5. 품목 등록(1) - 도서등록
국립중앙도서관 API와 Excel VBA 활용
1. 개요
하드웨어와 소프트웨어에 대한 기본적인 세팅이 되었고 본격적으로 시작해보겠습니다. 품목등록을 시작할건데 첫 번째로 집에 있는 도서를 등록합니다. 첫 번째 등록 품목을 도서로 정한 이유는 거의 모든 도서는 표준화된 바코드 체계를 갖고 있기 때문에 품목 정보를 쉽게 찾을 수 있을 것이라고 생각했기 때문입니다.
다행히 예상한대로 바코드는 매우 유효했고, 심지어 API를 활용한 자동화 프로그램까지 있어서 아주 수월하게 작업할 수 있었습니다.
2. ERP 품목메뉴 정리
앞서서 ERP 품목분류체계를 정리했는데, 업로드 전에 다시 한번 ERP 품목 메뉴를 정리했습니다.
개별 탭에 있던 정보 중 중요한 것들을 기본 탭에 재배치하는 과정이었고, 이후 메인 화면 레이아웃 정리를 진행했습니다.
바코드: ERP 에서 자동 부여되도록 설정한 품목코드 외에 바코드가 앞으로 중요하게 사용될 것이기 때문에 품목코드 다음에 배치.
품목그룹: 품목그룹은 3가지 그룹을 만들 수 있는데, 첫 번째 그룹으로는 사업용과 개인용을 분류했습니다. ERP는 사업 목적으로 사용하고 있으면서 동시에 개인 물품을 등록하는 것이기 때문에 우선 이것에 대한 분류가 필요하다고 생각했습니다. 물론 이것 역시 모호한 물품들이 생기겠지만 그래도 대분류로써의 기능을 할 수 있을 것으로 기대합니다. 품목그룹 2와 3은 아직 정하지는 못했지만 그래도 어떤 카테고리로 사용하든지 중요한 항목으로 판단되서 기본 탭으로 옮겼습니다.
품목계층그룹: 이전 시간에 심혈을 기울여 만든 것이니 직접 활용하면서 개선점을 찾아봐야겠습니다.
적요와 구매처: 도서 정보를 등록하려고 보니 이것 저것 등록할 수 있는 정보가 많은데 이것들을 어떤 필드에 넣어야 하나 고민이 되었습니다. 그래서 추가할 수 있는 커스텀 필드를 활용할까 하다가 도서만 등록할 것도 아니고 해서 적요와 구매처를 어느 정도 활용하고 어느 정도 DB가 쌓이면 다시 고민하도록 합니다. 구매처는 앞으로 구입시에 실제 쇼핑몰 등을 등록하면 어떤 도움이 될 수 있을까 싶은데 지금의 일괄 등록 단계 이후 개별 등록 단계에서 고민해보게 될 것 같습니다.
3. 도서 정보 검색 - 자동 엑셀 프로그램
이번 단계에서 1등 공신입니다. 국립중앙도서관의 API를 이용해서 서지정보를 자동으로 가져오는 엑셀 프로그램 입니다. 유튜브에서 '업무의 잔머리'라는 유튜브 채널을 이용하시고 블로그 활동도 하시는 '잔마왕'님께서 만들고 공유해주신 프로그램을 활용했습니다. 이 글을 빌어서 깊이 감사인사 드립니다.
3.1 국립중앙도서관 Open API 인증키 발급
이 프로그램은 국립중앙도서관의 정보를 API를 이용해서 가져오기 때문에 개인 인증키가 필요합니다. 프로그램 이용 전 도서관 홈페이지에서 회원 가입하고 인증키를 발급받았습니다. 신청 자체는 어렵지 않았는데 승인되는데 하루 정도 걸리더군요.
3.2 프로그램 다운로드
잔마왕님의 블로그에서 프로그램을 다운로드 받습니다.
유튜브 영상을 통해서 제작과정도 확인할 수 있습니다.
Open API & Excel VBA로 서지정보 수집 자동화 하기 (국립중앙도서관 ISBN) - YouTube
Excel VBA로 Open API 정보 가져.. : 네이버블로그 (naver.com)
3.3 인증키 입력 후 사용
다운로드한 엑셀 파일의 [B1] 셀에 인증키를 입력합니다. VBA 코드에서는 [B1] 셀의 값을 인증키로 호출하기 때문에 위치를 달리하면 코드를 수정해야 합니다. 그리고 A열(A3)에 도서 바코드를 입력하고, 코드를 실행하면 B열부터 J열까지 도서 정보를 가져오게 됩니다. UREKA!!!
