기획서의 품격
경영진이 항상 궁금해 하는 12개 질문
(시작하기 전에...)
기획서 작성 강의만 위주로 한지 어언 5년이 되었다.
강의중에 소개드리는 Tool 중에
문서때문에 절절매고 고민하는 학습자분들의 반응이 뜨거웠던
실용적인 Tool 몇가지를 정리해서
본 브런치를 통해 연재방식으로 소개하고자 한다.
모바일 환경에 맞춰서 보시도록 편집하기는
제가 시간이 부족하여 ㅠㅠ
원하시는 분은 PC환경으로 보시길...
(본 내용에 대한 상업적 활용은 자제해주길 바라며... ^^)
모든 조직에는 불변의 진리가 있다.
일반적으로 ‘실무자’가 ‘팀장’이 되고, ‘팀장’이 ‘임원’된다.
지금 존재하는 당신의 팀장은
나름 실무에서는 닳고 닳은 실전경험을 능력자였던
사람이었을 것이다.
임원도 마찬가지다.
그 또한 경험치가 무척 높게 쌓인 해당영역 선수였다.
물론 기획서를 직접 안 써보면
쓰는 감(感, Feel)이 많이 떨어지므로
실무자인 당신에 비해서는
표현력이나 정보조사능력이 취약한 것은 사실이다.
단, 업(業)을 바라보는 직관이나
직무상황을 바라보는 통찰은
상대적으로 당신보다 더 높다.
예전에 한 칼했던 이 양반들은
지금은 문서를 직접 쓰면 안되는 입장이 되어 버렸다.
이들은 실무보다는 ‘판단’과 ‘직관’을 중심으로
회사생활을 해야하는 사람인 것이다.
두 손이 근질근질해도
실무를 직접 뛰면 안되는 것이 이들의 세상이다.
임원이 엑셀돌리고,
임원이 계산기 두들기고
임원이 파워포인트로 슬라이드 뽑는 사람을 본적이 있는가?
문제가 심각한 양반이다.
그들은 실무의 세계에 너무 발을 깊게 담글 수 없는
입장이 되어버렸다.
하지만…
경영진이 실무세계에 들어오는 그들만의 방법이 있다.
두 팔을 걷어부치고 실무에 들어오는 그들의 방법은
바로 “예리한 질문”을 하는 것이다.
“왜 경쟁사는 이 사업에 들어오지 않았지?”
“정말 우리에게 이 사업이 필요한건가?”
“투자비용은 어디에 집중되고,
어떤 방식으로 비용절감이 가능하지?”
이렇듯 경영진은 ‘좋은(예리하면서 유의미한) 질문’을 실무자에게 제시하면서
실무에 직접개입하고 진두지휘를 한다.
‘좋은 (예리하면서도 유의미한) 질문’을 던지면서
일이 틀어지는 것을 막는 것이
결재권자가 실무를 뛰는 방법인 것이다.
반면, 일 잘하는 실무자는 이에 부응하는 ‘좋은 답’을 제시할 때
능력을 인정받는다.
경영진의 머릿속을 스캐닝하여 뽑은 예상질문에
예리한 답으로 응수하는 기획서가 진짜다.
좋은 기획서는 상사의 질문을 순서대로 해결해 주는 것이다.
결국 최종 책임자는 상사이다.
당신의 의견도 소중하지만
그들의 확인을 이끌어내는 것이 기획서의 진짜 목적이다.
그렇다면,,,
경영진이 기획서를 받으면 가장 궁금해 하는 질문은 무엇일까?
아래의 '기획서 Canvas'에서 그 답을 찾아보자.
‘기획서 Canvas’는 모두 12개 Block으로 구성되어 있다.
각 12개 Block은 하나의 기획과제에 대한 분석항목을
개별적이지만 총체적으로 바라보도록 해준다.
12개 Block의 각 요소는 질문형태로 표현되어 있다.
이는 경영진이 기획과제에 대해 보고 받을 때
항상 궁금해 하는 12개 질문이기도 하다.
이러한 12개 핵심질문만 잘 해결되어도
좋은 기획서가 만들어지는 문이 열린다.
경영진의 핵심질문을 예측하고 답을 준비할 수 있는
실마리가 잡힌다.
앞서 언급한 바와 같이 예리한 질문을 볼 줄 안다는 것은
좋은 분석을 창출하는 시작을 말하기 때문이다.
12개 Block의 요소를 하나씩 들여다 보자.
각 번호순으로 소개를 할 테니,
기획서를 받아보는 경영진의 입장을 유지한 채 바라보길 권장한다.
1. Problem
- 무엇이 문제인가?
- 어떤 것이 아쉬운가?
2. Expectation
- 본 건에 대해 경영진이 가장 중요하게 생각하는 것은 무엇인가?
- 회사의 전략과 방향은 무엇인가?
3. Needs
- 고객 (내부, 외부)/ 현장은 궁극적으로 어떻게 되기를 바라고 있는가?
4. Goal
- 무엇을 어느 수준까지 확보/개선할 것인가? (Index)
5. Benchmarking
- 동종업계, 선진사는 어떻게 하고 있나?
6. Solution
- 어떤 방향과 실행전략을 추구해야 하는가?
- 무엇이 차별화된 것인가?
7. Cost & Benefit
- 주요 비용구조는? 향후 어떻게 줄일 것인가?
- 주요 수익구조는? 향후 어떻게 늘일 것인가?
8. R&R, Partner
- 실행주체는 누구인가? 누구와 협력해야 하는가?
- 역할과 책임구분 (Role & Responsibility)은 어떻게 되는가?
9. Communication
- 누구를 대상으로 무엇을 어떻게 안내할 것인가?
