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매거진 엑셀의 재발견

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by 최반장 Nov 17. 2023

엑셀 시작 방법과 통합문서의 구조 및 레이아웃

엑셀 시작화면

엑셀은 기존에 만든 파일을 실행하거나, 엑셀 프로그램을 실행해서 새로 만들 수 있습니다.

엑셀 프로그램을 시작하면 '엑셀 시작화면(Start screen)'이 나타나는데 여기에서 엑셀 파일을 새로 만들거나 기존 파일을 열 수 있습니다. 버전에 따라 시작 화면의 구성이 다를 수 있는데 엑셀 2013부터는 제 화면과 거의 같은 구성일 것입니다.

새 파일 만들기

비어 있는 새 파일에서 엑셀을 시작할 수 있습니다. 엑셀 파일을 '통합 문서'라고 부르는데 홈 화면 상단의 새로 만들기에서 '새 통합 문서'를 선택하면 빈 문서에서 엑셀을 시작할 수 있습니다. 새 파일이 아닌 이미 만들어진 양식에서 시작할 수도 있는데 이러한 양식은 '서식 파일'이라고 합니다. 홈 화면의 새로 만들기에서 선택할 수도 있는데, 왼쪽의 '새로 만들기'를 누르면 다양한 서식 파일 중 고를 수 있습니다. 만약 여기에 원하는 서식 파일이 없다면 검색할 수도 있는데 Microsoft Create 페이지에서는 다양한 서식 파일을 조회할 수 있습니다.

기존 파일 열기

최근에 작업하던 파일을 열고 싶을 때는 홈 화면의 아래 쪽에 '최근 항목'에서 골라서 클릭하면 해당 통합 문서를 열 수 있습니다. 특정 통합 문서를 자주 사용한다면 목록에 고정시킬 수 있습니다. 최근 항목에서 고정하고자 하는 파일을 마우스 우클릭 후 '목록에 고정'을 누르면 '고정됨' 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

최근 항목에 원하는 파일이 없다면 왼쪽 메뉴의 '열기'를 선택합니다. 열기 메뉴에서는 최근 항목이 통합 문서와 폴더를 날짜별로 보여지고, 윈도우 탐색기를 이용하지 않아도 원드라이브와 쉐어포인트를 탐색할 수 있습니다. 그리고 직접 특정 위치에서 파일을 열고 싶다면 기타 위치에서 파일을 직접 찾을 수 있습니다.

엑셀의 화면 구성

엑셀은 데이터를 입력, 편집할 수 있는 거대한 표와 같은 모양의 시트 영역과 그 외에 메뉴를 포함한 다양한 프로그램 구성 요소가 있는 영역으로 구분해서 볼 수 있습니다.

시트 영역이 우리가 작업해서 저장하고 불러오는 통합 문서 즉, 엑셀 파일이고, 그 외에 프로그램 영역은 엑셀 버젼별로 구성이 조금씩 다릅니다. 엑셀 뿐만 아니라 워드와 파워포인트 등 대부분의 오피스 프로그램은 거의 유사한 화면 구성을 하고 있어서 어느 한 프로그램에서라도 익숙해지면 다른 프로그램도 쉽게 접근할 수 있습니다.

엑셀 프로그램 영역

제목표시줄과 빠른 실행 도구 모음

화면의 제일 위에는 제목표시줄이 있습니다. 해당 파일의 이름을 여기에서 확인할 수 있는데 새 문서는 기본적으로 '통합 문서1' 이라고 이름이 만들어집니다. 그 왼쪽에는 '빠른 실행 도구 모음'이 있는데 이 부분은 사용자가 자주 사용하는 명령 아이콘을 원하는대로 구성해서 빠르고 편한 작업을 할 수 있는 영역입니다. 빠른 실행 도구 모음은 리본 메뉴의 아래쪽으로 위치를 변경할 수도 있습니다.

리본 메뉴

제목표시줄 아래에는 엑셀의 모든 기능이 담겨 있는 '리본 메뉴'입니다.

