전시의 성과는 사후 관리가 좌우한다.
전시가 끝난 후의 정리 작업은 전시 성과를 극대화하는 데 매우 중요하다. 전시 기간에는 상세한 기록이나 정리할 시간이 부족하므로 이 시기에 개인적 정리와 팀 차원의 정리를 병행해야 한다. 기존 고객은 물론 잠재적 고객과의 상담을 실제 판매로 연결하는 노력이 필요하다. 지금까지 준비한 것은 90%라면 나머지 10%인 전시 후 사후 관리가 90%의 노력에 대한 보람을 좌우한다. 많은 경우 좋은 전시를 했어도 사후 관리가 부실하여 전시성을 망치게 된다. 철저한 사후관리는 전시효과를 몇 배 상승시키기도 한다. 회사의 전사원적 차원에서 전시결과를 가지고 의논한다면 회사의 미래를 만들 수 있다.
1. 현지 바이어 미팅
- 외국에서 전시할 때 전시 후 즉시 귀국하지 말고 바이어 회사를 방문하면 좋다.
- 바이어 회사 방문으로 더 정확한 정보를 얻고 인간적 친밀함을 형성할 수 있다.
- 일부 국가에서는 직접 방문을 통한 거래를 선호하는 경우가 많다.
2. 거래처 상담 정리
- 담당한 상담 내용을 상세히 기록한다.
- 팀원들과 모여 바이어에 대한 의견을 교환하고 기록한다.
- 바이어의 주문, 샘플 요청, 상품제안서 등의 요구에 신속하게 대응한다.
- 사소한 요청이라도 즉각적으로 처리하는 것이 중요하다.
- 팀원들과 상의하여 각 요청의 진행 여부를 결정한다.
3. 샘플 정리
- 전시 샘플 정리는 차후 전시를 위해 중요하다.
- 바이어와의 상담 시 있었던 의견 사항을 다시 상기하는 데 도움이 된다.
4. 전시 후기 토론
- 전시에 참여한 직원들과 함께 종합적인 의견을 교환한다.
- 다음 전시에 대한 아이디어를 제안하고 논의한다.
- 참석한 전시회의 비용 대비 결과를 분석해 차기 참석 가치를 판단한다.
- 가능한 한 빨리 내년도 전시 참석 여부를 결정한다.
5. 신속한 후속 조치의 중요성
- 바이어도 전시 후 모든 상담에 대한 평가를 진행 중이다.
- 적극적으로 상대방의 니즈를 파악하고 원하는 수준의 정보나 샘플을 제공한다.
- 신속한 대응이 좋은 결과로 이어질 가능성이 높다.
6. 데이터베이스 관리
- 전시사무국에서 제공하는 전체 관람객데이터서비스와 부스방문객데이터을 꼭 수령을 한다.
- 방문객 명함과 상담 내용을 체계적으로 정리해 데이터베이스화 한다.
- 각 바이어의 관심사, 요구사항, 잠재적 거래 가능성 등을 기록한다.
7. 마케팅 전략 수립
- 전시회에서 얻은 인사이트를 바탕으로 향후 마케팅 전략을 수립한다.
- 새롭게 발견한 시장 트렌드나 고객 니즈를 제품 개발에 반영한다.
8. 감사 메시지 발송
- 중요 바이어나 새로운 연락처에 감사 메시지를 발송한다.
- 추가 정보나 샘플 제공 등의 약속을 했다면 반드시 이행한다.
9. 내부 보고서 작성
- 전시회 참가 결과, 주요한 성과, 개선점 등을 담은 상세한 보고서를 작성한다.
- 이를 통해 회사 내 다른 부서와 정보를 공유하고, 향후 전시 참가 결정에 도움을 준다.
- '전시회 ROI(투자 대비 수익률) 측정'하라. 리드 수, 계약 건수, 미디어 노출 등 다양한 지표를 활용해 ROI를 성과측정하고, 이를 바탕으로 다음 전시회 전략을 세워야 한다.
신속한 사후 관리는 바이어를 고객으로 만드는 방법이다. 전시회 후 빠른 후속 조치는 전시 성과를 실질적인 비즈니스 성과로 연결하는 핵심 과정이다. 체계적이고 신속한 후속 조치를 통해 전시회에서의 노력과 투자를 최대한 활용할 수 있다. 또한 이러한 과정을 통해 얻은 교훈과 인사이트는 향후 전시회 참가와 비즈니스 전략 수립에 가치 있는 자산이 될 것이다.
