계획을 수립하는 중요한 시기이기도 하다.
각 기간마다 명확한 목표와 체크리스트를 설정하는 것이 중요하다. 특히 전시 후 정리 기간을 소홀히 하는 경우가 많은데 이 시기의 철저한 분석과 후속 조치가 실제 비즈니스 성과로 이어지는 경우가 많다. 또한 세 기간 모두 팀원 간 원활한 소통과 역할 분담이 성공적인 전시회 참가의 핵심임을 명심해야 한다.
본책에서는 3개의 전시계획기간은 날짜별로 나누어 놓았다. 각 세부사항을 참고로 회사에 맞는 계획을 세우는 것이 중요하다.
가능하면 1년 전부터 계획을 시작하는 것이 좋다. 빠를수록 좋다. 이를 통해 좋은 전시 자리를 얻을 수 있고 충분한 준비 시간을 확보할 수 있다. 신제품의 생명주기가 짧아진 요즘 상황 변화를 예측하기 어렵다고 생각할 수 있지만 여기서 말하는 전시 선택은 자사에 맞는 전시를 미리 선정한다는 의미다. 많은 전시 업체가 전시 종료 시점에 다음 해 일정을 결정하므로 미리 참가 의사를 알리면 더 좋은 장소를 선택할 기회를 얻을 수 있다.
전시계획을 연도별로 정리해 벽에 붙여놓고 직원들과 아이디어를 공유하자. 대부분 회사에서는 무역부나 영업부에 전시를 맡기지만 다른 부서에서도 좋은 아이디어가 나올 수 있다. 전시 지원 대책이나 해당 지역 바이어 정보 등을 회사 전체가 공유해야 한다.
자사에 맞는 바이어, 지역, 규모 등을 고려한 전시장 선택은 매우 중요하다. 규모나 명성만으로 판단하면 부적절한 선택을 할 수 있으니 충분한 사전 조사와 경험이 필요하다. 바이어 입장에서 사전 탐사를 하거나 경험 있는 업체의 자문을 구해 신중히 선택해야 한다.