처음 PM이 된 당신에게 필요한 넓고 얕은 지식
프로젝트 매니지먼트에 대한 기본적 이해
이번 아티클은 처음 PM이 된 분들이 알아두면 좋을 법한 프로젝트 매니지먼트에 대한 개괄 지식을 적었습니다. BAT에서 처음으로 제대로 된 팀 단위 업무를 수행하게 되었고, 이후 BAT에서 성장하고 있는 멤버들에게 프로젝트 매니징에 대한 가이드를 줘야 하는 필요성이 생겼습니다. 하지만 국내 도서나 아티클 중에는 PM과 관련된 것이 많지 않았고, 개별 프로젝트마다 레슨런이 달라서 처음 PM이 된 사람들에게 제공할 만한 자료를 만들어야 겠다는 생각을 하게 됐습니다.
국내 자료와 교육 프로그램들의 한계로 해외 아티클, E-book, 그리고 특히 Coursera의 Foundations of Project Management 수업 내용을 기초로 하여 아래 내용을 정리하였고, 몇가지 예시를 추가하였습니다. 이번 아티클을 통해 기본적인 내용들을 파악하시고, 아래의 링크에서 Coursera 수업을 들으신다면 프로젝트 매니지먼트에 대한 대부분의 지식들을 채워나가실 수 있으실 것 같습니다 :)
1. 프로젝트 매니지먼트란 무엇인가?
1-1. 프로젝트 매니지먼트의 기초 이해하기
프로젝트는 일련의 작업으로 이루어진다. 원하는 결과에 도달하기 위해서 반드시 협업이 필요하기도 하다. 결과를 만들어가기 위해 세심하게 짜여진 계획, 할당된 예산에 맞추어 지속적인 관리가 필요하다. 우리는 일상생활에서 회사의 거대한 프로젝트에 이르기 까지, 굉장히 다양한 상황에서의 프로젝트 관리에 대한 경험을 이미 하고 있다.
사실 친구들과 여행을 가는 것, 중요한 기념일을 챙기는 것, 집을 알아보고 이사를 하고 인테리어를 하는 것도 프로젝트 관리의 일환이며, 회사에서의 큰 프로젝트 관리 또한 각각의 요소에 대한 이해가 있다면 앞서 언급한 일들과 복잡도의 차이가 있을 뿐, 프로젝트 관리의 측면에서는 결국 "프로젝트의 성공적인 완수"라는 공통의 목표를 가진다고도 볼 수 있다.
프로젝트 매니지먼트의 중요성은 점점 커지고 있고, 더 많은 조직에서 이를 중요하게 여기기 시작하였다. 전통적인 관료제 형태의 조직에서 달성할 수 있는 비즈니스 목표가 점차 사라지고 있으며, 조금 더 유연한 조직 형태에 근간한 TF 구성 및 TF를 통해 달성할 수 있는 비즈니스 목표가 더 많아지고 있기 때문이다. 프로젝트를 제대로 관리하지 못함으로써 초래되는 불이익으로는, 연간 48%의 프로젝트가 납기일을 지키지 못하고 있고, 43%는 예산 목표를 달성하지 못하고 있으며, 31%는 조직의 목표를 달성하지 못하고 있다.
BAT에 있어서도 프로젝트 매니지먼트는 굉장히 중요하다. BAT에서 이루어지는 모든 업무는 프로젝트 베이스로 운영되고 있다. 프로젝트 매니저가 될 수 있는 사람의 수가 BAT의 가치라고 이야기 해도 무방하다고 생각한다. 그만큼 프로젝트 매니저는 책임감 있게 조직의 목표달성에 기여해야 하며, 프로젝트 매니저로서 프로젝트를 성공적으로 수행하는 경험은 개인의 성장에도 엄청난 도움이 될 것이다.
2. 프로젝트 매니저가 하는 일
2-1. 프로젝트 매니저란
프로젝트 팀에게 프로젝트의 시작에서부터 종료할 때 까지 조직 및 대인관계에 대한 스킬을 충분히 활용하여 프로젝트에 대한 가이드를 주는 사람으로서 프로젝트 수행 계획 작성, 업무 조직화, 업무 관리, 예산 관리, 시간 관리 등을 수행한다.
2-2. 프로젝트 매니저의 역할
우선순위 정하기
업무 위임(R&R 지정 및 업무 분배)
효과적인 커뮤니케이션 리딩
우선순위 정하기
프로젝트를 완수하는데 있어 가장 효과적인 방향으로 업무의 우선순위를 정한다. 하나의 업무는 서로 다른 중요도를 지니는 여러 개의 작은 업무들로 구성되어 있다. 따라서 어떤 업무가 프로젝트를 완수하는데 가장 중요한지 파악해야 하며, 프로젝트가 진행됨에 따라 우선 순위에 맞추어 업무를 수행하고 프로젝트의 방향성을 잃지 않도록 주의해야 한다.
업무 위임(R&R 정하기)
우선순위에 따라 업무가 나뉘면, 각 업무를 가장 잘 수행할 수 있는 사람들에게 역할과 책임을 위임한다. 이 때 업무를 가장 빨리 수행하거나, 가장 먼저 그 업무를 수행하고 싶다고 자청한 사람이 아닌, 업무를 가장 잘 수행할 수 있는 사람에게 업무를 위임해야 한다.
효과적인 커뮤니케이션
프로젝트 매니저는 업무 수행 과정 전반에 걸쳐 관련된 모든 인원과 커뮤니케이션을 진행한다. 이 과정에서 최종적으로 업무의 성공적인 수행과 완료를 목표로 하여, 효과적인 커뮤니케이션을 수행하여야 한다. 이 때 업무의 수행에 필요한 리소스를 어떻게 동원할지 함께 고민해야 하는데, 프로젝트 매니저 개인의 고민에서 끝나지 않고 관련된 인원과의 밀접한 커뮤니케이션을 통해 가장 필요한 리소스를 도출해내는 것이 필요하다.
2-3. 프로젝트 매니저가 되기 위한 마인드셋
고객에게 집중할 것
팀 빌딩에 신경쓸 것
멤버간 관계 형성을 촉진하고 면밀하게 소통할 것
프로젝트 수행 관리에 신경쓸 것
기존 업무 방식을 넘어 항상 혁신할 것
2-3-1. 고객에게 집중할 것
고객은 비즈니스에서 항상 가장 중요한 요소이며, 프로젝트 매니저에게도 예외가 아니다. 고객이 누구인지 정의하는 과정을 통해, 예산, 데드라인과 같은 중요한 요소를 설정할 수 있게된다.
고객은 내부고객과 외부 고객으로 구성된다. 내부 고객은 우리 조직 안에 속한 사람들이며 매니저, 팀 멤버, 리소스 관리자, 타 부서의 협업 관계에 있는 사람들을 말한다. 외부 고객은 우리 조직 밖에 있는 사람들을 말하며 클라이언트, 계약 상대방, 공급자, 소비자 등을 지칭한다.
성공적인 프로젝트 수행을 위해 고객이 요구하는 기대와 기준을 이해하고 충족시켜야 한다. 고객은 프로젝트의 중심이다. 프로젝트 매니저는 고객과 좋은 관계를 형성해 나가고, 시간과 공을 들여 고객을 이해하기 위해 노력함으로써 프로젝트에 좋은 결과를 가져올 수 있다.
고객에게 질문하기
고객에게 집중하는 가장 좋은 방법은 고객에게 질문을 하는 것이다. 이는 고객에게 그들의 문제가 무엇인지 묻는 것으로부터 시작한다. 그들이 결과물에 대해 최종적으로 기대하는 바가 무엇인지 아는 것이 필요하다. 고객들은 프로젝트 매니저에게 전적으로 의존하면서 프로젝트 매니저가 그들의 문제를 대신 해결해주기를 바라기도 한다는 것을 염두에 두어야 한다. 고객에게 물어볼만한 질문들은 아래와 같다.
