30 마무리 글 + 부록
부록1 : 바이어의 전시회 참관비법 부록2 : 전시회 기록차트표
마무리 글
글쓰는 동안, 지난 전시회 현장의 생생한 기억들이 떠올랐습니다. 첫 전시회의 설렘과 긴장감, 성공의 기쁨과 실패의 쓴맛까지—그 모든 순간이 이 책의 밑거름이 되었습니다.
특히 기억에 남는 것은 전시장에서 만난 수많은 사람들과의 만남입니다. 열정적인 기업가들, 노련한 바이어들, 때로는 경쟁자이자 동료였던 참가 업체 관계자들, 전시 관련 업체들과의 만남, 대화, 치열한 거래 상담 등 전시장 안의 활기는 한 편의 드라마처럼 아직도 가슴을 설레게 합니다.
이 책을 통해 전하고자 했던 것은 단순한 전시 기술이 아닙니다. 전시회의 본질과 그 숨겨진 가치입니다. 전시회는 단순한 제품 전시장이 아니라, 기업의 모든 것을 보여주는 무대이자 미래를 좌우할 수 있는 전략적 활동입니다.
다시 강조하고 싶었던 것은 '준비'의 중요성입니다. 아무리 좋은 제품이 있어도, 철저한 준비 없이는 내가 바라는 성공할 수 없습니다. 이는 전시회뿐 아니라 모든 비즈니스에 해당하는 진리입니다. 이 글을 정리하면서 올림픽 무대에서 한순간을 위해 4년을 준비하는 선수들의 마음가짐이 생각납니다. 4-5일간의 시간은 회사의 성장을 좌우하고 1년간의 매출이 되기도 하는 중요한 시간이기도 합니다.
책을 쓰는 동안 저 자신도 많이 배웠습니다. 그동안 당연하게 여겼던 것들을 되돌아보고, 새로운 인사이트를 얻기도 했습니다. 전시회 현장은 늘 변화합니다. 이 책을 통해 제 경험이 다른 분들께 도움이 되길 바라지만, 동시에 여러분의 새로운 경험과 통찰도 기대합니다.
전시회의 세계는 항상 새롭고 미지의 세계를 항해하는 것처럼 넓고 깊습니다. 이 책이 그 세계를 항해하시는 분들께 작은 나침반이 되길 바랍니다. 열심히 여러 자료와 경험으로 좋은 정보를 전달하기 위해 노력하였지만 부족한 점이 많습니다. 여러분의 너그러운 이해를 바랍니다.
자, 이제 여러분의 전시회를 시작하십시오.
멋진 비즈니스 드라마를 기대하겠습니다!
준비하는 자만이 쇼에서 주인공이 됩니다.
부록: 바이어의 전시회 참관비법
전시회 참관은 단순한 구경이 아닌 사업 성장을 위한 귀중한 기회다. 수많은 공급업체와 새로운 기술, 트렌드가 한 자리에 모이는 이 특별한 장소에서, 당신의 비즈니스를 한 단계 도약시킬 열쇠를 찾을 수 있다. 하지만 이 기회를 제대로 활용하기 위해서는 체계적인 준비와 전략이 필수다.
한정된 시간 내에 최대의 성과를 얻기 위해서는 명확한 목표 설정부터 시작해야 한다. 무엇을 보고, 누구를 만나고, 어떤 정보를 얻을 것인지 사전에 계획을 세워야 한다. 또한 업계 동향을 미리 파악하고 관심 있는 기업들의 정보를 수집하는 것도 중요하다.
이러한 철저한 준비를 바탕으로 전시장에 들어선다면 당신은 단순한 방문객이 아닌 능동적인 비즈니스 기회의 탐험가가 될 수 있다. 전시회 참관을 통해 당신의 사업에 새로운 활력을 불어넣을 수가 있다.
제1장: 전시회 참관 전 준비사항
참관 목적을 명확히 정해라. 새 공급업체를 찾을 건지, 시장 동향을 볼 건지, 특정 제품 정보를 얻을 건지 분명히 하라. 목표가 뚜렷해야 효율적으로 참관할 수 있다.
