준비만큼 침착하게 마법의 시간을 만들자
전시회 시작 전 준비 시간의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 모든 전시에서 전시자들은 전시 시작 몇 시간 전에 입장이 가능하며 최소 2시간 전에는 도착하여 준비하는 것이 원칙이다. 이 2시간은 그동안의 준비 과정을 최종 점검하는 귀중한 시간이 된다. 바이어 입장 시간 전의 활용은 전시 성과와 효율을 극대화하는 기회가 된다. 이 시간을 통해 준비 재확인하고 최상의 상태로 전시를 시작할 수 있다.
1. 간단한 아침 회의 진행 - 직원들의 건강 상태 및 샘플 위치 확인
2. 샘플 및 카탈로그 등 장비 점검
3. 약속된 바이어 미팅 일정 확인
4. 커피등 음료수이용은 교대로 휴게실이나 커피숍 이용
5. 핸드폰 충전기, 전기 콘센트 연결, 노트북, 생수, 컵 등 준비
전시 첫날 아침 일찍 오는 방문객들을 결코 무시해서는 안 된다. 때로는 이들이 큰 바이어가 될 수 있기 때문이다. 물론 경쟁사의 스파이가 올 수도 있지만 많은 진지한 바이어들이 한적한 오전 시간에 전시장을 방문한다. 이는 상담하기에 좋은 시간이기 때문이다.
바이어가 부스에 들어서는 순간부터 첫인상의 중요성이 시작된다. 밝은 표정과 적극적인 자세로 맞이해야 한다. 눈을 마주치고 미소 지으며 인사하는 것만으로도 좋은 첫인상을 줄 수 있다. 하지만 너무 공격적으로 다가가 부담을 주어서는 안 된다.
한가하다고 해서 기본자세를 잊어서는 안 된다. 방문하는 모든 바이어에게 최선을 다해 대응해야 한다. 예를 들어 전시 오픈 20분 전에 급하게 들어온 바이어가 있었다. 시간이 없어 일찍 왔다며 우리 제품에 관심을 보였다. 다른 부스는 아직 준비 중이었지만 우리는 완벽하게 준비된 상태였기에 그 바이어의 첫 방문을 받을 수 있었다. 나중에 알고 보니 그는 국제적인 보험회사의 홍보팀장이었고 이후 10년 이상 단골 바이어가 되었다.
완벽한 준비는 최고의 전시 기본이다. 전시 비품 등에 대한 점검은 매우 중요하다. 전시 중에는 샘플 외에도 많은 소품이 필요하므로 매시간 매일 점검하는 것을 잊지 말아야 한다.
이러한 세심한 준비는 전시 성공의 기반이 된다. 모든 직원이 각자의 역할을 명확히 인지하고 어떤 상황에서도 전문적이고 친절한 태도를 유지해야 한다. 첫인상이 중요하므로 부스를 방문하는 모든 이에게 최선을 다해 대응해야 한다.
경쟁사의 동향을 주시하되 그들의 활동에 지나치게 신경 쓰지 않는 것이 중요하다. 우리의 강점에 집중하고 우리만의 가치를 효과적으로 전달하는 데 주력해야 한다. 바이어들의 질문에 신속하고 정확하게 답변할 수 있도록 제품 지식을 완벽히 숙지해야 한다.
전시 기간의 체력 관리도 중요하다. 장시간 서 있고 대화해야 하므로 충분한 휴식과 수분 섭취가 필요하다. 팀원들과 교대로 휴식을 취하며 항상 최상의 컨디션을 유지해야 한다.
네트워킹의 중요성도 잊지 말아야 한다. 단순히 제품을 판매하는 것을 넘어 장기적인 비즈니스 관계를 구축하는 것이 전시회의 핵심 목표다. 모든 방문객의 연락처를 꼼꼼히 기록하고 전시회 후 신속한 후속 조처를 해야 한다.
마지막으로, 긍정적인 마인드와 열정을 유지하는 것이 중요하다. 힘들고 지칠 수 있지만 항상 밝은 표정과 적극적인 태도를 보여야 한다. 이러한 에너지는 바이어들에게도 전달되어 좋은 인상을 남길 수 있다.
