디자인 프로젝트의 시작
"Prospective를 소개합니다."
이은영 (pxd 주임연구원)
UX 디자인 에이전시에서 일하는 많은 디자이너분들은 진행 중인 프로젝트가 마무리되어갈 때쯤 '나의 다음 프로젝트는 무엇일까?, 언제 프로젝트가 시작될까?'에 대해 궁금해하는 상황이 있을 것이라 생각합니다. 대부분은 계약이 성사됨과 동시에 프로젝트에 투입되기 때문에 프로젝트의 성격에 대해 잘 알지 못한 상태에서 바로 업무에 집중해야 하는 경우가 많을 겁니다.
pxd에서도 많은 사람들이 프로젝트가 끝난 후 다음에 할 프로젝트에 대해 마음의 준비를 하지 못하고 급하게 투입되는 상황들이 많았는데요. 이런 상황들을 문제점으로 인식하고 해결하기 위해 실시하고 있는 pxd의 프로젝트 시작법 '프로스펙티브(Prospective)'를 소개해 드리려고 합니다.
pxd의 프로젝트 정리법인 '레트로스펙티브(Retrospective)'처럼 프로젝트를 시작하기 전에 협업할 팀원들과 그 프로젝트의 의도나 관련 이야기를 듣고, 앞으로 진행할 업무들에 대한 전반적인 전망과 서로가 기대하는 역할 등 사전에 필요한 이야기를 나누는 시간을 갖는 것입니다.
프로스펙티브(Prospective)란?
Prospective : 형용사 1. 장래의, 유망한 2. 곧 있을, 다가오는
사전적 의미로는 '장래의'라는 뜻으로 미리 다가올 일들을 예상하는 의미로 사용되고 있으며, 간호학에서는 '전향적 연구(Prospective study)'라는 연구법으로 사용되고 있기도 합니다. pxd에서는 2014년부터, 프로젝트를 시작하기 전에 팀을 구성한 팀장으로부터 '프로젝트 초대장'을 받습니다.
이 초대장은 프로젝트 계약과 동시에 그 프로젝트를 진행하게 될 팀원들에게 각각 메일로 보내집니다. 초대장에는 프로젝트를 통해 예상되는 기회, 장점, 리스크, 단점, 역할, 기대사항 등이 적혀있고 이 내용들을 바탕으로 팀장과 면담을 합니다. 면담을 통해 개인적인 우려사항이나 걱정거리들을 미리 체크해보고 이야기를 나눌 수 있습니다. 면담이 끝나면 함께할 팀원들과 시간을 정해 본격적인 프로스펙티브를 합니다.
프로스펙티브 과정
프로스펙티브는 형식이 정해져 있지 않습니다. 프로젝트 일정에 따라 조금 여유가 있으면 하루를 할애해도 좋고 시간이 없다면 1-2시간 정도 간단하게 진행할 수 있습니다. pxd의 프로스펙티브는 크게 9가지 요소들이 있는데요. 이 중 중요한 몇 가지를 소개해 그리고자 합니다. (이 외에도 자유롭게 프로스펙티브의 목적에 맞는 요소들을 추가하셔도 좋습니다)
1. 제안서 작성자의 의도 경청하기
2. 프로젝트 진행방향 공감하고 이해하기
3. 일정과 계획을 펼쳐놓고 시뮬레이션하기
4. 모든 팀원들의 성향을 이해하고 장점 파악하기
5. 각 팀원들의 개인 역할 논의하기
6. 각 팀원들의 개인 목표 설정하고 공유하기
7. 전담 코치가 있는지 확인하고 만나기
8. 프로젝트의 천국과 지옥을 예상해 보기
9. 법인카드를 받아서 회식하기
"일정과 계획을 펼쳐 놓고 시뮬레이션하기"
제안서나 클라이언트의 요구사항 등을 꼼꼼히 읽어보고 일정에 따라 상세하게 계획을 세우는 것이 좋습니다. 물론 모든 프로젝트가 예상한 대로 흘러가지는 않지만 미리 일정을 시뮬레이션해본다면 계획된 일정이 무리인지, 혹은 일정에 따라 어떤 식으로 일을 해야 하는지 모두가 공유할 수 있습니다. 또한 프로젝트 중 새로운 방해 요소에 직면했을 때 어떻게 대처할지도 예상해 볼 수 있습니다.
"프로젝트의 천국과 지옥을 예상해보기"
말 그대로 프로젝트의 천국과 지옥을 예상해보는 시간입니다. 대부분의 사람들은 실패에 대해 깊이 생각하지 않기 때문에 프로젝트 중 안 좋은 상황을 마주했을 때 당황하는 경우가 많은데, 과거에서 배운 경험들을 통해 팀원들과 서로 공유해볼 수 있도록 합니다. 과정은 간단합니다. 프로젝트의 결과를 최고의 상황(천국)과 최악의 상황(지옥) 두 가지를 생각해보고 포스트잇에 적어서 보드에 붙입니다. 천국과 지옥이 되기까지의 과정들을 예측해보고 예상 가능한 시나리오들을 적어봅니다. 적은 것들을 보드에 붙인 후 그 상황들에 대해 서로의 생각을 들어보고 문제와 위험요소에 대해 이야기를 나누어 봅니다. 이후의 프로젝트 진행 과정에서 이 위험요소들을 지속적으로 다루는 것이 좋습니다.
"모든 팀원들의 성향을 이해하고 장점 파악하기"
단시간 내에 팀원들의 성향을 이해하고 장점을 파악할 수 있는 방법은 많지 않습니다. 하지만 pxd에서는 다양한 방법들을 시도해보고 있는데요. 바로 강점카드 워크숍입니다. 이 워크숍을 통해 서로의 성향을 알 수 있고 강점을 재미있게 파악할 수 있는데, 짧은 시간 내에 모두가 재미있게 즐길 수 있다는 장점이 있습니다. 이 외에도 자신의 MBTI 결과를 공유하는 방법도 있고, 본인의 업무 시, 혹은 평소 성향과 장점을 직접 말하는 방법도 있습니다.
강점카드 Bloom Company
강점카드는 본인이 인지하고 있는 강점과 숨겨진 강점을 탐색하고, 주변 사람들과 자연스럽게 서로의 강점에 대해 소통할 수 있도록 개발된 강점탐색 도구입니다. 사람들이 일반적으로 가지고 있는 강점을 감성, 이성, 행동 영역으로 구분하여 대표적인 54개의 강점단어로 구성하였으며, 인원수에 따라 다양하게 카드 플레이를 진행할 수 있습니다.
"각 팀원들의 개인 목표 설정하고 공유하기"
프로젝트를 시작하기 전에 각자의 개인 목표를 설정하고 공유하는 시간입니다. 프로젝트에서 자신의 목표를 설정하고 팀원들과 공유함으로써 목표에 대한 의지도 다지고, 프로젝트 중에 서로 힘을 북돋아줄 수 있는 기회가 생길 것입니다. 이와 연결하여 프로젝트가 끝난 후 레트로스펙티브에서도 각자가 설정한 개인 목표를 달성했는지 여부도 돌아볼 수 있습니다.
프로스펙티브의 가장 큰 목적은 팀원들이 공동의 목표를 세우고 프로젝트에 대해 전망하며, 팀원들의 특성을 파악하고, 각자의 역할과 목표를 공유하는 것입니다. 프로젝트 시작 전에 이런 시간을 가짐으로써 프로젝트 중에 생기는 마찰들을 줄이고 서로가 생각하고 있는 프로젝트의 큰 그림을 공유할 수 있습니다.
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