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계정을 잊어버리셨나요?

by 신범희 May 06. 2016

회사 탐구생활 - 회의의 본질

StartUp 문화 혁신 크리에이터_소통하고, 배우기 위해서 씁니다

'답은 이미 정해져 있는데 왜 묻는지 모르겠다.'

'자유롭게 이야기하라고 해놓고 의견을 내면 면박만 준다.'

'종종 회의를 위한 회의를 한다는 느낌을 받는다.'

많은 직장인들이 회의에 시달리고(?) 있습니다. 의미 없게 생각되는 회의가 끝없이 이어지고 결국 제대로 된 토론도, 결론도 없이 흐지부지 되는 경우가 많다는 것입니다. 업무 중에 차지하는 시간만큼이나 업무효율에도 많은 영향을 끼치는 회의. 오늘은 회의의 본질에 대한 이야기를 해보려고 합니다.

"OO님 회의하시죠.."

회의에 회의감이 들 때..

회의는 사전적인 의미로는 '2명 이상의 다수인이 모여서 어떤 안건을 의논•교섭하는 행위.'(출처: 네이버 지식백과)라고 합니다. 다시 말해 한 사람이 아닌 여러 사람과 관련성이 있고, 특정 개인의 일방적인 정보전달이나 지시로는 해결되지 않을 공동의 이슈에 대한 최선의 시책을 함께 강구한다는 의미가 있겠습니다. 결과적으로는 구성원의 통일 행동을 통한 대처가 가능하도록 하는 것이 회의의 본질이라고 볼 수 있겠습니다.

그러므로 이러한 본질을 잘 이해하는 회의는 다음과 같은 특성을 가질 것 같습니다.

1. 모든 관련인의 참석

가장 기본적인 부분이라고 할 수 있겠습니다. 이슈에 대한 관련인을 빼놓고 결정이 이루어지면 이후 진행단계에서 해당 관련인의 이견이 있을 때 다시 조율이 필요하게 되고 결국 원점으로 돌아가거나 일의 진행이 원활하게 되지 못하는 경우들이 생기게 됩니다.

2. 공평한 발언의 기회

각 사람이 관련 있는 부분에 대해 공평하게 발언의 기회를 갖지 못한다면 누군가에게는 무의미하게 느껴지는 회의가 될 수밖에 없을 것입니다. 또한 조직 내의 역학관계에 따라 '자유롭게 이야기해보라'고 하지만 그럴 수 없는 경우들도 많습니다. 회의의 효용 감을 떨어뜨리는 주된 원인입니다.

'뭔가 알 수 없는 소외된 기분이 드는데..'

3. 실행방안에 대한 구체적인 의사결정

특정 이슈를 해결하기 위해 모인 것이니만큼 '상태'에 대한 결론보다는 구체적인 '실행방안'에 대한 결정이 필요합니다. '이렇게 결론이 났습니다.' 보다는 '이렇게 진행하도록 하겠습니다.'가 되어야 한다는 것이지요. 그러므로 해당 이슈를 해결하기 위한 To-Do-List와 실행 담당자, 그리고 완료 기한, 피드백 방안 등이 설정되어야 합니다. 구체적이지 못한 결론은 모든 구성원이 제각기 다른 방향으로 움직이게 만들게 되겠지요.

4. 열린 회의

조직 구성원 누구나 필요한 시점에 회의를 추진하고 진행할 수 있어야 합니다. 항상 일방적으로 이루어지는 회의만 존재한다면, 그 조직의 어떤 문제들은 잘 해결되지 못하고 있다는 의미일 수도 있을 것입니다.

회의에도 스킬이 필요하다.

위와 같은 특성을 유지하는 회의를 만들어가기 위해서는 다양한 스킬이 필요합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

1. 합리적인 토론과 논쟁을 활성화시키는 스킬

만족스러운 회의의 결론을 이끌어내기 위해서 가장 필수적인 부분이 합리적인 토론과 논쟁을 거치는 것입니다. 이것이 가능하도록 하기 위해서는 다양한 장치들이 필요합니다. 누구든지 자신의 의견을 주장하기 위해서는 조직 내에서 인정되는 룰과 문화가 뒷받침되어야 하기 때문입니다. 그래서 어떤 아이디어든 면박 주지 않을 것, 갑작스러운 회의 없이 누구나 충분한 검토와 숙고 후에 회의에 참석할 수 있도록 할 것, 자료나 팩트에 근거하여 주장할 것과 같은 원칙들을 세팅하는 것이 필요합니다. 물론 직함과 관계없이 역량에 근거한 수평적 문화를 유지하는 것이 핵심이 되겠지요.

2. 숨겨진 의견을 표출시키는 스킬

합리적인 토론과 논쟁이 중요하지만 우리나라 직장인들의 경우 이런 문화에 익숙지 않아 현실적으로 어려워하는 경우도 많습니다. 그러다 보니 항상 회의에는 표면으로 드러나지 못한 숨겨진 의견들이 있게 마련입니다. 과업뿐만 아니라 관계적인 부분을 신경 써야 하는 경우들도 많기 때문입니다. 그래서 숨겨진 의견을 표출시키는 스킬이 중요하게 됩니다. 예를 들면 무기명 설문조사 또는 투표 활용, 아무도 NO라고 말하지 않는 의견에 대해 모두가 하나씩 반대의견을 말해보는 것, 안건에 대한 의견을 참석자 전원이 돌아가면서 개진하기 등의 방법들을 적용해볼 수 있습니다.

표정은 좀 더 밝아도 좋겠습니다만..;

3. 유체이탈을 방지하는 스킬

'요즘따라 앉아있는 듯, 앉아있지만, 앉아있지 않는 것 같은 너~'

회의에 참석하고 있지만 어떤 참가자는 유체이탈 상태일 수 있습니다. 참가자의 유체이탈을 방지하는 방법으로 여기에서 말씀드리고 싶은 부분은 회의 시간에 대한 부분입니다. 회의시간이란 그냥 두면 끝없이 길어지게 마련이라, 구성원의 집중력이 떨어지는 것은 어쩔 수 없이 뒤따르는 부분이기도 합니다. 그러나 집중력이 떨어지면서 회의에의 참여도가 감소하게 되는 만큼 더 좋은 결론을 도출할 수 있는 기회도 줄어든다고 할 수 있습니다. 최근에는 회의시간을 30분 정도로 정해놓고 - 참석자 점검(2분), To-Do-List 점검(3분), 회의 주제 확인(3분), 의견 취합 및 결론 도출(12분), To-Do-List 정리 및 확인(17분), 공지 및 마무리(3분) - 로 시간을 배분하여 집중적으로 회의를 진행하는 안도 추천하고 있습니다. 기본적으로 회의의 주제를 30분 이내에 처리할 수 있는 분량으로 나누어서 여러 번 진행하는 것이 좋다고 합니다.(한 시간 분량의 회의라면 두 번으로 나누어 진행하는 식이겠습니다.)

다시 회의실로..

오늘도 내일도 많은 직장인들이 회의실로 향합니다. 그러나 회의의 진행이 효율적으로 이루어지는 부분에 대해서는 공공재와 같아 아무도 신경 쓰지 못하는 경우들이 많습니다. 그래서 조직 차원에서 회의의 원칙을 세우고 진행 역량을 키우는 것이 필요합니다. 매일 있는 회의의 효능감을 개선하는 것만으로도 구성원들은 회사의 업무가 훨씬 원활하게 돌아가고 있다고 느낄 수 있을 것입니다.