풀고자 하는 문제가 무엇인가요? 예시를 들어 주세요.
문제가 조직에 미치는 영향이 어떠한가요? 예시를 들어 주세요.
지금 당장 시급한 문제가 무엇인가요? 예시를 들어 주세요
프로젝트의 이면에 숨어있는 "왜"에 집중한다면, 고객을 이해하는데 도움이 될 것이다. 고객의 목표를 더 정확하게 이해할 수록, 고객이 원하는 최종 결과물을 만들어 가는데 도움이 될것이다.
2-3-2. 팀 빌딩에 신경쓸 것
팀은 프로젝트를 수행하는게 가장 중요한 포인트이다. 성공적인 프로젝트 매니저는 각 멤버의 모티베이션, 강점, 약점에 대해 시간을 들여 이해하고자 노력한다. 프로젝트 매니저는 올바른 팀을 정의하고 그 팀이 성공적인 의사결정을 할 수 있도록 도움으로써 가치를 창출한다.
팀 멤버는 서로 가지지 못한 기술적인 면들을 충족시켜줘야 한다. 보고서 작성 능력이 굉장히 중요한 프로젝트를 가정했을 때, 프로젝트 매니저가 보고서 작성에 우수한 능력을 가지고 있는 사람을 확보하지 못하고 있다면, 팀 멤버들이 어떤 훌륭한 백그라운드를 가지고 있더라도 해당 프로젝트를 수행하는데 어려움을 겪을 것이다.
프로젝트 매니저는 각 멤버가 스스로 가치 있는 팀원이라는 것, 신뢰 받고 있다는 것, 그리고 존중받고 있다는 것을 알 수 있게 해주어야 한다. 팀 멤버에게 질문하고, 그들의 의견을 충분히 존중함으로써 팀을 신뢰하고 있다는 것을 보여줄 수 있다.
2-3-3. 멤버간 관계 형성을 촉진하고 면밀하게 소통할 것
프로젝트 매니저는 모든 이해관계자와 내/외부 팀 멤버들을 고려하여 프로젝트 수행을 위한 분위기를 조성하여야 한다. 고객을 만족시키고 팀을 성공적으로 구축하려면 멤버간 관계 형성 및 면밀한 소통이 선행되어야 한다. 우수한 프로젝트 매니저는 시간을 들여 멤버간 관계를 형성하는데 에너지를 쏟고, 효과적인 커뮤니케이션을 위해 집중하며, 존중과 배려를 다한다. 매일 팀 내 사정을 체크하고, 그들이 무엇을 하고 있는지 살펴보고, 프로젝트를 수행하는데 도움이 필요한 부분이 있는지 알아내야 한다.
2-3-4. 프로젝트 수행 관리에 신경쓸 것
팀의 모든 멤버는 본인이 수행하고 있는 하나의 태스크가 갖는 의미와 영향력에 더불어 프로젝트 전체가 가지는 의미와 영향력에 대해 이해하고 있어야 한다. 팀 멤버는 프로젝트의 전체 그림을 살펴보기 어렵다. 프로젝트 매니저는 프로젝트의 각 단계가 미치는 영향을 고려하여 전체 팀 멤버와 소통하여야 한다.
예를 들면, 디자이너는 본인이 만들어낸 마케팅 산출물이 캠페인 전반에 걸쳐 고객에게 어떤 영향을 미치는지 알기 어렵다. 이들 팀 멤버들에 대해 프로젝트 전체의 큰 그림을 이해시키는 것이 프로젝트의 최종 목표를 달성하는데 매우 중요하다.
프로젝트를 관리하는 것은 매우 바쁜 일이다. 그러나 관계를 형성하고, 오픈 커뮤니케이션을 유지하는데 시간을 들임으로써 프로젝트의 성공, 고객과 내/외부 팀의 만족을 모두 달성할 수 있게 될 것이다.
2-3-5. 기존 업무방식을 넘어 항상 혁신할 것
프로젝트 매니저는 문제 해결의 본질에 접근하는 새로운 방법론을 제시하고 협업 프로세스 를 고안하여야 하며, 팀으로 하여금 이러한 시도를 지속할 수 있도록 독려하여야 한다. 어떤 업무를 기존에 하던대로 지속 반복하여 수행하는 것은 결과적으로 프로젝트의 목표 달성을 방해하게 된다. 프로젝트 매니저는 관성을 제거하고 팀으로 하여금 새롭고 혁신적인 방식을 지속적으로 수행할 수 있게 독려하여야 한다. 이를 위해 팀 멤버에게 권한을 위임하고생각의 흐름을 이끌어야 한다.
관성을 제거하기 위해 어떤 액션을 취해야 할까? 팀 멤버들이 문제 해결을 위한 새로운 접근을 시도 하면 지지해주고, 추가적인 리소스 지원을 통해 적극적인 지원을 하고 있음을 알린다. 팀이 타 팀으로부터 발생한 문제로 인하여 적절한 문제 해결 방식을 찾지 못하고 있다면, 업무에 적극적으로 개입하여 문제를 해결하고 납기를 지킬 수 있도록 해야 한다.
2-4. 프로젝트 매니저 R&R 기본 이해
Responsibilities
프로젝트 플래닝 & 조직화
생산성 도구들을 활용하여 업무 프로세스를 만들고, 수행 계획, 타임라인, 스케쥴, 이 외 다른 문서들을 작성하여 프로젝트 완수 단계까지 지속적으로 프로젝트를 팔로업할 수 있도록 한다.
과업 수행 관리
과업이란, 정해진 시간 동안 프로젝트 매니저, 팀 멤버, 기타 이해관계자들이 함께 수행해가야 할 어떤 활동을 의미한다. 과업 수행 관리는 프로젝트 플래닝 & 조직화 단계에서 정의된 과업들을 지속적으로 추적해가며 프로젝트를 완수할 때까지 관리하는 것을 의미한다.
예산, 비용관리 및 기타 요소 관리
예산을 모니터링 하고 관리한다.
이슈와 리스크를 추적한다.
업무 퀄리티를 관리한다.
보이지 않는 업무 방해요소를 제거한다.
Roles
프로젝트 매니저 역할을 수행한다 하더라도 각 멤버가 프로젝트 매니저에게 기대하는 역할 기대가 상이하게 차이날 수 있다. 프로젝트 매니저는 모든 팀 멤버들에 대해 모든 업무를 직접 관리해야 할까? 각 멤버는 그 프로젝트 내에서 전문가일 수도 있고, 아닐 수도 있다. 멤버가 전문가일 경우 그 사람을 직접 매니징 하기 보다는 협업을 통해 업무를 수행할 것이고, 비전문가 일 경우 직접 매니징 하는 방식을 취하게 될 것이다. 프로젝트 매니저 또한 프로젝트의 모든 면에 대해 전문가일 수 없다는 점을 생각해야 한다.
팀 멤버로 하여금 할당받은 업무에 대해 책임감을 가질 수 있도록 돕는다.
이슈와 리스크가 가시적으로 추적될 수 있도록 하며 최적의 해결 경로를 세팅한다.
팀 멤버들이 적합한 워크플로우와 프로젝트 매니지먼트 스타일을 받아들일 수 있도록돕는다.
타 팀 및 다른 조직과의 협업을 통해 프로젝트의 요구사항을 충족하는 솔루션을 찾도록 돕는다.
2-4-1. Responsibility는 대인관계와 깊은 연관성을 가진다.