10.Key Resources
- 진행과정에서 어떤 지표를 추적관리하여
본 기획과제의 성공여부를 판단할 것인가?
11. Risk
- 실행함에 있어 예상되는 위험요인은 무엇이며 어떻게 제어할 것인가?
12. Follow Up
- 이 과제수행 이후 중장기 후속과제는 무엇인가?
- 본 결과물은 향후 누가 어떤 용도로 사용하는가?
기획서 Canvas를 사용할 때에는…
1) 12개 Block은 부여된 번호대로 채워나가는 것이 중요하다.
각 번호 별로 가진 질문포인트에는
기획서에 옮겨담아야 하는 관점의 흐름과 스토리가 있기 때문이다.
번호의 앞자리로 갈수록 ‘기반배경, 상황’에 해당하고,
번호의 후반으로 갈수록 ‘실행’과 ‘대책’에 해당한다.
즉, 기반/배경을 우선 정리하며 전체 Boundary를 공고히 다지고
이를 바탕으로 현실적인 해결방안을 세워야 한다는 것이다.
2) 12개 Block들은 서로 유기적으로 연결되어 있어야 한다.
12개 Block 들이 서로 어우러지고 연결되어 있어야
각각의 기획서에 담아내었을 때 스토리가 수월하게 살아올라온다.
문제상황 – 설정한 목표 – 실행방안 – 향후 후속조치 등은
결국 같은 관점속에서 유기적인 연결고리가 있어야 한다.
12개 Block이 서로 따로 움직이면 아무런 소득이 없다.
3) 하나의 칸에 너무 오래 체류하기 보다는
1번부터 12번까지 빨리 한번 완주를 마치고
2~3회전을 돌아보는 것이 좋다.
12개 Block 을 가볍게 채워가면서 한 바퀴를 돌게 되면
기획과제에 대한 큰 그림을 빨리 볼 수 있다.
큰 그림 즉 Big Picture를 빨리 먼저 보고
디테일한 세부사항을 맞춰보는 것이
훨씬 더 거시적인 관점을 유지하는 데에
도움이 되기 때문이다.
특히나 6번 솔루션 항목은 2바퀴째 시점부터 훨씬 더 구체적인 항목이
들어갈 수 있다.
4) 가급적 큰 종이에 출력하여
포스트잇으로 내용을 붙였다, 떼었다를 반복하는 과정을 거쳐서
최종적까지 내용을 수정/보완하는 것을 권장한다.
실제 기획서작성 워크샵에서 나온 중간결과물... 예를 들면, 기획과제를 수행하는 TFT 멤버들끼리
프로젝트 초반에 같이 12개 Block을 채워보고
서로 의견을 공유하게 되면
기획과제에 대한 진정한 ‘협업 (Collaboration)을 할 수 있다.
왜냐? 진정한 큰그림과 방향을 미리 공유할 수 있기 때문이다.
협업과 분업은 다르다.
분업은 일을 나누고 쪼개서 하는 것이다.
단순하게 ‘What’을 나누어서 실행하고 나중에 합치는 것이다.
분업에서는 '업무결과중복' 또는
'업무사각지대 발생'이라는 부작용이 존재한다.
협업은 함께 하는 멤버들이
공통된 목표, 목적, 향후 방향 (Why)을
우선 공감하고 나서 개인역할을 분담하는 것이다.
훨씬 더 생산성이 높아지고,
팀웍이 높은 과제수행이 발생한다.
과제초기 단계에 12 Block을 함께 공유한 사람들끼리는
협업이 가능해 진다.
기획서 작성초반에
12개 Block을 작성하면 좋은 점은
1) 기획자의 분석과 생각을 MECE하게 유지하도록 도와주며,
다양한 관점유지를 지속해준다.
2) 현재단계에서 가지고 있는 기획서의 정보/재료와
향후 추가확보하거나 보완해야 하는
정보/재료의 상황을 정확히 파악할 수 있다.
3) 훨씬 더 기획서를 빨리 쓴다.
즉, 70%의 완성도를 지닌 초안을
훨씬 더 빨리 만들어 낼 수 있다.
4) 기획서의 내용이 한쪽으로 치우치는 모습을 잡아준다.
즉 삽질을 덜 한다.
어떤 비즈니스 과제라도
12개 항목의 핵심질문에서 자유로울 수 없을 것이다.
12개 핵심질문 (경영진이 중요하게 생각하는 핵심질문)만 잘 응답해도
좋은 기획서의 절반은 완성할 수 있다.
본 기획서 Canvas는 처음 사용할 때는
약간 어색하고 손에 익지 않겠지만
각 요소의 내용을 이해하면서 능숙하게 사용하는 상태가 되면
기획서의 기본을 탄탄히 잡아주는 마법 같은 도구이다.
임원급 대상으로
기획서 작성 코칭을 하는 교육Session에서
본 기획서 Canvas를 소개한 적이 있었는데
반응이 상당히 뜨거웠었다.
부하직원이 이렇게만 기획문서써서 올려주면
소원이 없겠다고…
맨날 다 빼먹고, 자기가 쓰고 싶은 것만 써온다고…
12개 Block으로 구성된
‘기획서 Canvas’를 유심히 봤다면
한가지 궁금증이 있어야 정상이다.
“왜 번호가 순서대로 부여되어 있지 않은가?”
다~ 이유가 있다.
각각의 세부항목과
가로줄과 세로줄에도 모두 의미가 있다.
추가적인 이야기는 다음편에 계속한다....
다음편에는 '기획서 Canvas'에 대한 세부구성과
12개 Block을 바라보는
경영진의 속내를 소개할 예정이다.
이번 브런치가 당신에게 꿀팁이었기를....
다음번이 진짜 더 꿀팁이 있음!
