효율적 회의 운영으로 연 1억 절감하기

회의 개선이 곧 비용 절감이다

예상 회의시간을 초과했을 때의 비용을 계산하면,

주 40시간 근무, 1인 시급을 연봉 4천만 원으로 잡을 때 19,231원.

10명의 회의에서 주당 회의 1시간이 비효율적으로 소모된다면, 직접인건비만 192,310원

간접비용을 포함한 완전비용을 1.5~2.0배로 잡으면

주당 290,000~400,000이고

월 1,160,000 ~ 1,600,000

연 13,920,000 ~ 19,200,000의 과다비용이 발생한다.

만약 하루 2시간의 회의 중 실제효율이 50%로 계산한다면, 비효율적 시간은 주당 5시간이 된다.

10명 규모의 회사에서도 단순 계산만으로 연간 약 1억 원의 과비용이 발생하는 셈이다.

비효율적 회의의 악순환

명확하지 않은 목표와 주제 이탈로 회의가 길어지고,

불필요하고 피로한 회의가 반복되면, 집중력이 떨어진다.

그 결과 주요 결정이 지연되고, 좋은 아이디어도 나오지 않는다. 결국 전반적인 업무몰입도가 현저히 저하되며, 회의자체에 대한 신뢰도 무너진다.

회의개선은 충분히 가능하다.

회의 전 안건과 목표를 미리 알려 사전에 인지된 상태에서 회의를 참석하도록 하는 것은 효과가 있다.

안건별 소요시간을 미리 설정하고, 타임키퍼를 지정하는 것 그리고 예정된 종료시간을 지키는 것은 회의에 대한 신뢰를 높이는데 도움이 된다.

그리고 주제와 관련 있는 인원만 참석시키고, 정보공유 회의를 제외한 나머지 회의는 8명 이하를 권장한다.

배경지식이 필요한 참석자가 있다면 회의 전에 자료를 배포하여 사전에 인지를 시키게 되면

몰입방해를 예방한다.

잠깐 정리하면,

- 회의 전 안건과 목표 설정과 사전 공유

- 안건별 소요시간 설정 & 타임키퍼 지정

- 회의 시작시간과 종료시간 준수

- 회의주제와 직접 관련 있는 인원만 초대

- 회의 전 학습이 필요한 경우 회의자료 사전 배포

개선하지 않으면

이러한 원칙이 지켜지지 않을 때는 조직 내 생산성 저하, 의사소통 오류, 업무집중력 저하등의 문제가 발생한다. 반대로 효과적으로 개선될 경우, 협업 효율 증대와 시간 절약은 물론 조직 전반의 실질적인 이익을 얻을 수 있다.