대인관계 기술은 프로젝트 매니저가 다른 프로젝트 참여자에게 대응할 때 활용하는 커뮤니케이션, 적극적 경청, 리더십과 같은 행동 양식이다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 플래닝 & 조직화, 과업 수행 관리, 예산, 비용관리 및 기타 요소 관리를 통해 정해진 기한 내에 프로젝트를 완수해야 한다. 이는 프로젝트 매니저가 매일 매
일 프로젝트의 세부사항들 까지 들여다보아야 한다는 뜻이며, 이와 동시에 한발 물러서서 프로젝트의 전체 그림까지 살펴야 한다는 뜻이다. 이렇게 프로젝트를 세밀하게 관리하기 위해서 필요한 Responsibility는 아래와 같이 대인관계 기술과 관련하여 세부적으로 다룰 수 있다.
티칭과 멘토링
프로젝트 매니저는 팀의 멘토가 되어야 한다. 프로젝트의 기대사항에 대해 완전히 이해하고 설명할 수 있어야 하고, 일을 여러번 다시하는 상황, 멤버들이 혼란스러워 하는 상황, 혹은 프로젝트가 안될 것이라고 좌절하는 상황을 막아야 한다. 티칭과 멘토링은 프로젝트 매니저의 경험에 기대어 팀이 더 나은 선택을 할 수 있도록 만드는 과정이다. 또한 멤버 개개인의 기대하는 바를 충족시키고, 개개인의 잠재 능력을 최대한 끌어올리는 것 까지 포함된다.
관계 구축
팀 멤버에 대해 알고, 팀 멤버를 그냥 피고용인이 아닌 한명의 소중한 인간으로 여긴다는 것을 그들이 알게끔 해야 한다. 고객, 클라이언트, 벤터, 여타의 이해관계자와 시간을 들여 관계를 구축해야 는 것 또한 중요하다. 이 사람들과 관계가 제대로 형성되었는지 반드시 꾸준하게 체크해야 한다.
프로젝트와 관련된 사람들이 일하는 방식을 제대로 파악해야 한다. 그들이 일하는 방식을 제대로 알아야만 그들에게 어떻게 대응해야 하는지 알 수 있기 때문이다. 프로젝트의 이면에 숨어있어 잘 보이지 않는 그들의 면면을 이해해야 한다. 업무적인 커뮤니케이션 외에도, 자신의 관심사를 먼저 보여주는 것도 좋다. 이러한 관계들을 잘 육성해낸다면 이후 프로젝트의 성과를 도출하는데 매우 유리해 진다.
변화 관리
모든 것이 변한다는 사실만이 변하지 않는 사실이다. 이 언명은 프로젝트에도 동일하게 적용된다. 프로젝트의 진행상황에 따라 초기에 설정해놓은 환경들이 시시각각 변화한다. 프로젝트 매니저는 이러한 변화상황에 주목하고 이해하도록 노력해야 하며, 변화하는 기대사항에 대해 이해관계자들에게 잘 설명해야 한다.
이에 따라 변화하는 이해관계자들의 요구사항 또한 적절하게 프로젝트에 반영하여야 한다. 생각의 유연함을 유지하고 프로젝트를 둘러싼 모든 변화사항을 프로젝트에 적용할 수 있어야 한다. 다만, 프로젝트의 근간을 흔들만큼 프로젝트를 변화시켜서는 안된다. 프로젝트의 일관성을 유지하는 선 하에서 변화를 적용하고, 팀을 지키는 것 또한 프로젝트 매니저가 지켜야 할 변화 관리의 핵심이다.
초기의 기대사항 및 변화하는 상황과 요구사항을 잘 정의하여 문서화해두는 것이 도움이 될 수 있다. 예산이나 스케쥴의 변동사항에 대한 임팩트를 이해관계자들에게 이해시켜야 한다는 사실 또한 주지해야한다. 이러한 모든 변화관리는, 프로젝트 매니저로서 팀을 지켜야 하는 책임감을 가져야 하기 때문에 매우 중요하다.
권한 위임
팀이 이해관계자들과 직접 소통하고 일할 수 있는 능력을 갖출 수 있도록 도와야 한다. 그리고 그들로 하여금 그들의 능력이 존중받고 있다는 사실을 알도록 해야 한다. 권한 위임을 할 수 있는 가장 좋은 방법은, 아이디어가 좋고 열정적인 팀 멤버에게 직접 문제에 대한 솔루션을 찾게 하는 것이다. 프로젝트에 대한 의사결정을 몇가지 맡기고, 태스크 플래닝 부터 실행까지 해보도록 하는 것 또한 권한 위임의 좋은 방법이다. 효과적인 멘토링이 권한 위임을 더욱 촉진할 수도 있다.
현 상황 및 우려사항에 대한 소통
프로젝트 매니저의 커뮤니케이션 능력은 매우 중요하다. 커뮤니케이션을 통해 문제를 함께 찾고 해결해 나가야 하기 때문이다. 현재 상황 및 예측되는 우려사항에 대한 의견 제시 및 검토는 누구에게나 열려있다는 기조를 유지하고 팀 멤버 및 이해관계자들과의 신뢰관계를 구축하는 것이 프로젝트의 성공에 있어 매우 중요하다.
2-4-2. Cross-functional Team과 함께 일할 때 필요한 Role에 대한 이해
Cross-functional team은 서로 다른 배경, 전문성, 기능을 가진 사람들을 모아놓은 팀이다. 이들이 완전히 다른 조직에서 모인 TF라 하더라도 프로젝트의 성공적인 수행을 위해 모였다는 점에서 공통점을 가진다. 이들은 서로 다른 전문성을 가졌다는 점에서 "T-shaped Professional"라고도 불린다.
이들은 서로의 차이점을 협업을 통해 혁신으로 잇는다. 이 때에도 자신의 전문적인 영역에서 기여하는 것이지 잘 모르는 영역을 함께 수행하는 방식으로 과업을 수행하지 않는다. crossfunctional team의 장점은 다양하고 독창적인 시각을 수용할 수 있다는 점이다. 때문에 기존 조직이라면 생각해내기 힘든 전략들을 프로젝트에 적용해볼 수도 있다. 이러한 팀과 함께 프로젝트를 수행하기 위해서 어떤 역할을 수행해야 할까?
목표를 명확하게 세우기
Cross-functional team에서 각 멤버들이 그들의 역할에 대해 정확하게 이해하는 것이 매우 중요하며, 어떻게 각 멤버가 다른 멤버들을 서포트함으로써 프로젝트의 목표를 달성할 수 있을지 인식시키는 것 또한 중요하다.
목표는 직접적이고 간결하게, 불필요한 세부사항 없이 설명되어야 한다.
예산, 데드라인, 요구되는 퀄리티 수준, 이 외 다른 주요 요소들이 명시되어야 한다.
팀 멤버들로 하여금 프로젝트 목표를 수행하기 위한 과업을 정확하게 인식하도록 한다.
팀 멤버와 충분한 질의응답을 가지는 것이 목표를 명확히 하는데 도움이 된다.
Cross-functional team은 서로 다른 리더십 경험 및 업무 경험을 갖고 있으나, 프로젝트 매니저를 중심으로 공통의 목표달성을 추구한다는 점에서 공통점을 갖는다. 주의해야 할 점은, 각 멤버들에게 해당 프로젝트가 우선순위가 아닐 수도 있다는 것이다. 때문에 명확하게 소통하고 선제적으로 잠재적 이슈를 파악하는게 도움이 될 것이다.