리본 메뉴에는 파일, 홈, 삽입, 그리기 등의 '탭'이 있습니다. 각각의 탭은 '그룹'으로 구성되어 있습니다. 예를 들어, 홈 탭에는 클립보드 그룹, 글꼴 그룹, 맞춤 그룹 등이 있습니다.

그룹 안에는 여러 아이콘이 있는데, 이것을 명령 아이콘이라고 합니다. 명령 아이콘은 저장된 기능을 실행합니다. 예를 들어, 글꼴 그룹의 '채우기 색' 명령 아이콘을 누르면 셀이 노란색으로 채워집니다. 어떤 명령 아이콘에는 추가 명령 목록을 볼 수 있는 화살표가 있습니다. 채우기 색 아이콘 옆의 화살표를 누르면 '다른 색' 목록을 볼 수 있고 선택하면 해당 색으로 채우기가 됩니다.

또 어떤 그룹에는 각 그룹의 오른쪽 아래에 화살표 모양의 아이콘이 있는데 이것을 대화 상자 표시 아이콘(Dialog box launcher)이라고 합니다. 글꼴 그룹의 대화 상자 표시 아이콘을 누르면 글꼴 설정 대화 상자가 나타납니다. 대화 상자는 엑셀 안에서 새로 열리는 창 형태인데 사용자로부터 입력을 하도록 하거나 선택하게 하는 기능을 합니다. 마치 사용자와 대화를 하는 듯하죠?

리본메뉴는 임의로 편집할 수 있습니다. 이것을 '사용자 지정'이라고 합니다.

이름 상자와 수식 입력줄

리본 메뉴 바로 아래에는 이름 상자와 수식 입력줄이 있습니다.

왼쪽에는 이름 상자가 있습니다. 시트에서 선택된 셀의 이름 또는 주소를 나타냅니다. 여기에 셀 주소를 입력하면 해당 셀로 이동할 수 있습니다.

수식입력줄은 셀에 수식 또는 데이터를 입력하거나 셀에 입력된 수식 또는 데이터를 보여주는 영역입니다. 수식은 등호로 시작하며 '=1+2'와 같이 연산자를 이용할 수 있고 =SUM(1,2)와 같이 함수를 이용할 수도 있는 엑셀에 처리 방식이 저장된 식을 의미합니다.

상태 표시줄

시트 영역 아래를 상태 표시줄(Status Bar)이라고 합니다. 말 그대로 엑셀의 현재 상태를 나타냅니다. 상태 표시줄은 마우스 우클릭하여 나타나는 메뉴에서 사용자 지정을 통해 설정을 변경할 수 있습니다.

제일 왼쪽에는 현재 상태(모드)를 나타냅니다. 기본적으로 아무 것도 하지 않은 상태가 '준비' 모드이고, 빈 셀에 입력을 시작하면 '입력' 모드, 데이터가 있는 셀을 수정할 때는 '편집' 모드로 변경됩니다. 특히 엑셀에서 수식을 입력할 때 모드에 따른 차이를 알 수 있습니다. 빈 셀에 등호(=)를 입력하고 방향키를 눌러보면 입력 상태는 유지한채 이동한 방향의 셀 주소가 입력(참조) 됩니다. 이 상태에서 F2키를 누르면 '편집' 모드로 변경되는데 이 상태에서는 방향키를 눌러도 셀 안에서 커서만 이동하게 됩니다.

상태표시줄 제일 오른쪽에는 '확대/축소 슬라이드'가 있습니다. 엑셀 화면은 기본적으로 100%의 크기로 보여지는데 이것을 확대하거나 축소할 수 있습니다.

슬라이드 왼쪽에는 보기 모드가 있습니다. 기본, 페이지, 레이아웃, 페이지 나누기 미리보기 모드가 있습니다.

시트 영역

1. 시트(Worksheet)

엑셀 화면에서 가장 넓은 영역을 차지하고 있는 시트에 대해서 알아보겠습니다. 엑셀 통합 문서는 여러 개의 시트가 통합되어 하나의 파일로 구성됩니다. 최신 엑셀에서는 시트의 개수에는 제한이 없습니다.