사전 조사는 필수다. 전시회사이트에는 참가 업체 목록과 회사소개가 잘 설명되어 있다. 사전에 등록하면 무료입장, 세미나참가, 상담예약, 특별제공, 경품등 혜택을 이용할 수 있다. 참가업체리스트를 미리 보고 관심 업체정보에 대한 제품이나 서비스 정보를 기본적으로 알고 가야 한다.
전시기간 중에 원하는 업체와 미팅 약속을 하는 것은 필수다. 선약으로 현장에서 시간도 아끼고 깊이 있는 상담도 할 수 있다. 업체에 따라 사전 미팅약속만 된 업체와 상담만 하는 회사도 많다. 그런 것은 스파이와 바이어를 구별하기 위한 것이다. 자신에 대한 신용평가서등 정보를 많이 제공하는 것이 좋다. 사전에 미리 미팅 약속을 한 경우 사전에 충분한 자료요구등 정보요구를 이용하면 좋다.
방문 및 미팅업체에 대한 일정 계획을 세워라. 세미나, 이벤트 시간과 장소를 미리 파악하고 동선을 짜라. 전시장은 넓고 한정된 시간이다 보니 짜임새 있는 방문계획이 중요하다. 계획 없는 방문은 중요한 걸 놓칠 수 있다. 미팅약속 시에도 사전에 재확인하는 것이 좋다.
회사소개 카탈로그, 신용평가서, 명함 등은 넉넉히 준비하라. 전시장은 네트워킹의 장이다. 자신을 소개하는 것이 매우 중요하다. 상대방이 나에 대해 좋은 바이어라는 정보 자료를 충분히 준비해야 한다.
현장에서 얻은 정보를 잘 기록 관리하는 준비를 한다. 촬영, 녹음, 기록 등으로 필요한 모든 정보를 정리관리 해야 할 기기와 도구를 준비한다.
철저한 준비만이 전시회의 진정한 가치를 실현할 수 있게 해 준다.
제2장: 전시회 참관 시 주의사항
전시장에 입장하는 순간 정보의 바다에 뛰어든 것이다. 이 바다에서 내가 원하는 정보를 얻기 위해서는 몇 가지 주의사항을 명심해야 한다.
첫째. 시간 관리에 신경 써라. 한 부스에서 너무 오래 머물다 보면 다른 중요한 부스를 놓칠 수 있다. 미리 정한 일정을 최대한 지키려 노력해라. 하지만 너무 경직되지는 마라. 예상치 못한 좋은 기회가 생길 수도 있다.
둘째..예의를 지켜라. 부스 직원들에게 무례하게 굴거나 제품을 함부로 만지는 행동은 삼가라. 그들도 전문가이며, 당신의 잠재적인 비즈니스 파트너가 될 수 있다. 예의 바른 태도로 접근하면 더 많은 정보와 기회를 얻을 수 있었다.
셋째, 편한 복장이 좋지만 전시에 따라 정장차림이 필요한 경우가 있다. 전시장의 부스 직원들은 정장차림을 선호하는 분위기가 많다. 세련된 정장차림에는 함부로 대우하지 않는다. 가능하면 신발은 편한 게 좋다.
넷째. 자연스럽게 정보를 수집하되, 상대방을 존중하는 태도를 잃지 마라. 무분별한 자료 수집은 피해라. 모든 부스의 카탈로그를 무작정 가져가는 것은 비효율적이다.
다섯째. 건강 관리가 중요하다. 방문할 곳은 많고 전시장에 사람이 많아 피로가 쉽게 쌓인다. 충분한 수분을 섭취하고, 적당한 휴식을 취해라. 무리하게 많은 미팅을 하다가 중요한 미팅을 놓친 적이 있다.
여섯째. 부스에서 상담할 경우 지나치게 사적인 질문을 하는 것은 삼가라. 상대방의 관심사를 파악하고 공통점을 찾아가는 것이 중요하다.
마지막으로 사소한 것에도 소홀히 넘기지 말아라. 예상치 못한 제품이나 서비스가 비즈니스에 큰 도움이 될 수 있다. 한 번은 우연히 들른 작은 부스에서 혁신적인 기술을 발견해 큰 성과를 올린 적이 있다. 마지막 라인에 있는 작은 부스라고 무시하지 말라.
이런 주의사항들을 염두에 두고 전시회에 임한다면, 더 많은 가치와 기회를 얻을 수 있을 것이다.