프로젝트에 적절한 스킬을 보유한 팀 멤버들을 확보하기
팀 멤버들에게 프로젝트를 수행하기 위해 어떤 스킬들이 필요한지 명확하게 인지시키는 것이 중요하다. 비행기를 만드는데 엔지니어만 여러명이고 정비사가 없다면 문제가 발생한다. 프로젝트 매니저로서 프로젝트에 필요한 스킬을 가지고 있는 멤버를 확보하는데 주력해야 한다. 만약 프로젝트에 필요한 스킬을 가진 멤버를 현 상황 하에서 확보할 수 없다면, 이를 대체할 수 있는 방법이 있는지 고민해야 한다.
프로젝트 진척상황을 체크하기
팀 멤버에게 프로젝트가 얼마나 진척되었는지 보여주는 것이 모티베이션을 유지하는데 도움이 된다. cross-functional team을 아울러 진척상황을 체크하고 공유하며 커뮤니케이션 해야 한다. 이 과정을 통해 모든 멤버가 프로젝트의 전체 그림을 파악할 수 있고, 현재의 과업이 프로젝트에 어떤 영향을 끼치는지 알 수 있게 된다. 대략 아래와 같은 방식을 따를 수 있다.
마일스톤 달성 상황/ 완료된 과업 / 프로젝트 목표 완수 까지 남은 시간과 예산 공유하기
팀 멤버들과 진척사항을 체크하기 위한 정기적 커뮤니케이션이 필요하다. 팀 멤버들에게 납기를 제대로 지킬 수 있는지 질문해야 한다. 만약 납기를 지키지 못할 것 같다면, 납기를 지키기 위해 프로젝트 매니저가 어떤 도움을 주어야 하는지 물어보아야 한다.
진척사항을 파악할 때는 과업과 각 과업의 목표가 달성될 때 마다 문서화 함으로써 지속적인 추적이 가능하도록 만들어야 한다. 그리고 팀 멤버들에게 제대로 진척사항이 추적되고 있는지 질문하여야 한다. 지속적으로 소통하며 후속 과업이 무엇인지, 딜레이가 생기지는 않는지, 여타의 이슈가 발생하지는 않을지 파악하라. 그리고 이런 모든 사항들이 모두에게 공유될 수 있다면 프로젝트의 성공에 한발 더 다가갈 수 있다.
프로젝트와 관련된 멤버들의 기여와 노력에 대해 이해하기
Cross-functional team과 일을 할 때면, 특정 업무의 성과가 더 두드러져 보일 수도 있을 것이다. 예를 들어 AE의 제안서 작업이 디자이너의 산출물 작업보다 더 눈에 띄어 보이는 것이다. 프로젝트 매니저로서 팀에 속해있는 모든 멤버의 노력들이 각 단계에 있어 각각의 의미를 갖는다는 것을 이해해야 한다.
앞서 이해관계자들과의 관계맺기가 중요하다는 점에 대해 다루었는데, 이는 crossfunctional team에도 동일하게 적용된다. 팀 멤버가 지지받고 있다는 것을 느끼게 하고, 피드백을 주고 받고, 각 멤버의 배경과 성향, 업무 스타일에 대해 이해하는 것이 팀 멤버간의 차이점들을 포괄하면서 조화를 만들어가는데 도움이 될 것이다.
2-5. 프로젝트 매니저의 핵심 스킬들
핵심스킬
의사결정을 돕는 것
팀 멤버들로부터 정보를 취합하여 의사결정을 할 수 있도록 하는 것
커뮤니케이션과 이슈 해결
문서화, 이메일, 회의 등을 통하여 커뮤니케이션을 주도하고, 다양한 이슈를 이해관계자들에게 인지시키고 해결하는 것
유연한 사고
프로젝트를 둘러싼 모든 상황은 변하기 때문에 예측하지 못한 상황에 대해서도 적절하게 대응하는 것이 필요하다. 이 과정에서 팀 멤버들이 지속적으로 차분하게 업무에 집중할 수 있도록 만드는 것도 프로젝트 매니저의 역할이다.
강한 조직화 능력
프로젝트 진행을 위한 다양한 프로세스를 정의하고, 여러 툴들을 활용하여 프로세스를 지속적으로 관리할 수 있도록 만드는 능력이며 지속적인 리마인더를 주는 것도 포함된다. 필요한 지식들은 아래와 같다.
Tools에 대한 지식
Templates에 대한 지식
프로젝트 매니지먼트 방법론에 대한 지식
워터폴, 애자일, 스크럼, 칸반 등 다양한 매니지먼트 방법론에 대한 이해가 필요
2-5-1. 의사결정을 돕는 것
팀 멤버들에게 효과적으로 권한을 위임하는 방법 중 하나로서, 프로젝트의 시작 단계에서 협업 프로세스를 활용한 의사결정 프로세스를 정립할 수 있도록 돕는다. 예를 들어 특정 결과물의 목표를 설명하고 이러한 목표를 달성하는 방법에 대한 팀의 의견을 이끌어내는 것이다.
프로젝트 매니저가 어떤 목표를 달성하기 위한 아이디어를 가지고 있다고 하더라도, 팀 멤버들이 더 창의적이고 효과적인 접근법을 제시할 수도 있다. 권한위임을 통해 팀 멤버들은 그들의 의견을 표현할 수 있게 되고 스스로 의사결정을 할 수 있게 됨으로써 프로젝트 매니저가 프로젝트 관리에 더욱 집중할 수 있게 될 것이다. 또한 팀 멤버들이 자신들의 목소리를 낼 수 있게 되면 팀 내 책임감과 결속력에 도움이 된다.
2-5-2. 커뮤니케이션과 이슈 해결
프로젝트 매니저는 프로젝트의 목표와 기대치, 팀 멤버들의 R&R에 대해 명확하게 커뮤니케이션 해야 하며, 생산적인 피드백이 지속될 수 있도록 분위기를 조성하여야 한다. 효과적인 커뮤니케이션 방법에 대해 인지한다면 매니지먼트에 어떤 이슈가 발생하였을 때 프로젝트의 방향성을 잃지 않고 차분하게 대응할 수 있을 것이다.
이슈가 발생한다면 그 이슈를 해결할 수 있는 해결방안까지 함께 제시하여야 하고, 만약 해결방안을 도출하기 어렵다면 대략적인 제안을 곁들여야 한다. 이렇게 하면 문제상황에 대한 주도권을 프로젝트 매니저가 가져갈 수 있고, 큰 문제 없이 이슈를 해결할 가능성이 높아진다.
2-5-3. 유연한 사고
모든 프로젝트 매니저는 변화와 새롭게 발생하는 문제점들에 대해 적절히 대응하고 극복해내야 한다. 이 때문에 유연성은 프로젝트 매니저에게 굉장히 중요한 덕목이 된다. 사고의 유연성을 갖추면 팀이 변화에 대해 대처할 수 있게 준비할 수 있고, 리스크를 조정할 수 있으며, 이슈의 모호함 또한 적절히 다룰 수 있을 것이다.
유연한 계획 수립
프로젝트에 변화는 필수불가결하다. 때문에 프로젝트 매니저로서 유연함을 갖추는 것이 장기적인 커리어에도 훨씬 더 도움이 된다. 아래의 방법들은 예측할 수 없는 상황들에 대해 조금 더 유연한 대처를 할 수 있게 만들어 줄 것이다.
외부 제약 조건을 고려할 것.
계획 수립 시 외부 조건을 충분히 고려해야 한다. 명절이나 국경일을 고려하여 플래닝하고, 팀 멤버의 휴가나 병가, 퇴사, 신규 플레이어의 조인, 갑작스러운 자리비움 등이 있을 가능성 등 피하기 힘든 이벤트들에 대한 대응을 미리 고려해 둔다면 프로젝트에 미치는 영향을 최소화 할 수 있다.
리스크와 새롭게 출현하는 문제들에 대한 대응 계획을 고려할 것.