도서정보 API로 자동 가져오기 (클릭해보세요)3.4 코드 실행 아이콘 만들기
부수적이지만 바코드를 넣으면 즉시 실행되는 코드는 아니어서 (또 그 것이 나쁘다고 생각되지 않아서) 간단하게 아이콘을 삽입하고 클릭하면 코드가 실행되도록 '매크로 지정'을 했습니다. 화면의 책 모양의 아이콘이 그것입니다.
이것이 자동화의 세계!!!4. ERP 업로드
이카운트 ERP에서는 대량 자료 업로드시 '웹자료 올리기' 라고 하는 웹브라우저에서 데이터를 붙여 넣는 방식의 업로드 방식이 있고, 엑셀에 기능을 추가해서 업로드(송신)하는 엑셀 업로드 기능이 있습니다.
여기서는 엑셀 업로드 방식으로 진행해보겠습니다.
4.1 이카운트 로그인
프로그램 설치 과정은 여기서는 언급하지 않겠습니다. 프로그램 설치하면 엑셀에 '이카운트' 탭 메뉴가 생성되는데 여기에서 로그인을 진행합니다.
엑셀에서 ERP 로그인4.2 자료 입력하기
로그인 후 자료 입력하기를 누르면 입력(업로드)할 수 있는 다양한 항목이 나타납니다. 여기서 '품목 등록'을 선택합니다.
4.3 품목 등록
품목 등록을 누르면 자료를 입력할 수 있는 시트가 추가됩니다. 여기서 1행은 열 머리글인데 각 항목마다 입력방법이 설명된 메모가 추가되어 있습니다. 저는 앞서 도서관 정보를 가져온 엑셀 파일에서 실행했기 때문에 도서 정보 시트의 내용을 새로 추가된 시트에 정리했습니다.
여기서 다소 어려운 부분은 품목코드는 5자리 숫자로 자동 생성되게 세팅되어 있는데 엑셀 업로드시 이것이 자동으로 되지 않아서 마지막 번호 다음 번호를 수기로 입력해야 한다는 점과(자동으로 생기면 좋을텐데) 코드로 등록된 항목들(품목그룹 등)에 대해서는 해당 코드 번호를 입력해야 한다는 점입니다.
4.4 자료 전송하기
입력이 완료되었으면 자료 전송하기를 선택해서 서버에 입력 자료를 전송합니다.
전송 후에는 입력한 시트의 오른쪽 끝에 전송 결과가 나타납니다.
이 때 실패했으면 실패한 셀에 색칠이 칠해지는 이 것은 꽤 사용자 편의를 높인 부분이라고 생각됩니다.
4.5 결과 확인
전송 이후 ERP에서 품목 정보를 확인해보면 잘 등록된 것을 볼 수 있습니다.
4.6 품목계층그룹연결하기
앞서 과정은 정상적으로 잘 진행되었는데 이전 시간에 심혈을 기울여 만든 품목분류체계인 품목계층그룹을 설정하는 부분이 없었습니다. 이 항목은 품목등록 후 품목계층그룹연결하기로 별도 설정해줘야 합니다.
품목계층그룹까지 연결하고 나면 품목 등록은 완료되었습니다.
4.7 재고 등록
품목을 개별 등록할 때는 등록하면서 (기초) 재고 수량을 입력할 수 있는데 일괄 업로드시에는 재고실사 기능을 이용해서 별도로 해줘야 합니다.
먼저 재고실사 항목을 입력합니다. 1권씩만 있는 책들이라 수량은 모두 1로 하고, 하나의 전표로 처리되면 되어서 순번 역시 1로 통합합니다. 창고는 로케이션에 대한 문제인데 우선 이것은 신경쓰지 않도록 하겠습니다(이사도 앞두고 있고 하다 보니…).
전송 완료!업로드하면 전표만 생성되는 것이므로 이 전표의 내용을 재고현황에 반영하기 위해서 '재고조정'을 해야 합니다. ERP에 접속해서 재고실사 결과를 반영합니다.
5. 완성
재고등록까지 완성된 후 출력물은 아래와 같습니다.
'도서'라는 표준화가 잘되어 있는 품목으로 시작했다 보니 재고금액까지 잘 나타나는 것을 보니 제법 만족스럽습니다. 이제 집에 있는 모든 품목을 이 과정을 거쳐서 등록해봐야겠습니다.
지금의 데모에서는 바로 주변에 있는 책으로 했다 보니 컴퓨터서적만 갖고 하게 되었는데 책마다 카테고리를 잘 분류한다면 그것 또한 나름 의미 있는 집계가 될 수 있을 것 같습니다.
어느 정도 집에 있는 책들을 모두 등록하고 나면 이후에는 '첫판왕'으로 생각되는 전자제품과 악세서리 류에 대해서 등록을 시작할 것입니다. 유통데이터포털 등을 활용하려고 하는데 어느 정도의 자동화 프로그램을 만들어서 이용해보면 좋겠다고 생각됩니다.