나머지 날들을 위해 점검하고 건강관리하기
전시 첫날을 마치고 나면 모두가 지친 상태일 것이다. 하지만 이 시간을 효과적으로 활용하는 것이 나머지 전시 성공의 열쇠가 될 수 있다. 첫날 저녁에 해야 할 두 가지 중요한 일은 간단한 저녁 회의와 충분한 휴식이다.
1. 첫날 마무리 회의
정신없이 바쁜 하루를 보낸 후에도 짧은 회의를 통해 당일의 경험을 정리하는 것이 중요하다.
- 상담 시 놓친 점이나 중요한 사항들을 기록한다.
- 새로운 상황에 대한 의문점을 토론하고 필요하다면 기본 매뉴얼을 수정한다.
- 모든 직원이 통일된 답변을 할 수 있도록 주요 질문에 대한 해답을 정리한다.
- 다음 날 전시에 필요한 비품이나 식사 문제 등에 대해 의견을 나눈다.
- 바이어가 요구한 급한 샘플이나 자료 등을 정리하여 본사에 전달한다.
- 명함과 팸플릿 등 필요한 자료들을 정리하고 보충한다.
- 중요한 미팅이 있다면 관련 정보를 다시 한번 검토한다.
- 옷차림을 점검하고 필요하다면 세탁 서비스를 이용한다.
이 과정을 통해 팀의 대응 능력을 향상하고 다음 날 더 나은 성과를 낼 수 있는 기반을 마련할 수 있다. 특히 처음 전시회에 참가하는 직원들에게는 이 시간이 귀중한 학습의 기회가 될 것이다. 전시회는 예상치 못한 상황이 자주 발생하는 곳이다. 첫날의 경험을 바탕으로 팀원들과 함께 다양한 시나리오에 대해 논의하고 유연하게 대응할 수 있는 능력을 키워 나가는 것이 중요하다.
첫날의 성과를 간단히 분석하고 필요하다면 남은 기간의 목표를 재설정한다. 예상보다 좋은 성과를 냈다면 더 높은 목표를 그렇지 않다면 현실적인 목표로 조정하여 팀의 사기를 유지한다.
전시회는 단거리 경주가 아닌 마라톤과 같다. 첫날의 경험을 바탕으로 전략을 수정하고 체력을 관리하며 끝까지 최선을 다해 임하는 자세가 필요하다. 이러한 노력이 모여 전시회의 성공으로 이어질 것이다.
2. 충분한 휴식
전시 기간 중 컨디션 관리는 성공의 핵심이다. "전시장에서의 1시간은 힌달 이상의 영업 효과와 같다"라는 말을 명심해야 한다.
장시간 서서 대화하다 보면 피로가 쌓인다. 이는 응대의 질을 떨어뜨릴 수 있다. 각자 자신만의 방법으로 컨디션을 유지하는 것을 하고 사우나와 맛사지센타를 이용하여 빠른 시간네에 피로를 푸는 방법도 좋다.
- 과도한 음주는 피하고 바이어와의 술자리도 가능한 자제한다. 전시 중이라 양해를 구하는 것이 좋다.
- 피로 회복을 위해 사우나나 마사지를 활용하는 것도 좋은 방법이다.
- 호텔 헬스장을 이용한 가벼운 운동으로 체력을 유지한다. 휴대용 운동기구를 가져와 운동해도 좋다.
- 현지 음식으로 인한 건강 문제가 생기지 않도록 주의한다. 사전에 확인하자.
- 충분한 수면을 취해 다음 날 최상의 컨디션으로 임할 수 있도록 한다.
피로가 쌓인 모습을 바이어에게 보이는 것은 예의에 어긋나며 회사의 이미지에도 좋지 않다. 항상 말끔하고 활기찬 모습을 유지하도록 노력해야 한다.
"전시회는 장거리 마라톤이다. 체력 관리와 지속적인 노력이 필요하다." – 저자