우리는 리스크가 발생하기 이전에 그에 대한 대응책을 미리 생각해둘 수 있다. 예를 들어 팀원 중 한명이 갑작스러운 질병으로 인해 퇴사한다면 어떻게 될까? 내부 대체자를 찾을 수 있을까? 그렇지 않다면 한시적으로 계약직을 고용해야 할까? 이를 대비하여 미리 프로젝트의 대체자에 대해 고려해볼 수 있을 것이다.
과거의 데이터를 참고하여 리스크를 평가해볼 수도 있다. 과거 프로젝트를 리뷰하고 직면하였던 문제들을 돌이켜 보자. 그리고 만약 비슷한 문제들이 현재 프로젝트에서 발생한다면 어떻게 대응할 것인가? 미리 생각해 두는 것이 도움이 된다.
스케쥴 상 붕 뜨는 기간을 고려할 것.
과업 수행 전/후로 붕 뜨는 기간들이 발생할 수 있는데, 이러한 시간들이 모여 프로젝트의 산출물 퀄리티를 저해할 수 있다. 이런 붕 뜨는 시간들을 측정하고 리소스를 어떻게 활용할 것인지 고려해 두어야 한다.
다양한 종류의 모호함 다루기
프로젝트 매니저는 목표의 모호함, 요구사항의 모호함, 스케쥴의 모호함, 혹은 프로젝트와 연관된 다양한 모호함에 직면하게 된다. 이러한 모호함은 프로젝트 매니지먼트에서 아주 큰 문제로 대두될 수 있다. 팀은 프로젝트 매니저가 이 문제들을 효과적으로 해결해주기를 기대할 것이다. 이 기간 동안에는 사고의 유연함이 굉장히 중요해진다. 아래의 규칙들은 이 문제 를 해결하는데 도움이 된다.
침착함을 유지하라
불확실한 시기에 모호함을 우아하고 침착하게 처리하면 팀원들도 그렇게 하도록 모티베이션을 줄 수 있다.
공감을 표현하라
불확실한 시기에 프로젝트 매니저로서 팀이 생각하는 바, 느끼는 바를 이해하려고 노력하는 것은 굉장히 중요하다. 팀 멤버들이 프로젝트 매니저가 당면한 문제들을 처리하기 위해 노력하고 팀을 지지하고 있다는 것을 알게 하자.
알고 있는 것과 모르는 것에 대해 명확하게 커뮤니케이션 하라
프로젝트의 "변하지 않을 상황들"에 대해서 정의해야 한다. 이는 현상황이 불확실하고 지속적으로 변화하고 있다고 하더라도, 팀의 방향성을 인지하는데 도움을 줄 것이다. 알고 있는 것들에 대해 의견을 나누고 나면, 여전히 "모르고 있는 것들"에 대해 의견을 나누어야 한다. 그리고 이 "모르는 것들"에 대해 어떻게 정보를 습득할 수 있을지 브레인스토밍 등을 진행하여 방법을 취합한다.
팀의 전문성을 신뢰하라
팀의 모든 멤버가 의견교환을 통해 문제를 보다 명확하게 만들 수 있도록 한다. 이 때 팀이 프로젝트에 대해 이미 알고 있는 것, 진실이라고 믿는 부분들에 대해 이야기를 나눌 수 있도록 해야 한다. 이는 팀의 전문성에 기반하여 합리적으로 추론한 사실들이어야 하며, 각 과업이 어떤 식으로 이루어질지, 어떤 리소스를 필요로 할 지에 대해 충분히 의견을 나눌 수 있도록 만들어야 한다.
2-5-4. 강한 조직화 능력
프로젝트 매니저는 여러 툴들을 활용하여 조직화 능력을 강화할 수 있다. 이는 효과적인 프로젝트 추적과 커뮤니케이션을 가능하게 하고, 팀원들이 프로젝트를 제대로 따라올 수 있도록 만든다. 아래와 같은 기능을 제공하는 툴들이 도움이 된다.
탬플릿, 워크플로우, 캘린더 등을 다룰 수 있는 플래닝&스케쥴링 소프트웨어
이메일, 대시보드 제공 툴 같은 협업 관리 툴
파일 관리, 스프레드시트와 같은 문서화 툴
생산성 추적 도구, 리포팅 도구 등과 같은 퀄리티 평가 툴
조직화와 관련하여 다양한 시도들을 통해 어떤 툴들이 프로젝트에 가장 적합할지 파악하여야 한다.
2-6. 리더십과 팀 역동성
권위를 빌리지 않고서도 팀에 영향을 주는 법을 아는 것은 업무를 세세하게 직접 관리하지 않고서도 팀을 가이드할 수 있는 프로젝트 매니저의 중요한 역량 중 하나이다. 이것을 수행하는데 대인관계 스킬들이 매우 중요하며, 실행하기 굉장히 어려운 스킬이기도 하다.
커뮤니케이션 능력
프로젝트가 진행되는 동안, 커뮤니케이션을 통해 프로젝트가 어떻게 진행되는 지 파악하고 팀원들에게 업무에 대한 적절한 피드백을 주어야 한다.
협상 능력
데드라인이 갑자기 변경되었는데 팀원들이 변경된 데드라인에 맞추어 업무를 진행하기 싫어한다고 가정해보자. 굉장히 끔찍한 상황이지만, 협상 능력을 발휘하여 팀원, 이해관계자들이 원하는 바를 파악하여 가장 좋은 대안을 제안하여 변경된 데드라인에 맞추어 산출물을 맞출 수 있어야 한다.
갈등 조율 능력
때로 팀 내에 긴장도가 증가하고 갈등상황까지 발생하는 경우가 있다. 이 때 갈등 조율능력이 필요하다. 갈등 상황이 프로젝트의 결과에까지 영향을 미치지 않도록 해야 한다.
모티베이션에 대한 이해
무엇이 팀원들이 가장 좋은 결과를 낼 수 있도록 푸시하는지를 알아야 한다. 이는 팀원들이 어떤 방식으로 피드백을 받기 원하는지를 파악하는 것, 어떤 방식으로 일을 하는 것이 가장 좋은 방식이라고 생각하는지 파악하는 것을 포함한다.
2-7. 프로젝트 매니지먼트 라이프사이클과 수행 방법론
프로젝트 라이프사이클
프로젝트 시작
계획 수립
과업 수행 및 완료
프로젝트 종료
각 단계를 수행할 때의 공통된 유의점
고객의 기대사항을 제대로 이해해야 한다.
프로젝트 성공을 위한 제대로 된 계획을 수립해야 한다.
프로젝트를 실행하면서 발생하는 이슈들을 적절히 해소해야 한다.
프로젝트를 종료할 때 반드시 레슨런 회고를 한다.
2-7-1. 프로젝트 시작하기
프로젝트 목표 정의
프로젝트의 세부적인 달성 목표까지 명확하게 정의해야 하며, 이렇게 할 때 팀이 프로젝트 목표를 완수할 수 있다.
리소스, 투입인력, 이 외 프로젝트 세부 사항에 대한 계획
리소스는 사람, 장비, 소프트웨어 프로그램, 업무 공간 등등 프로젝트 완수에 필요한 자원을 의미한다.
프로젝트 시작 승인
클라이언트 및 자사 디렉터 등 의사결정자에게 프로젝트 준비에 대한 보고를 완료하고 프로젝트 시작 승인을 얻는다. 프로젝트 시작 승인을 얻은 후 계획 수립 단계로 넘어간다. 이 단계에서는 프로젝트의 제반 사항들을 세팅하기 위해 다양한 질문을 해야만 한다.
이해관계자들은 누구인가?
클라이언트/고객의 목표는 무엇인가?
프로젝트의 미션은 무엇인가?
팀의 측정 가능한 목표는 무엇인가?