제3장: 전시회 참관 요령
전시회는 정보의 보고다. 이 보고에서 진주를 캐려면 몇 가지 요령이 필요하다.
첫째. 전략적으로 움직여라. 개장 직후나 폐장 직전은 상대적으로 한산하다. 이때를 노려 중요한 부스를 방문하면 더 자세한 상담을 받을 수 있다.
둘째. 질문을 준비하라. 각 부스마다 꼭 물어볼 내용을 미리 정해두면 효율적이다. 막연히 "제품 좋아 보이네요"라고 하는 것보다 "이 제품의 특정 기능에 대해 자세히 알고 싶습니다"라고 하는 게 훨씬 유익한 대화로 이어진다.
셋째. 메모는 철저히 하라. 당시에는 모든 걸 기억할 것 같아도 나중에 보면 가물가물하다. 나는 항상 음성 메모 앱을 활용한다. 걸어 다니면서도 쉽게 기록할 수 있어 편리하다. 상대방의 허락받고 촬영하는 것도 사용하면 좋다..
넷째. 네트워킹에 적극적으로 임하라. 부스 직원뿐만 아니라 다른 참관객들과도 대화를 나눠보라. 때로는 이런 우연한 만남에서 귀중한 정보나 기회를 얻을 수 있다. 특히 외국 전시회에서는 이런 만남을 통해 국제적 네트워킹을 만드는 계기가 된다.
다섯째. 세미나나 강연을 활용하라. 이런 프로그램들은 업계 동향을 파악하고 전문가들의 인사이트를 얻는 좋은 기회다. 한 번은 세미나에서 들은 정보로 큰 비즈니스 기회를 잡은 적이 있다.
여섯째. 거래가 없더라도 유사 제품회사의 부스도 방문하라. 이를 통해 경쟁사의 전략과 제품 동향을 파악할 수 있다. 거래가 없더라도 제품개발에 도움이 되는 경우가 많다.
일곱째. 효율적인 참관을 위해 중간중간 쉬는 동안 그동안 내용을 정리하고 다음 일정을 점검하라. 모은 카탈로그나 샘플등 중에서 필요 없는 것은 과감히 버리고 사진촬영등으로 대신하는 것이 좋다. 수집한 것이 너무 많아 무거울 경우에 아는 부스에 맡기는 것도 좋은 방법이다.
계획은 중요하지만 예상치 못한 기회를 놓치지 않도록 유연하게 행동하라.
이런 요령들을 잘 활용한다면 전시회에서 더 많은 가치를 얻을 수 있을 것이다. 전시회는 기회의 장이다. 이 기회를 놓치지 말라.
제4장: 전시회 참관 후 관리
전시회가 끝났다고 해서 모든 게 끝난 것은 아니다. 오히려 진짜 시작일 수 있다. 참관 후 관리가 전시회의 실질적 가치를 결정한다.
첫째, 수집한 정보를 즉시 정리하라. 기억이 생생할 때 메모를 다시 보며 중요한 포인트를 정리하라. 나는 항상 전시회 다음 날 아침을 이 작업에 할애한다.
둘째, 명함을 분류하고 데이터베이스화하라. 단순히 명함을 모아두는 것이 아니라, 각 인물에 대한 메모(어떤 대화를 나눴는지, 어떤 후속 조치가 필요한지 등 정리하라.
셋째, 후속 연락을 신속히 하라. 전시회 직후가 상대방의 기억이 가장 선명할 때다. 1주일 내에 감사 이메일이나 약속된 자료를 보내라. 한 번은 이 과정을 소홀히 해 좋은 기회를 놓친 적이 있다. 그 후로 항상 신경 쓰고 있다.
넷째, 수집한 자료를 체계적으로 분류하라. 카탈로그, 팸플릿 등을 주제별, 회사별로 정리해 필요할 때 쉽게 찾을 수 있게 하라.
다섯째, 전시회에서 얻은 아이디어나 인사이트를 팀원들과 공유하라. 브레인스토밍 세션을 통해 새로운 전략이나 프로젝트가 탄생할 수 있다.
여섯째, 전시회 경험을 바탕으로 다음 참관 계획을 세워라. 어떤 부분이 유익했고, 어떤 부분이 아쉬웠는지 되돌아보며 다음에는 더 효과적으로 참관할 수 있도록 준비하라.
