회의록으로 칭찬받는 5가지 팁
일잘러101
신입이라면 또한 기획자라면 회의록을 적극적으로 작성해야 한다.
직장생활을 하면서 피할 수 없는 것이 회의와 회의록 작성일 것이다. 많은 회의도 힘든 일이지만 그 회의 내용을 정리해서 관련 인력과 다시 공유하는 것도 번거로운 일이다.
먼저 회의록을 왜 남겨야 하는가 라는 근본적인 의문이 들 수 있다. 두 가지 측면에서 필요하다. 먼저 회의에 참석하지 못한 사람들을 위해 필요하다. 그리고 참석자들 간의 같은 이해를 하기 위해서도 필요하다. 따라서 잘 작성된 회의록은 정보의 공유와 Consensus 차원에서 매우 중요하다.
회의록을 쓴 사람이 그 회의를 제일 잘 이해하는 법이다
하지만 회의록을 써야 하는 이유는 중요성 보다도 개인의 스킬업 측면에서 중요하기 때문이다.
회의록을 쓴 사람이 그 회의를 제일 잘 이해하는 사람이다. 한번 더 정리하고 요약하기 때문이다. 회의 시 노트에 메모하는 사람은 있지만 이를 다시 정리해서 보는 사람은 많지 않다. 회의록을 정리하다 보면 무엇이 핵심이었는지 그리고 어떤 결정이 내려졌는지 잘 이해하게 된다
또한 회의록도 결국은 글쓰기이기 때문이다. 나의 혹은 회사의 의견을 전달하는 것이 기획자의 주요한 일인데 회의록 쓰기로 그런 부분을 연마할 수 있다. 잘 쓰인 회의록을 받아보면 회의에 들어가지 않았어도 핵심적인 사항들을 바로 캐치할 수 있다.
만약 신입이라면 회의록 작성을 귀찮아하지 말고 적극적으로 활용해야 한다. 회의록만 잘 써도 일 잘한다는 칭찬은 물론이요, 당신의 업무능력도 올라갈 것이다.
회의록 쓰는 팁을 몇 가지 적자면
개요와 내용을 나눠서 적는 것이 기본이다. 개요에는 일시, 장소, 참석자 등을 정리한가
그냥 시간 순서대로 적는 건 특별한 상황이 아니고서는 피하자. 간혹 토씨 하나 안 빼먹고 적는 것이 좋은 회의록이라고 생각하는 경우가 있는데 필자가 보기에 이는 회의록과 녹취록을 구분하지 못하는 것 같다. 되도록이면 논의의 주제별로 묶어서 정리하는 것이 좋다. 하지만 간혹 회의의 흐름이 중요한 경우는 순서를 유지하는 것이 좋다
회사 간 회의의 경우, 문답식으로 작성되는 회의록의 경우도 많다. 이럴 경우는 회사 이니셜로 나눠서 기재하거나 화살표나 폰트 컬러 등을 이용하고 구분하여 기재하는 것이 좋다
회의 마지막은 to-do나 향후 일정과 같이 논의의 결론이 있는 것이 좋다.
경우에 따라서는 회의록 작성자의 소견을 넣는 경우도 있다. 외부 회의를 회사에서 나만 참석했을 경우 회의 당시의 분위기는 본인만 알고 있으면 이를 기재하면 읽는 사람에게 도움이 된다. 또한 회의 시 어떤 의사결정이 없이 끝난 경우도 추가적인 논의가 필요함을 기재하는 것이 주도적인 회의록 작성법이다
회의가 시작되기 전에 미리 자리를 잡고 팀원이 들어오면 이렇게 말해보자
"오늘 회의록은 제가 작성하겠습니다"