프로젝트를 진행하면서 발전시켜야 하는 부분은 무엇인가?
프로젝트는 언제까지 완수되어야 하는가?
프로젝트를 진행함에 있어 필요한 기술과 리소스를 무엇인가?
프로젝트 진행 비용은 얼마인가?
프로젝트가 궁극적으로 가져다 주는 베네핏은 무엇인가?
2-7-2. 계획 수립하기
예산 계획
스케쥴 계획
프로젝트 TF 수립
R&R 결정
예상되는 리스크와 변화에 대한 대응 계획
예산, 스케쥴, TF, 심지어 이미 결정된 R&R과 관련해서도 언제나 변화가 생길 수 있다. 이에 대해 발생 가능한 리스크를 미리 염두에 두어야 한다. 이 때 발생 가능한 리스크는 모든 예외 사항을 포함하는 것이 아닌, 일반적으로 발생할 수 있는 예외 상황에 대한 검토면 충분하다.
팀 내에서 우리가 어떤 프로젝트를 하게 되는지 알아야 하며, 프로젝트에 대한 질문, 현재 야기된 문제점 들을 해결할 수 있도록 커뮤니케이션을 확립한다. 프로젝트가 진행됨에 있어 프로젝트 매니저가 가지고 있는 계획, 진행현황 등을 모두가 알 수 있도록 해주어야 한다. 이 단계에서는 프로젝트의 디테일한 계획을 수립한다. 스케쥴을 세움으로써 리소스, 예산, 타임라인 등을 적절하게 관리할 수 있으며, 예산은 항목별 예산까지 수립할 수 있어야 한다.
주요 마일스톤은 무엇인가?
과업과 결과물이 각각의 마일스톤을 달성하는가?
2-7-3. 과업 수행 및 완료하기
진행 상황 관리
팀원들의 노력, 프로젝트의 기대 사항, 어떤 과업이 완료되어야 하는지를 관리하는 것이다.
커뮤니케이션
이메일, 채팅툴, 대화, 문서 도구 등 필요한 모든 도구를 활용하여 팀원과 커뮤니케이션 한다.
다양한 상황에 대한 조정
리소스, 예산, 인력, 프로젝트 진행 현황 등을 지속적으로 조정하며 프로젝트를 관리한다.
이 단계에서는 1, 2 단계를 통하여 수립된 계획을 실행하게 된다. 프로젝트를 각 과업이 완료되는지 살펴본다.
과업을 관료하는데 방해가 되거는 장애물들을 제거해 나간다. 팀이 스케쥴을 잘 인지하여 기대 산출물이 나올 수 있도록 돕는다. 프로세스 상의 난점을 해소하거나 추가적인 팀 멤버의 훈련을 통해 프로젝트 목표를 달성할 수 있도록 한다. 프로젝트의 변화가 일어날 때마다 적절히 적응해 나간다.
2-7-4. 프로젝트 종료하기
모든 과업이 완수되었는지 확인
이 과업에는 받을 돈을 받았는지, 줄 돈을 주었는지 까지도 포함이 된다. 이 외 장비 등 물리적인 리소스를 반납하는 것, 프로젝트와 관련된 문서작업을 완료하는 것 등이 있다. 모든 요구된 산출물들이 제대로 작업 완료 되었는지 확인한다.
프로젝트 결과 수락 확인
내/외부 클라이언트가 프로젝트의 최종 결과물을 받아들일 것인지 확인하여야 한다. 이 과정이 완료되어야 프로젝트가 엎어지지 않고 종료할 수 있다.
배운 점들을 회고하기
추후 프로젝트를 진행하며 고치거나 적용할 수 있는 레슨런을 회고하여야 한다. 또한 프로젝트를 진행하는 동안의 레슨런을 문서화 한다.
이해관계자들과 커뮤니케이션하기
프로젝트와 관련된 이해관계자는 직접적인 이해관계자 외에도 회사의 서포팅 스태프나 일과 직접 관련이 없어도 조언을 줄 수 있는 사람들을 포함한다. 이 사람들과 커뮤니케이션 하며 프로젝트가 제대로 종료되었다는 것을 알려야 추후 비슷한 상황에서 더 좋은 도움을 구할 수 있게 된다.
프로젝트 결과물에 대해 축하하기
축하는 거창하지 않다. 팀과 관련된 사람들에게 이메일을 보내거나, 팀채팅창에 감사의 인사를 올리거나, 따로 관련된 사람들을 찾아가서 인사를 나누는 것이 축하다.
타 프로젝트를 서포트 할 수 있도록 조치하기
팀 멤버들이 여유 시간 동안 다른 프로젝트를 서포트 할 수 있도록 한다.
3. 프로젝트 매니지먼트 수행 방법론
3-1. 프로젝트 매니지먼트 방법론 개요
프로젝트 매니지먼트 방법론은 프로젝트 라이프사이클을 관리하기 위한 원칙과 프로세스로 구성된 가이드이다. 프로젝트는 선형적 으로, 혹은 비선형적으로 진행된다. 여기서 선형적이란 하나의 과업이나 프로세스는 반드시 다른 과업이나 프로세스가 시작되기 이전에 완료되어야 한다는 뜻이다.
집을 짓는 과정을 생각해보면 선형적인 프로젝트 수행에 대해 잘 이해할 수 있다. 청사진을 그리고 얼만큼의 리소스와 예산이 들어갈지 미리 예측한다. 이후 기초를 다지는 작업을 하고, 기둥을 올리고, 벽을 세우고, 내부의 세부적인 레이아웃을 잡아나간다. 이렇게 선형적으로 프로젝트가 진행된다면, 프로젝트가 어느정도 진행된 후 다시 앞으로 돌아가서 무언가를 수정하는 것은 불가능하다. 아파트를 50% 정도 지었는데 갑자기 빌라로 바꿔 짓겠다고 하여 다시 빌라를 지을 수 없는 것과 같다. 하여 만약 진행하는 프로젝트가 선형적인 프로젝트라고 하면 클라이언트/고객의 니즈가 무엇인지 세부적으로 이해하고, 프로젝트가 시작하기 전 과업에 대해 모든 이해관계자가 정확히 같은 의미에서 동의할 수 있도록 만들어야 한다.
반면 비선형적인 업무는 수행방식이 좀 더 유연하다. 비선형적이라는 말의 뜻은 몇몇 단계가 동시에 진행거나 동시에 발생할 수 있다는 뜻이다. TV쇼를 전국에 송출하고 광고를 집행하는 과정을 생각해보자. TV쇼 자체를 지역마다 다른 시간대에 송출하여 반응을 볼 수 있고, 광고 또한 다양한 채널에서 동시에 집행되어 반응을 살펴보며 피드백을 진행할 수 있다. 이와 동시에 출연진 섭외를 진행할 수 있고, 별도의 프로젝트를 독립시켜서 동시에 진행하는 의사결정을 할 수도 있다. 선형적 업무와는 다르게 이해관계자의 요구를 다이나믹하게 반영
할 수 있다.
선형적, 비선형적 방법은 각각의 장점을 가지고 있다. 선형적 방법은 일의 명확한 순서가 있어 계획을 세우고 일을 진행하면 미리 세워둔 기준과 타임라인에 맞추어 일을 수행할 수 있다. 비선형적 방법은 변화에 유연하게 대응할 수 있다는 장점이 있다. 프로젝트를 모듈화 하여 쪼개고 개별 모듈에 대해 테스트를 진행할 수도 있다. 프로젝트를 관리하는 방법론은 이외에도 다양하게 존재한다. 하나를 선택하는 것이 아니라 다양한 방법론을 목적에 맞게 믹스하여 최상의 결과를 추구할 수 있도록 고민해야 한다.