일곱째, 전시회에서 발견한 새로운 트렌드나 기술을 자사의 전략에 어떻게 활용할 수 있을지 고민하라. 이는 기업의 혁신과 성장으로 이어질 수 있다.
참관 결과를 리포트로 작성하라. 이는 향후 참고 자료로 활용될 수 있으며, 회사의 의사결정에 도움을 줄 수 있다.
전시회 참관은 끝이 아닌 새로운 시작이다. 이 과정을 통해 얻은 정보와 인맥을 어떻게 활용하느냐에 따라 당신의 비즈니스 성과가 달라질 것이다.
제5장: 전시회 참관의 장기적 전략
전시회 참관은 일회성 이벤트가 아니다. 지속적이고 전략적인 참관을 통해 더 큰 가치를 창출할 수 있다.
첫째. 정기적으로 참관하라. 한 번의 참관으로는 업계의 흐름을 완전히 파악하기 어렵다. 매년 또는 격년으로 같은 전시회에 참관하면 변화의 흐름을 읽을 수 있다.
둘째. 다양한 전시회를 경험하는 것을 추천한다. 주력 분야의 전시회뿐만 아니라 연관 산업의 전시회도 참관해 보라. 새로운 시각과 아이디어를 얻을 수 있다. 전혀 다른 업종의 전시회에서 우리 회사에 적용 가능한 혁신적 기술과 제품을 발견할 수 있다.
셋째. 전시회 참관을 인재 육성의 기회로 활용하라. 신입 직원이나 선임직원들에게도 참관 기회를 제공하라. 이는 그들의 시야를 넓히고 업계에 대한 이해를 높이는 데 도움이 된다.
넷째. 전시회를 통해 쌓은 네트워크를 지속적으로 관리하라. 정기적으로 연락을 주고받으며 관계를 유지하라. 이런 네트워크가 예상치 못한 비즈니스 기회로 이어질 수 있다.
다섯째. 전시회 참관 경험을 자사의 전시 전략에 활용하라. 다른 기업들의 전시 기법이나 마케팅 전략을 관찰하고 배워 자사의 전시 참가 시 활용할 수 있다.
여섯째. 전시회 참관 결과를 데이터베이스화하라. 연도별, 전시회별로 정보를 축적하면 시간이 지날수록 더욱 가치 있는 자료가 된다.
일곱째. 전시회 참관을 회사의 연간 계획에 포함시켜라. 예산과 인력을 미리 배정하고 준비할 수 있어 더욱 효과적인 참관이 가능하다.
전시회 참관은 단기적 성과에 연연하기보다 장기적 안목으로 접근해야 한다. 꾸준한 참관과 학습, 그리고 네트워크 구축의 과정이 결국 당신의 사업을 한 단계 높은 수준으로 끌어올릴 것이다.
전시회는 단순한 제품 전시장이 아닌, 비즈니스의 미래를 엿볼 수 있는 창이다. 전시회를 통해 업계의 흐름을 읽고 혁신적인 아이디어를 얻으며 잠재적 파트너들과 만날 수 있다. 매번의 참관이 쌓여 당신의 비즈니스 인사이트를 넓히고 경쟁력을 강화하는 밑거름이 될 것이다.
따라서 전시회를 일회성 이벤트가 아닌 지속적인 학습과 성장의 기회로 삼아라. 이를 통해 더 넓은 비즈니스 세계를 바라보고 당신의 사업을 새로운 높이로 이끌어 갈 수 있을 것이다.
부록: 전시회 기록차트표 (참고용)
전시회의 참가는 회사의 발전을 위한 중요한 영업행위이다. 참가에 대한 기록을 남긴다는 것은 회사의 미래을 위한 의무이며 자신의 참가 기록에 대한 권리이다. 가능한 회사의 실정에 맞는 데이터를 얻기위해 기록표를 작성하여 실용적인 자료를 남겨야 한다. 아래의 표는 참고용으로 여러분의 회사 실정에 맞게 수정 사용하면 된다.
1.전시회180일세부준비 상황표
2.전시회참가준비 리스트
3.전시회바이어상담일지
4.전시회담당자및 역활