전시 기간 중 바이어 관리는 전시 성공의 핵심이다. 몇 달간 준비한 모든 것이 이 순간에 집약된다. 바이어를 어떻게 맞이하고 응대하고 관리하느냐에 따라 전시의 성과가 크게 달라진다. 다음은 효과적인 바이어 관리를 위한 전략과 팁이다.
1. 신속한 바이어 분류
모든 방문객을 동일하게 대할 순 없다. 신속하게 바이어의 성격을 파악하고 그에 맞는 대응을 해야 한다. 구매 결정권자인지, 정보 수집 차 방문한 것인지, 경쟁사 관계자인지 등을 빠르게 판단해야 한다. 이를 위해 간단한 질문으로 대화를 시작하는 것이 좋다.
2. 맞춤형 상담
바이어의 요구사항과 관심사를 정확히 파악해 그에 맞는 상담을 진행해야 한다. 일방적인 제품 설명보다는 바이어의 니즈에 초점을 맞춘 대화가 효과적이다. 필요하다면 해당 제품 전문가나 의사결정권자를 불러 심도 있는 상담을 진행한다.
3. 정보 수집의 중요성
바이어와의 대화는 단순한 정보 제공이 아닌 정보 교환의 과정이어야 한다. 바이어의 회사, 구매 기준, 시장 상황 등에 대한 정보를 최대한 수집해야 한다. 이는 향후 거래와 마케팅 전략 수립에 큰 도움이 된다.
4. 바이어 데이터베이스 구축
전시 기간 중 만난 모든 바이어의 정보를 체계적으로 정리해야 한다. 이를 위해 CRM 시스템이나 간단한 스프레드시트를 활용할 수 있다. 중요도에 따라 바이어를 분류하고, 각각에 대한 후속 조치 계획을 세운다.
8. 시간 관리의 중요성
전시장에서는 시간이 금이다. 한 바이어와 너무 오랜 시간을 보내다 다른 중요한 바이어를 놓치는 일이 없도록 해야 한다. 상황에 따라 유연하게 대처하되 기본적인 시간 관리 원칙은 지켜야 한다.
9. 약속 잡기
중요한 바이어와는 그 자리에서 다음 미팅 약속을 잡는 것이 좋다. 전시 기간 중 자사 부스에서의 2차 미팅이나 전시 후 방문 약속 등을 정하면 좋다. 구체적인 날짜와 시간을 정하는 것이 중요하다.
10. 경쟁사 방문 바이어 대응
경쟁사 부스를 방문했던 바이어가 우리 부스에 오는 경우도 있다. 이때는 경쟁사와의 차별점을 부각하고 경쟁사를 직접적으로 비난하는 것은 피해야 한다. 우리 제품의 강점을 객관적으로 설명하는 것이 좋다.
11. VIP 바이어 특별 관리
주요 고객이나 대규모 구매 가능성이 있는 VIP 바이어에게는 특별한 관심을 기울여야 한다. 가능하다면 별도의 상담 공간을 마련하고 회사 고위 임원이 직접 응대하는 것도 좋다. 단, 다른 바이어들이 소외감을 느끼지 않도록 주의해야 한다.
12. 마무리의 중요성
바이어와의 상담이 끝날 때 어떻게 마무리하느냐도 중요하다. 다음 단계에 대해 명확히 약속하고 감사 인사를 잊지 말아야 한다. 가능하다면 작은 기념품을 제공하는 것도 좋다.
전시 기간 중 바이어 관리는 단순히 제품을 판매하는 것 이상의 의미를 갖는다. 이는 회사의 이미지를 형성하고 장기적인 비즈니스 관계를 구축하는 과정이다. 모든 접점에서 전문성과 성의를 보여주어야 한다.
전시회는 제품 판매의 장이기도 하지만 시장 조사의 기회이기도 하다. 바이어들과의 대화를 통해 시장 트렌드, 경쟁사 동향, 잠재적 니즈 등 귀중한 정보를 얻을 수 있다. 이런 정보들을 종합하여 향후 제품 개발과 마케팅 전략 수립에 활용해야 한다.
전시회에서의 바이어 관리는 전시 후 사후 관리와 연결된다. 전시 기간 중 쌓은 관계를 바탕으로 지속적인 소통과 거래로 이어나가는 것이 궁극적인 목표다. 전시 중 바이어 관리는 이러한 장기적 관점에서 이루어져야 한다.
전시장은 기회의 바다다. 철저한 준비와 전략적인 바이어 관리로 전시회의 성과를 극대화하길 바란다.
전시회의 진정한 가치는 사후관리에서 나온다. 전시회 이후가 진짜 시작이다