3-2. 워터폴과 애자일
3-2-1. 워터폴과 애자일의 이해
워터폴 방식은 1970년대에 발전된 것으로 여러 단계를 순서에 따라 진행하는 선형적 방법의 일종이다. 단계적으로 수행해가는 방식이 물이 떨어지는 것과 비슷하다 하여 워터폴 방식으로 불린다. 워터폴 방식은 제조업, 건설업과 같은 공학 분야에서 먼저 활용되었고, 이후 소프트웨어 분야가 공학의 중요한 분야로 부상하면서 워터폴 방식이 자연스럽게 적용되었다. 시간이 지나면서 소매업 등 공학 외 분야에서 워터폴 방식을 적용하였고 현재에도 많은 분야에서 워터폴 방식을 적용하고 있다.
이들 분야는 공통적으로 명확하게 정의된 목표, 자원, 일련의 단계로 구성되어 있다는 특징이 있다. 앞서 우리는 프로젝트들의 표준적인 진행방식에 대해 검토하였는데, 워터폴 방식은 이러한 흐름에 잘 맞는다. 즉 프로젝트의 단계가 명확하게 정의되어 있거나, 다른 작업을 시작하기 전에 어떤 작업을 반드시 완료해야 한다거나, 프로젝트를 뒤엎고 다시 시작하는데 비용이 크게 드는 경우에 적합하다.
애자일 방식은 변화와 유연성을 위해 만들어진 방법론이다. 애자일 하다는 것은 빠르고 쉽게 움직일 수 있다는 것을 의미하며, 프로젝트 관리 방식 자체가 변화에 대해 적응할 의지와 능력을 내포하고 있다는 뜻이기도 하다. 애자일 접근 방식을 활용하는 프로젝트는 동시에, 혹은 다양한 단계에 걸쳐 많은 작업이 다이나믹하게 수행된다. 즉 비선형적인 방법론인 것이다.
애자일 프로젝트의 단계도 일반적으로 표준 프로젝트의 진행 단계를 따른다. 그러나 다음 단계를 시작하기 전 항상 과업이 순차적으로 완료되거나 한 단계가 종료될 때 까지 기다리지 않고 여러 애자일 프로젝트가 동시에 수행되며 단계가 겹치게 된다. 이것을 스프린트 라고 한다. 스프린트는 팀이 특정 작업을 완료하는데 집중하기 위해 쏟는 1~4주 가량의 기간을 짧은 기간을 의미한다.
워터폴 방식의 예시
애자일 방식의 예시3-2-2. 워터폴과 애자일의 비교
워터폴과 애자일을 비교하여 이해함으로써 어떤 방식이 내가 진행하는 프로젝트에 더 효과가 있을지 판단할 수 있다.
워터폴과 애자일의 차이점3-3. 린 식스시그마
3-3-1. 린 식스시그마의 이해
워터폴과 애자일 외에도 린 식스시그마 방식을 방법론으로 검토해볼 수 있다. 린 식스시그마는 비용 절감, 품질 개선, 프로세스 처리 속도 향상을 목표로 하는 프로젝트에서 흔히 사용된다. 또한 팀 협업에도 초점을 맞추는 방법이다. 린과 식스시그마의 가장 큰 차이점은 린이 공정을 간소화 하는 반면 식스시그마는 품질표준을 충족하도록 검사를 철저히 하여 변동성을 최소화 한다는 것이다. 린 식스시그마는 이러한 린과 식스시그마를 결합한 방식이다.
3-3-2. 린 방법론
린 방법론은 제조업에서 유래하였기 때문에, 린 생산방식이라는 이름으로도 익숙하다. 린 방법론의 주요 원리는 운영 프로세스 상 불필요한 부분을 제거하는 것이다. 공정 단계를 최적화 하고 낭비를 제거하여 각 생산 단계가 가치 생산만을 목적으로 남게 된다. 린 방법론에는 아래와 같은 문제들이 발생할 수 있다고 이야기 한다.
적절한 문서의 부족
표준 공정의 부족
고객의 요구를 이해하지 못함
효과적인 의사소통의 부족
공정관리 부족
비효율적인 공정 설계
매니지먼트 실패
Lean 5S
sort, set in order, shine, standardize, sustain을 5S라 한다. 5S는 위와 같은 문제들이 발생하였을 때 효과적인 해결 원칙이 될 수 있다.
sort: 현재 작업에 필요하지 않은 모든 항목을 제거하고 필수 항목만 남겨 두는 것
set in order: 필요한 항목들을 사용하기 쉽게 정리. 누구나 쉽게 찾고 보관할 수 있도록 레이블링.
shine: 모든 것을 적합한 장소에 보관. 워크스페이스를 항상 깨끗하게 유지하는 것.
standardize: 프로세스는 매번 동일한 방식으로 수행함
sustain: 올바른 절차를 유지하는 습관을 들이고 팀이 규율을 준수하도록 가이드
Kanban
린 방법론은 칸반 스케쥴 시스템을 사용하여 생산공정을 관리한다. 칸반 스케쥴링, 혹은 칸반 보드는 팀의 작업 흐름을 최적화 할 수 있는 시각화 도구이다. 왼쪽에서 오른쪽으로 카드를 옮겨가며 사용하고, 진행상황을 보며 팀이 작업을 조정하는데 도움을 줄 수 있다. 칸반보드와 5S는 린 방법론의 핵심 원칙으로, 프로젝트를 성공적으로 관리하는데 도움이 될수 있다.
칸반보드의 예시3-3-3. 식스시그마 방법론
식스시그마는 품질 공정을 준수하여 변동성을 줄이는데 사용되는 방법론이다. 시그마 라는 단어에서 알 수 있듯, 통계에서 비롯된 용어이며 일반적으로 품목 혹은 공정의 품질이 99.9996% 여야 함을 의미한다. 식스시그마의 7가지 주요 원칙은 아래와 같다.
항상 고객에게 집중한다.
작업이 실제로 어떻게 이루어지는지 파악하고 이해한다.
프로세스가 원활하게 흘러가도록 한다.
불필요한 부분을 줄이고 가치 생산에 집중한다.
변동성을 제거하여 결함을 막는다.
팀을 참여시키고 협력시킨다.
체계적인 방법으로 개선을 이루어낸다.
시간, 비용 또는 수량 처럼 측정 가능한 제품 혹은 프로세스에 대해서 사용할 수 있는 방법론이다. 방법론을 적용하면서 식스시그마 표준에 맞지 않는 제품은 모두 탈락시킨다. 지속적으로 허용되지 않는 제품을 만들어내는 프로세스라면 개선되어야 한다.
3-3-4. 린 식스시그마와 DMAIC 프로세스
린 식스시그마 접근 방식은 다섯 단계로 이루어진다. 일반적으로 DMAIC라고 하는 정의, 측정, 분석, 개선, 제어이다. DMAIC는 프로세스 개선을 위한 전략이다. 현재 프로세스의 어디에 문제가 있는지 파악하여 모든 작업이 원활하게 진행될 수 있도록 문제를 해결하고자 한다. DMAIC 프로세스는 비즈니스 문제의 종류에 관계 없이 적용해볼 수 있다는 장점이 있다.
또한 DMAIC 프로세스를 수행하면 중요한 단계를 건너뛸 가능성을 방지하고, 프로젝트를 성공적으로 마무리할 가능성을 높일 수 있다.
1단계: 프로젝트의 목표와 이를 달성하기 위해 필요한 사항 정의하기
첫번째 단계는 전통적인 프로젝트 관리의 시작 단계와 매우 유사하다. 문제 해결 단계에 들어가기 전에 프로젝트 목표를 정의하고 프로젝트에 대한 기대치에 대해 이해 관계자들과 상의해 한다.
