회의를 할때는 목적을 가지고...

회의는 30분이면 충분하다

회의를 참석하다 보면,  가끔 왜 이회의가 진행되고 있지? 라는 생각을 할때가 있다. 물론 나 자신만 느끼는 생각일 수 있다. 전혀 준비가 되어 있지 않은 회의, 목적을 상실한 회의가 있다.

30분이면 끝나는 회의임에도 불구하고 1시간을 훌쩍 넘기는 경우가 많다. 초청(초대)를 받아서 참석하는 회의의 경우는 가끔 목적을 못느낄때가 있다.

설명을 요청하는 회의라면,  참석해서 설명을 하고 필요한 질문사항에 대해 답변을 하면되는데, 가끔은 상대방의 시간을 때워주는 것이 아닌가 라는 생각이 들때가 있다.

즉, 상대방의 주간업무 한줄을 채워주는 무의미한 시간이 아닌가 라는 생각을 할때가 있다. 물론 저 역시도 패널로 참석을 하고 주로 말씀하시는 분이 있긴하지만, 초대해서 설명을 했음에도 유의미한 질문이 없어서 놀랐고, 전혀 본인들의 업무도 감을 못잡고 있는데, 회의를 하는 것으로 느껴졌다. 물론 목적을 찾아가는 과정을 생각이 든다. 이해를 한다.

회의는 30분이면 충분하다. 이제는 될 수 있으면 30분단위로 회의를 하려고 한다. 바쁜 사람이 없어서 일까? 시간을 질질 끄는 일들을 가끔 보게 된다. 콤팩트하게 처음에 논의하기로 한 부분만 진행하고 회의를 마치도록 해야 한다. 온라인이 회의가 대세인 요즘, 회의시간에 집중하는 회의참석자는 별로 없다. 집중하려고 해도 쉽지 않은 것이 사실이다. 카메라를 키면 조금 집중력이 올라가기는 하나, 한국의 정서에 카메라를 키는 것은 잘 맞지 않는 것 같아 이것 또한 잘 되지 않는다.

협조요청을 할 수도 있다. 문의할 수 도 있다. 그러나, 이렇게 협조요청하고 문의하는것이 업무가 되면 안된다. 스스로 처리하는 것 즉, 공부하거나, 기술을 이해하거나, 고객의 니즈를 심층 분석하는 노력없이 특정부서에게 요청을 하는 것은 상호주의에도 어긋난다.  일방적으로 협조요청을 받는 부서는 부담이 되고 불만이 올라가게 된다.

요즘 회사에서의 업무처리 방식이 많이 바뀐것을 느낀다. 강하게 드라이브를 걸 수도 없고, 서로 눈치를 보면서 일을 한다. 누구하나 올바른 발언도 하지 않고 좋은게 좋은거다라는 식으로 업무가 흘러간다.

회의는 목적을 가지고 진행해야 하며,

회의 초기에 목적이 달성하면 회의는 클로즈 하는 것이 맞다고 생각하며, 회의는 30분이면 충분하다.