7명의 법칙: 효율적인 회의 인원 관리

회의 참석 인원 최적화 전략

회의 참석인원 최적화를 통한 조직 효율성 제고

과다한 회의 참석인원은 조직의 효율성과 생산성을 저해하는 주요 요인입니다.

참석자가 많을수록 논의가 분산되고 명확한 의사결정이 지연되며, 집단뒤에 숨는 사회적 태만(Socail Loafing) 현상이 발생합니다

또한 빈번한 대규모 회의는 업무 몰입시간을 상대적으로 감소시켜 생산성 저하로 직결됩니다.

베인&컴퍼니의 마이클 맨킨스 북미 조직부문 대표는 "효과적인 회의를 위해서는 확실한 안건과 인원수 제한이 필수"라며 "'7의 법칙'에 따르면 실무급 회의는 7명을 넘으면 안 되며, 8명부터는 1명이 추가될 때마다 회의의 효과성이 10%씩 감소한다"라고 말했다.

회의 유형별 적정인원

회의의 적정 참석 인원은 목적과 성격에 따라 다르며, 일반적으로 7~8명 넘을 때 효율성이 급격히 저하된다는 연구와 실무경험 피드백이 많다.

의사결정회의 : 결정권자 중심 구성, 7명 이하가 적정인원 (다양한 이해관계자는 효율성 저하).

전략기획회의 : 주요 책임자와 핵심 이해관계자만 포함, 7명 이하가 이상적.

아이디어회의 : 브레인스토밍 성격의 아이디어 회의는 발언관리가 가능한 수준인 10명 내외, 아이데이션 성격의 회의인 경우 융합적으로 취합해야 하는 경우엔 좀 더 인원이 추가될 수 있으나 아이디어를 구체화하는 목적에서는 3~6명이 적정인원.

정보공유 회의 : 전달중심의 회의로 인원제한이 상대적으로 유연.

정리하면, 해결형 회의는 7명 이하가 이상적이며, 8명 이상인 경우 효율성이 떨어져 적절치 않다. 단, 전달중심이 목적인 정보공유형 회의는 인원 규제를 유연하게 적용할 수 있다.

주요 개선방안

핵심인원만 참여시키고, 안건별로 시간을 설정하여 안건별 집중논의로 진행하는 것이 도움이 된다.

회의의 목표를 명확하게 해서 업무를 세분화하고, 목적에 따라 회의를 구분 진행하는 것이 도움이 된다.

정보공유회의, 전략회의, 의사결정회의, 아이디어회의 이렇게 4가지로 구분하고,

4가지의 유형에 혼재되지 않도록 구별하여 회의를 진행하여

참여 인원과 시간등 효율적인 회의가 되도록 구성한다.

현실과 과제

한국 기업은 회의문화 점수가 100점 만점에 45점에 불과하다고 한다.

글로벌 조사에서도 회의의 50% 이상이 실질적 의사결정 없이 끝나며, 이는 조직 전체의 에너지 낭비로 이어진다.

회의 참석자수의 전략적 축소와 프로세스개선은 효율과 함께 조직문화의 혁신과 성과중심 경영의 기반 구축으로 이어진다.