고객 프로모션으로 홈페이지 운영 효율이 전반적으로 감소한 상황을 가정해 보자. 이 때 이해관계자들과 이야기를 나누면서 페이지 로딩 시간 감소를 목표로 설정할 수 있다.
2단계: 현재 프로세스가 어떻게 수행되고 있는지 측정하기
프로세스를 개선하기 위해 데이터에 초점을 맞춘다. 현재 프로세스를 분석하고 매핑하여 문제가 있는 부분과 프로세스에 미치는 영향을 파악하는 단계이다.
홈페이지 효율과 관련하여 이탈률, 페이지 간 연결성, 비회원과 회원의 행동 양식차이, 유입 채널별 분석 등 다양한 데이터를 수집하고, 이러한 데이터를 가져오는 방법과 측정 빈도를 결정한다. 데이터와 측정값을 확보하는데 초점을 맞춘다.
3단계: 수집된 데이터를 분석하여 문제 식별하기
어떠한 방법을 선택하든 프로젝트 매니저에게는 데이터 분석이 굉장히 중요하다. 데이터를 통해 원인과 해결책을 잘 파악하여 다음 단계로 넘어가야 한다.
프로세스와 데이터를 매핑하고, "수요일에 특정 채널로 유입된 고객의 로딩시간이 더 길다"와 같은 문제점을 명확히 하도록 한다.
4단계: 파악된 원인과 해결책을 기반으로 개선하기
종종 이 단계로 바로 건너뛰고자 하는 욕구가 생겨날 테지만, 3단계 까지의 과정을 잘 해내고 나서야 제대로 된 개선을 이뤄낼 수 있을 것이다.
파악된 원인을 기반으로, 수요일에 활용한 특정 채널의 비중을 줄이고 새로운 채널의 비중을 늘리는 것을 해결책으로 하여 액션을 수행한다.
5단계: 해결책을 구현하고 지속적으로 유지하며 통제하기
프로세스와 프로젝트의 개선 방향성을 도출하였으니 구현하고 지속적으로 유지하는 것이 필요하다. 통제는 새로운 프로세스와 문서화 작업들을 확립하기 위해 지속적으로 프로세스의 진행사항과 결과물에 대해 학습하고 다시 비효율적인 방식으로 돌아가지 않도록 모니터링 하는 것이다.
특정 채널의 비중을 늘렸으나, 시간이 지남에 따라 관성에 의해 다시 원래 활용했던 채널로 돌아와서 문제가 재발하는 경우들이 있다. 이렇게 되지 않도록 지속적으로 모니터링 하여 새로운 프로세스를 확립한다.
프로젝트를 수행할 때 단일 방법만 적용하는 것이 아니라 다양한 방법론을 믹스하여 적용할 수 있다. 예를 들면 제품 제작 시에는 애자일 방법을 적용하고, 사용자 환경 개선을 위해서는 린&식스시그마 기반의 DMAIC를 적용할 수 있다. 이 과정에서 제품 개선/배포 시 스크럼과 스프린트를 적용할 수도 있다. 내부 교육을 위해서는 워터폴 방식이 더 적합하다고도 판단할 수 있다. 매년 어떤 교육을 이수하고 자격을 갱신하기 위해서는 워터폴 방식이 효율적이다. 가장 중요한 점은 팀에 가장 적합한 방법을 찾아기 위해 다양한 도구와 방법론을 습득하는 것이다.
3-4. 프로젝트 매니지먼트 방법론 썸머리
아래와 같이 간단히 방법론들을 브리프 한 후 방법론을 선택하는 방법에 대해 알아보자
프로젝트 매니지먼트 방법론 요약
워터폴: 작업과 단계가 선형적이고 순차적인 방식으로 완료되는 전통적인 방법론이며 프로젝트의 각 단계는 다음 단계가 시작되기 전에 완료되어야 한다. 프로젝트 관리자는 팀 구성원에게 작업의 우선 순위를 지정하고 할당할 책임이 있다. 워터폴에서는 프로젝 시작 시 품질을 측정하기 위해 사용되는 기준이 명확하게 정의되어 있다.
애자일: 애자일에는 빈번한 테스트와 정기적으로 구현되는 개선과 함께 짧은 단계의 협업 반복 작업이 포함된다. 일부 단계와 태스크는 다른 단계와 동시에 발생합니다. 애자일 프로젝트에서 팀은 자신의 작업 관리에 대한 책임을 공유한다. 스크럼과 칸반은 애자일 프레임워크의 예로서 애자일 철학에 기초한 특정 개발 접근 방식이다.
스크럼: 스크럼은 협업, 책임 및 반복 프로세스를 통해 복잡한 프로젝트와 제품을 개발, 제공 및 유지하는 데 초점을 맞춘 애자일 프레임워크이다. 스크럼 마스터가 이끄는 소규모 교차 업무 팀이 작업을 완료하며, 일련의 결과물 목록이 포함된 짧은 스프린트로 나뉜다.
칸반: 칸반은 애자일 접근 방식이며 칸반 보드나 차트를 사용하여 진행 중인 작업의 상태에 대한 시각적 피드백을 제공하는 도구이다. 칸반과 함께 프로젝트 매니저들은 물리적 또는 디지털 칸반 보드에 스티커 메모나 메모 카드를 사용하여 "할 일", "진행 중", "완료"와 같은 카테고리로 팀의 업무를 표시한다.
린: 린은 5S를 사용하여 비용을 절약하며, 품질을 개선하고, 프로세스를 효율화합니다. 린의 원칙은 낭비를 일으키는 역기능을 해결함으로써 더 적은 돈으로 더 많은 일을 할 수 있다고 말한다. 린은 칸반 스케줄링 시스템을 구현을 통해 관리된다.
식스시그마: 식스시그마는 프로세스 준수를 통해 변동성을 줄이는 것을 의미한다. 식스시그마 방법은 DMAIC 접근법을 따른다.
린 식스시그마: 린 식스시그마는 린과 식스시그마 접근법의 조합이다. 비용 절감, 품질향상, 프로세스 진행 속도 향상을 목적으로 하는 프로젝트에 자주 사용된다. 린 식스시그마는 복잡하거나 위험성이 높은 문제를 해결하기에 용이하다. 5S, DMAIC 및 칸반 보드 사용은 모두 이 접근 방식의 구성 요소입니다.
프로젝트 매니지먼트 방법론 선택시 추가 고려사항
프로젝트의 성격은 다양하기 때문에 프로젝트에 적합한 여러 옵션들이 존재한다. 어떤 방법론이 적합할지 고려하기 위한 다양한 요소들이 있으나, 아래의 요소들을 추가적으로 고려해보는 것이 좋을 것이다.
비용과 예산: 프로젝트를 수행하는데 필요한 비용과 책정된 예산은 얼마인가? 변경될 여지가 있는가?
팀 사이즈: 인원 구성이 몇 명인 팀과 일하는가? 이해관계자는 몇명인가? 보다 더 많은 위임을 해야 하는가? 혹은 인원이 적거나 혹은 규모가 큰 팀인가?
리스크 수용 능력: 리스크에 대한 섬세한 관리가 필요한 큰 영향을 미치는 거대한 프로젝트 인가? 혹은 어느 정도 마음대로 해볼 수 있는 리스크가 적은 프로젝트인가?
유연함: 프로젝트 진행 기간 동안의 변화 수용에 대한 어느 정도의 룸이 있는가?
타임라인: 빠른 전환과 회전이 필요한가, 혹은 시간과 관계없이 퀄리티를 높게 유지하는 것이 중요한가?
클라이언트/이해관계자 협업: 클라이언트와 이해관계자가 얼마나 참여해야 하는 프로젝트인가? 혹은 그들이 얼마나 참여하기를 원하는가?