시트는 새 통합 문서를 만들 때 Sheet1 이라는 이름으로 생성되는데 최초에 만들어지는 시트의 수는 조정할 수 있고, 생성된 시트는 시트 탭에 표시됩니다.

시트 탭의 오른쪽에 있는 + 버튼을 누르면 새로운 시트를 만들 수 있고, 만들어진 시트를 마우스 우클릭해서 '삭제'를 누르면 시트를 삭제할 수 있습니다. 시트를 삭제하면 되살릴 수 없으므로 주의해야 합니다. 시트 이름 부분을 더블 클릭하면 시트 이름을 수정할 수 있고, 엔터를 누르면 편집한 시트 이름을 저장할 수 있습니다.

시트를 삭제하지 않고 숨길 수 있습니다. 시트에서 마우스 우클릭 후 '숨기기'를 누르면 시트탭에서 보이지 않게 숨겨집니다. 아무 시트에서 마우스 우클릭하게 되면 숨긴 시트가 있을 때는 '숨기기 취소' 버튼이 활성화 되는데,

시트는 Ctrl + PageDown과 PageUp으로 이동할 수 있습니다. 시트 탭의 맨 왼쪽에서 마우스 우클릭을 하면 활성화된 시트 목록이 나타나고 시트를 선택해서 이동할 수 있습니다.

2. 셀(Cell)

시트는 무수히 많은 셀로 구성되어 있습니다. 셀은 데이터 또는 수식을 저장하는 최소 공간으로써 엑셀에서 가장 작은 구성요소이자 핵심요소입니다. 직사각형의 셀은 시트 안에 빈틈없이 채워져 있습니다.

셀의 가로 줄을 '행'이라고 하고 각 행의 맨 왼쪽에는 아라비아 숫자로 된 행 번호가 있는데 이것을 행 머리글이라고 합니다. 행은 1부터 1048576까지 1,048,576개가 있는데 이것은 2의 20제곱한 값입니다.

셀이 세로 줄을 '열'이라고 하고 각 열의 맨 위에는 알파벳으로 된 열 번호가 있는데 이것을 열 머리글이라고 합니다. 열은 A부터 시작해서 AA, AAA의 형태로 알파벳이 끝날 때마다 알파벳이 추가되어 XFD열까지 16,384개가 있는데 이것은 2의 14제곱한 값입니다.

행 머리글이나 열 머리글을 선택하면 해당 행이나 열을 모두 선택할 수 있고, 행 머리글과 열 머리글이 만나는 모서리 부분을 클릭하면 시트 전체를 선택할 수 있습니다.

열 머리글에서 마우스 우클릭을 하고 '숨기기'를 누르면 열을 숨길 수 있습니다. 숨겨진 부분의 앞뒤를 선택하고 다시 마우스 우클릭을 해서 '숨기기 취소'를 누르면 숨겨진 열을 다시 표시할 수 있습니다. 이것은 시트 숨기기와 유사하고, 행 숨기기 또한 같은 방법으로 숨기거나 표시할 수 있습니다.

셀에 입력할 때는 셀을 선택한 상태에서 타이핑을 하거나, 셀을 선택하고 수식 입력줄을 선택하여 타이핑해서 입력할 수 있습니다. 입력된 셀을 편집할 때는 셀을 더블 클릭하거나 F2키를 눌러 편집 모드에서 편집하는 방법 외에도 수식 입력줄에서 필요한 부분을 편집할 수도 있습니다.

지금까지 엑셀을 시작하는 방법부터 엑셀의 기본 구성 요소를 알아보았습니다.

메뉴를 외우거나 할 필요는 전혀 없습니다. 다만, 각각의 구성 요소의 명확한 이름과 개념을 인지하고 리본 메뉴의 구성 원리를 파악하면 엑셀 작업이 훨씬 정확하고 빨라집니다. 또한 다른 오피스 프로그램도 기본 구조는 동일해서 한 프로그램에서 익히면 다른 프로그램에서도 비슷하게 찾아갈 수 있습니다.

https://youtu.be/E1pKoT3-hrI?si=gMoBayhLLWfq5n6e